Как платить иностранным поставщикам в 2026 году

Счет от поставщика из Китая, Турции или Казахстана с виду мало чем отличается от обычного: товар, количество, цена, реквизиты. Разница начинается в момент оплаты. Банк просит код операции и контракт, деньги идут до получателя несколько дней через цепочку банков, а предприниматель узнает, что НДС по этой покупке, возможно, придется заплатить самим, даже если компания на упрощенке. 

Разбираем по порядку, что нужно малому бизнесу, который покупает товары или услуги за рубежом: какие документы подготовить, как банк проверяет платежи, какими путями вообще можно отправить деньги и в каких случаях НДС становится вашей заботой. Правила приведены по состоянию на сентябрь 2026 года.

Короткая версия

Контракт важнее инвойса

Главный документ для оплаты иностранному поставщику — внешнеторговый контракт: по нему банк проверяет платеж. Инвойс — только счет на конкретную партию товара или конкретную услугу, обычно со ссылкой на номер и дату контракта.

Контракт описывает отношения целиком: кто продает, что именно, по какой цене и в какой валюте, когда платить и на каких условиях передается товар. Как читать инвойс и чем он отличается от привычного счета, мы разбирали в статье «Что такое инвойс и зачем он малому бизнесу».

Прежде чем подписывать контракт, убедитесь, что в нем есть:

• цена и валюта платежа — валюта цены и валюта оплаты иногда не совпадают, и это лучше оговорить прямо;
• порядок оплаты: аванс, оплата после поставки или частями;
• условия поставки — где товар переходит к вам и кто платит за доставку и страховку. обычно их задают одним из терминов Инкотермс, например FOB или DAP;
• сроки поставки и последствия, если поставщик их сорвал;
• банковские реквизиты обеих сторон.

Отдельно о распространенном заблуждении: закон не требует составлять контракт на двух языках и заверять его у нотариуса. Двуязычный текст просто удобен — стороны читают одно и то же, а бухгалтерии не приходится отдельно переводить договор. Если контракт только на английском или китайском, заранее уточните в своем банке, в каком виде он принимает документы на иностранном языке.

Как банк проверяет платеж

Банк проверяет платеж иностранному поставщику в зависимости от суммы контракта: до 1 млн рублей достаточно сообщить код вида валютной операции, дороже 1 млн рублей банк попросит документы, а импортный контракт от 3 млн рублей ставят на учет в банке. Эти пороги задает Инструкция Банка России № 181-И.

Банк, через который вы платите, работает агентом валютного контроля. Он не решает, можно ли вам покупать у иностранной компании, — он проверяет, что у платежа есть понятное основание и что операция правильно оформлена. Сумму обязательств по контракту пересчитывают в рубли по официальному курсу ЦБ на дату подписания договора, а если сумму потом меняли дополнительным соглашением — на дату последнего такого изменения. Расссмотрим каждый порог подробнее, по действующей редакции инструкции.

Контракт на сумму до 1 млн рублей. Документы в банк нести не нужно: достаточно сообщить код вида валютной операции — пятизначный код из приложения к инструкции, который описывает суть платежа. Если не уверены, какой код ваш, спросите валютный контроль банка до отправки платежа: исправлять ошибку потом дольше.

Контракт дороже 1 млн рублей. Вместе с платежом банк попросит документы, на которых он основан, — как правило, контракт и инвойс или счет.

Импортный контракт от 3 млн рублей. Такой контракт ставят на учет в банке и присваивают ему уникальный номер. Дальше банк ведет по нему ведомость: сопоставляет, сколько денег ушло и сколько товара или услуг пришло взамен. Если товар ввезен по обычной декларации на товары, отдельно нести ее в банк не нужно. А по услугам, по товарам из стран ЕАЭС и в других случаях без такой декларации вы сдаете справку о подтверждающих документах вместе с актами, накладными или счетами. Для экспортных контрактов порог постановки на учет выше — 10 млн рублей.

Эти пороги за последние годы менялись не раз, а Банк России уже подготовил проект новой инструкции на замену 181-И. Если статья попалась вам спустя несколько месяцев после выхода, сверьте суммы с актуальной редакцией или спросите в своем банке.

Две вещи, о которых часто забывают.

Сроки хранения. Документы по оплате иностранному поставщику лучше хранить не меньше пяти лет после отчетного года — это покрывает оба действующих требования. Закон о валютном регулировании требует хранить документы по валютным операциям не меньше трех лет со дня операции и не раньше, чем контракт будет исполнен (ст. 24 закона № 173-ФЗ). Для бухгалтерского учета срок больше: первичные документы хранят не меньше пяти лет после отчетного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Штрафы. За документы, которые так и не попали в банк спустя 90 дней после установленного срока, организацию штрафуют на сумму от 40 до 50 тыс. рублей, а руководителя — от 4 до 5 тыс. рублей (ст. 15.25 КоАП). В тех же пределах наказывают за нарушение сроков хранения документов. Индивидуальные предприниматели по этой статье отвечают как должностные лица.

Как отправить деньги поставщику

Отправить деньги иностранному поставщику можно четырьмя способами: через свой банк, через платежного агента, криптовалютой — по закону, который действует с 1 сентября 2026 года, — или со своего счета в зарубежном банке. Универсального способа нет: выбор зависит от страны поставщика, валюты и суммы. Вот что смотреть в каждом варианте.

Через свой банк. Самый понятный путь, если у банка есть корреспондентские отношения в стране поставщика и в нужной валюте. До подписания контракта задайте банку три вопроса: проводит ли он платежи в эту страну и в этой валюте, сколько обычно идет перевод и какая будет комиссия. От ответа может зависеть, какую валюту платежа стоит вписать в контракт. И одно правило безопасности: если поставщик внезапно присылает новые реквизиты, подтвердите их по другому каналу связи — звонком или через знакомого менеджера, а не ответом на то же письмо.

Через платежного агента. Вы заключаете агентский договор с компанией-посредником и переводите деньги ей, часто в рублях, а она расплачивается с поставщиком. Схема выручает, когда свой банк не проводит платежи в нужную страну, но у нее есть своя цена:

• комиссия агента обычно заметно выше банковской;
• из договора должно быть ясно, кто отвечает, если деньги зависли по дороге;
• для учета нужны отчет агента и подтверждение, что поставщик получил оплату, — без этих документов расход трудно подтвердить налоговой;
• агент не отменяет требований к вашему собственному контракту с поставщиком: если он стоит на учете в банке, в ведомость попадают и платежи, которые провели третьи лица.

Криптовалютой. Платить иностранному поставщику цифровой валютой закон позволяет с 1 сентября 2026 года: закон № 282-ФЗ «О цифровых валютах и цифровых правах» предусматривает ее использование для оплаты по внешнеторговым договорам. Но практика по новому закону только складывается: какие документы понадобятся и как такие платежи будет проверять валютный контроль, еще уточняется. Прежде чем соглашаться на предложение поставщика рассчитаться в криптовалюте, обсудите схему с банком и бухгалтером.

Со своего счета за границей. Российская компания или ИП может открыть счет в зарубежном банке, но об этом нужно уведомить налоговую, а потом регулярно отчитываться о движении денег по счету. Опоздание с отчетами тоже штрафуют по ст. 15.25 КоАП. Вариант имеет смысл, если вы постоянно работаете с одной страной и объемы оправдывают лишнюю отчетность.

НДС: кто и когда его платит

НДС по ставке 22% (основная ставка с 1 января 2026 года) платит российский покупатель, если он ввозит товары или покупает услуги у иностранной компании, которая не стоит на учете в российской налоговой, — даже на упрощенке. Где и в какой срок платить, зависит от того, что именно вы покупаете: из-за этого путаница с НДС возникает чаще всего.

Товары из-за пределов ЕАЭС. НДС платят на таможне при ввозе, вместе с пошлиной, — на любой системе налогообложения.

Товары из стран ЕАЭС — Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии. Таможенного оформления нет, поэтому налог платят в налоговую: не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, когда товар принят к учету. В тот же срок подают декларацию по косвенным налогам и заявление о ввозе товаров. Правило действует и для компаний на упрощенке.

Услуги иностранной компании, которая не стоит на учете в российской налоговой, если местом их оказания считается Россия — например, консультации, маркетинг или разработка программ для вашей компании. Здесь налоговым агентом становитесь вы: считаете НДС по расчетной ставке 22/122 от суммы, которую должны иностранцу, удерживаете его, перечисляете в бюджет и отражаете в декларации по НДС. Эта обязанность не зависит от того, платите ли вы НДС по своей обычной деятельности, — упрощенка от нее не освобождает (ст. 161 НК РФ).

Электронные услуги — облачные сервисы, программы по подписке, онлайн-реклама. С октября 2022 года при их покупке у иностранной компании налоговыми агентами тоже становятся сами российские организации и ИП.

Что потом делать с уплаченным налогом, зависит от вашего режима:

• на общей системе его принимают к вычету, если есть подтверждающие документы;
• на УСН с НДС возможность вычета зависит от выбранной ставки — это мы разбирали в статье «НДС на УСН в 2026 году»;
• на УСН без НДС с объектом «доходы минус расходы» уплаченный налог включают в расходы после перечисления в бюджет, если сам расход входит в перечень, который разрешает учитывать упрощенка;
• на УСН «доходы» налог просто платят, на базу он не влияет.

Декларацию по НДС налоговый агент сдает, даже если сам НДС не платит, — до 25-го числа месяца после окончания квартала. Отправить ее вместе с остальной отчетностью можно через 1С-Отчетность.

Коротко

• Основа сделки — контракт: в нем цена, валюта, сроки и условия поставки. Двуязычный текст и нотариус законом не требуются, но документы на иностранном языке лучше заранее согласовать с банком.
• Объем проверки в банке зависит от суммы контракта: до 1 млн рублей — только код операции, дороже — документы, импорт от 3 млн рублей — постановка контракта на учет.
• Способ оплаты подбирают под страну и валюту: свой банк, платежный агент, счет за рубежом, а с сентября 2026 года — и криптовалюта. У каждого варианта свои документы и риски.
• При ввозе товаров и при покупке услуг у иностранцев, не стоящих на учете в России, НДС 22% платит российский покупатель — даже на упрощенке.