Инвойс часто ассоциируется с международной торговлей и крупными компаниями, но документ полезен для малого бизнеса, чтобы оформить сделку с покупателем, зафиксировать сумму и условия оплаты, избежать споров и недопонимания. Рассказываем, как оформить инвойс правильно, чтобы упростить расчеты, повысить доверие клиентов и сделать бухгалтерию более прозрачной.
Что такое invoice и когда он нужен малому бизнесу
Инвойс — это документ, который подтверждает сделку между сторонами. В нем указываются все ключевые детали: кто и кому выставляет счет, какие товары или услуги поставляет, в каком объеме, по какой цене и на какую общую сумму. Инвойс полезен, когда нет подписанного договора или акта, но нужно юридически «подкрепить» факт поставки.
Инвойс необходим в разных ситуациях:
- При работе с зарубежными клиентами. В рамках ВЭД подтверждает стоимость отгружаемого товара или услуги, служит основанием для валютного контроля и упрощает таможенные процедуры.
- При продаже товаров или услуг онлайн. Если предприниматель работает на заказ, продает через сайт или маркетплейс, выставление инвойса помогает формализовать отношения с клиентом, особенно если нет автоматической генерации чека.
- При участии в тендерах и госзакупках. Некоторые заказчики требуют инвойс как предварительный расчет стоимости сделки до заключения контракта.
- В сервисных бизнесах без кассового обслуживания. Например, дизайнер, консультант или фрилансер может направить инвойс клиенту, чтобы зафиксировать объем работ, сроки и стоимость, а также обозначить реквизиты для перевода.
Инвойс удобен обеим сторонам: предприниматель получает подтверждение обязательств, клиент — четкую информацию о платеже. Кроме того, наличие инвойсов упрощает учет доходов: данные из инвойсов можно использовать для бухгалтерии, составления отчетов и ведения документооборота с клиентами. А в случае спора — подтвердить факт сделки или объем оказанных услуг.
Пример инвойса для ВЭД. Источник: modulbank.ru
Для ИП инвойс может быть основанием для признания сделки, особенно если нет договора с другой стороной. Это актуально, если предприниматель оказывает разовую услугу и заключает небольшую сделку: например, ИП Иванов делает сайт для иностранного заказчика, а ИП Петрова отправляет заграничному покупателю мягкую игрушку, сшитую своими руками. В таких случаях инвойс можно использовать при подтверждении поступлений средств на счет в рамках валютного контроля, а также в качестве подтверждающего документа при камеральной проверке.
Хотя инвойс не заменяет чек (в случаях, когда бизнес обязан применять ККТ), но если расчеты идут безналом по договору или счету, он может быть достаточным подтверждением сделки при наличии отгрузочного документа и контракта.
Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.
Чем инвойс отличается от других документов
Инвойс часто путают с другими документами, которые используются в деловых расчетах: счетом на оплату, актом выполненных работ или договором. На самом деле инвойс — это самостоятельный документ, который может частично или полностью заменить каждый из них, особенно в работе малого бизнеса.
Отличия инвойса от других документов:
- Счет на оплату содержит минимум информации — только сумму и реквизиты для перевода. Инвойс, в отличие от него, более подробный, а, значит, более универсальный.
- Акт подписывается сторонами после оказания услуг и служит доказательством факта выполнения обязательств. Инвойс может выполнять ту же функцию, особенно если в нем указано, что работы завершены, и клиент не возражает против их приемки.
- Договор — это основной документ, в котором прописаны условия сотрудничества, обязанности сторон и ответственность. Но если сделка разовая, многие предприниматели вместо договора используют инвойс, дополняя перепиской или офертой. Это не всегда равноценно юридически, но в малом бизнесе часто бывает достаточно.
Инвойс сокращает объем бумажной работы и ускоряет оформление сделки, если они типовые и не требуют сложной проработки условий.
| Артем Зверев, директор по маркетингу и рекламе «ВЕ Сервис»: «Если кратко, то инвойс используется в международной торговле для подтверждения поставки товаров/услуг и требования оплаты, содержит коммерческие условия (Incoterms, валюту, реквизиты сторон) и может служить основанием для таможенного оформления и валютного контроля. Счет-фактура применяется внутри РФ для налогового учёта НДС. Документ строго регламентирован российским законодательством (форма, реквизиты). Акт выполненных работ подтверждает выполнение услуг или работ, подписывается обеими сторонами. Используется преимущественно во внутренних сделках (строительство, услуги)»/ |
Что должно быть в инвойсе
Чтобы инвойс имел юридическую силу и мог использоваться для расчетов, бухгалтерии и защиты интересов сторон, он должен содержать обязательные реквизиты:
- номер и дата документа (2);
- наименование и реквизиты продавца (в том числе ИНН/КПП или данные самозанятого/ИП), (4);
- наименование и реквизиты покупателя;
- описание товаров или услуг (наименование, единицы измерения), (5);
- количество, цена за единицу и общая сумма (6);
- условия оплаты (например, срок и способ оплаты);
- условия поставки или оказания услуг (3);
- подписи или иные способы подтверждения (например, при ЭДО или с использованием электронных писем).
Грамотно оформленный инвойс помогает избежать недоразумений, подтверждает факт сделки и может быть принят в качестве первичного документа при бухгалтерском учете.
Основные поля для заполнения в инвойсе. Источник: Blanker
Как создать инвойс: инструменты и шаблоны
Создать документ можно разными способами — от простых таблиц до онлайн-сервисов с автозаполнением.
1. Создание инвойса вручную
Самый простой способ — сделать инвойс в текстовом или табличном редакторе. Подходит для предпринимателей, которые только начинают работу и оформляют несколько документов в месяц.
Как это сделать:
В Word или Excel вручную создается таблица с основными реквизитами: номер, дата, данные сторон, наименование товара или услуги, количество, цена и сумма. Можно добавить логотип компании, подписи сторон и условия оплаты.
Плюсы: бесплатно, гибко, не требует регистрации.
Минусы: легко допустить ошибку, каждый документ нужно заполнять заново.
2. Использование шаблонов
Готовые шаблоны упрощают работу и помогают не забыть важные поля. Их можно адаптировать под свои нужды и использовать многократно.
Где взять:
- Google Docs— базовые шаблоны инвойсов. Лучше всего скачать документ, заполнить и отослать по e-mail. Отправка документов ссылкой с общим доступом считается трансграничной передачей и попадает под 152-фз.
- Готовый шаблон.
Плюсы: экономия времени, понятная структура.
Минусы: нужно вручную копировать данные при каждом создании документа.
3. Онлайн-сервисы для генерации инвойсов
Если требуется регулярно выставлять инвойсы разным клиентам, стоит рассмотреть онлайн-инструменты. Многие из них работают бесплатно или по доступной подписке.
Бесплатные сервисы:
- Invoicely — англоязычный, но простой в использовании.
- Zoho Invoice — до 1000 документов в год бесплатно, с возможностью настройки под российскую систему.
- Invoice Generator — минималистичный сервис без регистрации.
Платное и профессиональное решение:
- 1С:Управление нашей фирмой — подойдет для компаний, где требуется более плотная интеграция с бухгалтерией и документооборотом.
Плюсы: автоматизация, сохранение истории, возможность быстро отправлять клиенту.
Минусы: необходимость доступа к интернету, в некоторых случаях — платная подписка.
4. Интеграция с CRM и учетными системами
Для малого бизнеса, работающего с большим количеством клиентов и заказов, удобнее всего создавать инвойсы прямо из CRM или системы учета. Это снижает риск ошибок, экономит время и позволяет быстро анализировать продажи.
Популярные решения:
- 1С:БизнесСтарт, 1С:УНФ — позволяют формировать инвойсы, счета, акты и одновременно вести учет.
- МойСклад — онлайн-сервис для торговли и складского учета с возможностью выписки инвойсов и интеграцией с кассами.
- QuickBooks (для внешнеэкономической деятельности) — англоязычный сервис с поддержкой инвойсов и международных расчетов.
- Bitrix24, AmoCRM — позволяют создавать инвойсы на основании заявок и заказов клиентов.
Плюсы: автозаполнение данных из карточек клиентов, история сделок, привязка к заказам.
Минусы: требуется первоначальная настройка, возможны затраты на интеграцию.
Инвойс при международных сделках: что учесть малому бизнесу
Внешнеторговый инвойс отличается от внутреннего тем, что должен учитывать нормы международной практики. В документе обычно указывают:
- название на английском языке (Invoice);
- валюта (USD, EUR и т.д.);
- данные сторон с указанием страны и адреса;
- описание товаров или услуг;
- цену за единицу и общую стоимость;
- условия поставки по Инкотермс (например, FOB, DDP);
- сведения о налогах, пошлинах и НДС, если применимо;
- банковские реквизиты получателя платежа (включая SWIFT-код).
Инвойс в международных сделках необходим по двум причинам:
- Для получения оплаты: иностранный покупатель не сможет перевести деньги без корректного инвойса. Банк потребует его как подтверждение деловой операции.
- Для таможни: при экспорте товаров инвойс входит в обязательный пакет документов. От его корректности зависит, как быстро пройдет таможенное оформление.
Пример: ИП Смирнов продает мебель в Китай. Чтобы получить оплату через банк, он оформляет инвойс на английском языке, указывает цену в долларах, условия поставки DDP и прикладывает документ к контракту. Без этого перевести деньги через границу не получится.
| Артем Зверев, директор по маркетингу и рекламе «ВЕ Сервис»: «Для экспортных операций в инвойсе обязательно указывают: Incoterms — например, EXW, FCA, CIF. Эти термины определяют распределение расходов и рисков между сторонами. Например, CIF означает, что продавец оплачивает страхование и доставку до порта покупателя.Страну происхождения товара — для таможенного оформления.Код ТН ВЭД — упрощает классификацию товара на таможне. Ошибки в Incoterms могут привести к спорам о распределении расходов (например, если указан FOB, но продавец не оплатил погрузку на судно)». |
| Катерина Шарапова, начальник отдела закупок и ВЭД в «ГК Прометей»: «В международных отношениях Incoterms заполняют согласно договоренностям участников ВЭД. Можно выбрать любую редакцию INCOTERMS – 2010, 2020 и т.д. — какая удобнее учВЭДам. Основная парадигма: сохранение условий из версии в версию. Главное, чтобы оба участника понимали, что они имеют ввиду и правильно указали географический пункт. В любом случае, INCOTERMS – это не закон, а рекомендация унификации условий сделок». |
Ошибки при оформлении инвойса и как их избежать
Неправильно оформленный инвойс может вызвать задержку оплаты, споры с покупателем или проблемы с отчетностью.
Распространенные ошибки:
- Отсутствие обязательных реквизитов: номер, дата, данные продавца и покупателя, описание товаров или услуг, сумма и валюта оплаты, условия сделки.
- Неправильные расчеты: неверная сумма, несоответствие цене за единицу, ошибки в НДС.
- Несогласованность данных: инвойс не соответствует договору или актам, указаны устаревшие реквизиты.
- Ошибки в валюте и условиях оплаты: не указана валюта, условия поставки или сроки, непонятен порядок оплаты.
- Оформление от руки или в произвольной форме: нет четкой структуры, трудно проверить и принять в учет.
Чтобы избежать проблем, нужно использовать шаблоны с заранее настроенными полями, внимательно проверять все суммы, особенно при расчете НДС. При работе с иностранными клиентами следует заранее согласовать формат инвойса.
| Катерина Шарапова, начальник отдела закупок и ВЭД в «ГК Прометей»: «Самая популярная ошибка, как ни странно, легкомысленное отношение к написанию похожих граф и моментов. Например, серия, модель и артикул. Или здесь поставили пробел, здесь — нет, а там вообще “хвостик” откинули. Таможня такие расхождения не понимает, поэтому нужно проверить, чтобы все детали сделки совпадали в разных графах, документах». |
Коротко для предпринимателей
Инвойс — это не только про международную торговлю. В малом бизнесе он помогает формализовать сделки, особенно когда нет договора или акта. Документ фиксирует объем, стоимость и условия поставки или оказания услуг.
Инвойс используется при расчетах с клиентами, в бухгалтерии и при налоговых проверках. Особенно актуален при безналичной оплате и в случаях, когда не применяется онлайн-касса.
Инвойс важен при работе с иностранными клиентами. Без правильно оформленного документа банк не проведет международный перевод, а таможня не оформит экспорт. Внешнеторговый инвойс должен соответствовать нормам международной практики.
Инвойс можно составлять по-разному — от Word до CRM-систем. Для нерегулярных сделок достаточно простого шаблона. При постоянной работе с клиентами удобнее использовать специализированные онлайн-сервисы или бухгалтерские платформы.
В документе обязательно должны быть реквизиты сторон, дата, перечень товаров или услуг, сумма и условия оплаты. При отсутствии этих данных инвойс не будет иметь юридической силы и не подойдет для учета. Поэтому важно следовать структуре и использовать проверенные шаблоны.
Типичные ошибки — неполные реквизиты, неправильные расчеты, расхождения с договором. Они могут привести к задержке оплаты или отказу в принятии документа. Регулярное использование шаблонов и проверка информации — ключ к надежной работе.
