Если индивидуальные предприниматель нанимает сотрудника, то сразу же превращается в работодателя, а это уже другие требования для документов и отчетов. Рассказываем, что нужно оформить при найме работников.
Трудовой договор
Это нужно, чтобы прописать и закрепить условия работы, заработную плату, график и другие условия сотрудничества. Обычно подписывают два экземпляра: для сотрудника и работодателя.
Для заключения трудового договора нужно взять у сотрудника:
- Паспортные данные
- СНИЛС
- ИНН
- Трудовую книжку (при наличии)
- Военный билет (для мужчин)
- Выписку СТД-Р или СТД-ПФР (для тех, у кого нет трудовой книжки или для тех, кто перешел на электронную).
Кроме этого, работодатель имеет право запросить дополнительные документы. Например, диплом об образовании, медицинскую книжку или справку об отсутствии судимостей.
Трудовой кодекс разрешает нанимать сотрудников на испытательный срок на 3 месяца. Для руководителей и главбухов этот срок можно продлить до 6 месяцев. В это время можно платить меньше и предупреждать об увольнении за 3 дня, а не за 2 недели. Но трудовой договор все равно нужно заключать.
Если нанимать сотрудников без трудового договора, то ИП может получить штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Если контролирующие органы снова найдут нарушение, то штраф увеличится.
Штатное расписание
Этот документ заводят для того, чтобы понять, сколько человек работает на ИП и какую работу они выполняют. Себя в качестве работника указывать не нужно. Обычно используют стандартную форму Т-3, в которой прописывают:
- Название отдела.
- Должность.
- Оклад.
- Надбавки.
- Месячная зарплата.
Штатное расписание — это документ, который нужно обязательно оформлять, если есть наемные сотрудники.
Приказ о приеме на работу
С октября 2021 года работодатели могут не издавать приказ о приеме на работу. Достаточно будет оформления трудового договора. Если есть необходимость для этого, то можно использовать стандартную форму или использовать свою.
Запись в трудовой книжке
Это нужно сделать, если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка и он не писал отказ в пользу электронной. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то все сведения теперь собираются в электронном виде.
Отправка информации в СФР (Социальный фонд России)
Это обязательное условие при приеме всех сотрудников. На следующий день нужно отправить сведения о трудовой деятельности в рамках отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности»).
Личная карточка
Это тоже необязательное условие и работодатель заполняет карточку по желанию. В ней прописывают основную информацию о сотруднике. Например, ФИО и паспортные данные. Для этого есть стандартная форма Т-2.
Первая зарплата
Сумма зарплаты не должна быть меньше, чем МРОТ. В 2023 году это 16 242 рубля. Бывает, что региональный МРОТ больше федерального показателя. Тогда ИП должен ориентироваться на региональный размер МРОТ.
Читайте нашу статью про МРОТ в 2023 году.
Отчеты за сотрудников
ИП должен отправлять отчеты за сотрудников в ФНС:
- Расчет 6-НДФЛ. До 25 апреля, июля, октября. До 25 февраля следующего года по итогам года.
- Расчет по страховым взносам. До 25 апреля, июля, октября, января
- Персонифицированные сведения о физических лицах. 1 раз в месяц до 25 числа.
Остальные отчеты сдают в СФР. В нашей статье можно прочитать, когда и как это сделать.