С 2020 года наравне с бумажными трудовыми книжками используются и электронные. Если гражданин начал трудовую деятельность до 2021 года, то может выбрать формат ведения трудовой: в 2021 году электронную трудовую предпочли около 6 млн россиян, в 2022 – еще 2 млн человек. Если же гражданин впервые трудоустроился после этого срока, то все сведения кадровики будут отражать только в цифровом виде. Рассказываем работодателям про особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК).
Общие сведения об электронной трудовой книжке
ЭТК – это документ, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности конкретного человека:
- ФИО и дата рождения;
- СНИЛС;
- дата и вид кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
- наименование работодателя;
- занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение;
- код выполняемой работы;
- дата, номер приказа или иного документа-основания;
- основания увольнения.
Есть несколько отличий цифровой книжки от бумажной:
- в ЭТК не вносят сведения о награждениях и поощрениях – претенденту на звание ветеран труда придется подтверждать достижения соответствующими дипломами, сертификатами и другими наградными документами;
- не вносят сведения об образовании, полученном до начала трудовой деятельности;
- работодатель не может самостоятельно вносить правки в цифровой документ. Вместо этого он передает данные в СФР, где и происходит обновление исходной трудовой книжки.
Для передачи данных используется форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (ЕФС-1; ранее – СЗВ-ТД), которая содержит сведения о месте работы, приеме или увольнении, занимаемой должности, переводе на новое место работы и пр. Вся поступающая в СФР информация хранится в специальной базе данных, откуда в любой момент можно запросить информацию о гражданине, работающем по трудовому договору.
ЕФС-1 заполняют по каждому сотруднику отдельно, если в отчетном месяце по нему были кадровые мероприятия. Подают форму по всем работникам, включая тех, кто не отказался от бумажного формата трудовой книжки. При приеме на работу (и увольнении) ЕФС-1 подают не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Для остальных кадровых мероприятий срок един – не позднее 25 числа следующего месяца. К примеру, сотрудника перевели на другую должность в марте, значит, сведения об этом нужно подать в апреле.
Если в штате компании менее 25 человек, форму можно заполнить на бумаге, в остальных случаях её отправляют в СФР только в электронном виде.
Подготовка к работе с электронными трудовыми книжками
С 2023 года ИП и юридические лица в обязательном порядке ведут электронные книжки, оформляют в цифровом виде прием и увольнение работников. Это требование касается не только сотрудников, но и внутренних и внешних совместителей. Причем, даже если работник выбрал бумажную ТК, работодатель должен параллельно вести и электронный вариант.
Чтобы начать работу с ЭТК, нужно выполнить несколько организационных мероприятий:
- назначить лицо, ответственное за ведение цифровых трудовых книжек, прием работников с ЭТК, а также отправку формы ЕФС-1 в СФР – это может быть сотрудник отдела кадров, бухгалтерии и пр.;
- издать приказ о назначении ответственного лица, ознакомить с ним под подпись;
- внести изменения в должностную инструкцию и трудовой договор;
- установить специальное ПО с сайта СФР для формирования и проверки отчетности.
Граждане могут получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет на сайте Социального фонда, Госуслуги, а также через приложение для смартфона.
Как заполнить ЭТК при приеме на работу
Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, то при приеме на работу он предоставляет этот документ, а также сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, утвержденной приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713. Для работников с ЭТК достаточно только выписки по форме СТД-Р: документ выдает прошлый работодатель при увольнении.
Вне зависимости от типа книжки, прием на работу возможен после заключения трудового договора и оформления соответствующего приказа (распоряжения). Со всеми документами сотрудника нужно ознакомить под подпись (с договором, приказом, должностной инструкцией и локальными актами).
После этого кадровик заполняет сведения о кадровом мероприятии в форме ЕФС-1 и сдает её в СФР. Ранее мы уже рассказывали о том, что ЕФС-1 сдается и по договорам ГПХ.
Что именно нужно заполнить в ЕФС-1? Сначала титульный лист:
- укажите регистрационный номер организации в СФР;
- сокращенное или полное название компании;
- ИНН и КПП: последние две ячейки в поле ИНН предназначены для ИП (у них номер на 2 цифры длиннее), поэтому юридические лица ставят в них прочерки;
- ОКВЭД основной;
- ОГРН или ОГРНИП: юридические лица в начале ОГРН ставят два ноля (номер у ИП на две цифры больше);
- телефон: впишите только цифры без скобок и знака «+»;
- электронный адрес.
Далее переходим к разделу 1 – сведения о застрахованном лице. Здесь укажите ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, код гражданства и код застрахованного лица. Например, если новый сотрудник является гражданином РФ, то впишите коды «ГРФ» и «643».
В разделе 1.1 заполните следующие графы:
- в первой введите порядковый номер записи;
- во второй – дату приема на работу;
- в третьей – «ПРИЕМ»;
- четвертую заполните только в том случае, если сотрудник будет работать в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, в остальных случаях графу оставьте пустой;
- в пятой – укажите должность нового сотрудника;
- в шестой – код трудовой функции по ОКЗ;
- седьмую оставьте пустой, в восьмой укажите «ПРИКАЗ»;
- в девятую и десятую впишите дату и номер приказа о приеме.
Если работодатель забудет передать ЕФС-1 в Социальный фонд, то этот период не будет учтён в стаж работника. При этом работодателя ждет штраф в 1000 р. за нарушение порядка подачи электронных документов, а также 500 р. за несдачу, нарушение срока подачи, представление неполных или неверных сведений по каждому застрахованному лицу.
Чтобы избежать санкций, можно самостоятельно исправить ошибку до того, как поступит уведомление из СФР, либо отправить уточненный отчет в течение 5 рабочих дней после его получения.
Для сдачи отчетности через ЭДО понадобится квалифицированная электронная подпись.