Новый отчет ЕФС-1 для Социального фонда: кто и когда должен сдавать

С 2023 года работодателям вместо 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3 нужно будет сдать только одну форму – ЕФС-1. Рассказываем, с чем связаны такие изменения, и подскажем, как правильно заполнять и когда сдавать новую отчетность.

Смысл предстоящих изменений

Мы уже рассказывали о том, что в 2023 году ПФР и ФСС объединят в Социальный фонд. Такое начинание повлечет за собой изменения не только в законодательстве о взносах, но и в персонифицированной отчетности. В частности, вместо нескольких форм, действующих ранее, законодатели предложили использовать единую – ЕФС-1. В нее войдет информация о трудовой деятельности работников, накопленном страховом стаже, взносах «на травматизм». 

Пока что соответствующий проект проходит необходимые согласования и экспертизы: ознакомиться подробнее с текстом постановления, а также правилами заполнения новой формы можно заранее.

Как сейчас? Работодатели сдают в ФСС и ПФР несколько форм: 4-ФСС по взносам «на травматизм», СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, реестры застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы.

Как будет? Все эти виды отчетности заменит собой форма ЕФС-1 «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Информацию нужно будет вносить на основании первичных документов страхователя, то есть приказов, данных бухучета и кадровых документов, договоров ГПХ. 

При этом ЕФС-1 не заменяет отчетность по взносам, подаваемую в ФНС.

Содержание отчета по форме ЕФС-1

Отчет включает в себя два раздела и несколько подразделов, причем у каждого из них есть собственные сроки представления в Социальный фонд. 

В первом разделе содержится информация:

• о трудовой и иной деятельности работника;
• страховом стаже;
• заработной плате;
• основаниях для отражения периодов работы;
• о застрахованных лицах.

Этот раздел заполняется при возникновении кадровых мероприятий (прием, перевод, увольнение сотрудника, присвоение нового разряда и пр.), а также при начале и окончании сотрудничества с физическими лицами по договорам ГПХ, авторского заказа и  т.п. В последнем случае в ЕФС-1 указывают дату заключения договора и дату его окончания, а также код выполняемой функции (один из пяти имеющихся буквенных кодов).

Срок сдачи отчетности по первому разделу:

• по договору ГПХ, авторского заказа и пр. – не позднее следующего рабочего дня;
• при приеме на работу или увольнении сотрудника – не позднее следующего рабочего дня;
• иные кадровые мероприятия – до 25 числа следующего месяца.

Сведения из первого раздела пригодятся и при ведении электронных трудовых книжек: сейчас для этого используют отчеты СЗВ-ТД, но с 2023 года информацию будут брать с ЕФС-1.

Второй раздел отражает ту же информацию, что и форма 4-ФСС, то есть полностью посвящен взносам «на травматизм». Его нужно сдавать ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Новое в отчетности ЕФС-1

Появятся в единой форме и новые подразделы:

• основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии;
• сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя;
• сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• сведения о медицинских осмотрах.

Кроме этого, в ЕФС-1 нужно будет указывать код причины увольнения. До этого в СЗВ-ТД достаточно было формулировки в соответствии с ТК РФ. Сейчас же коды причин унифицированы: их можно уточнить в специальном классификаторе, который приведен в правилах заполнения бланка. 

К примеру, если сотрудник решил уйти по собственному желанию, то в графе 7 подраздела «Сведения о застрахованном лице» следует указать код «п3ч1с77тк»: он соответствует формулировке «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Важным нововведением является необходимость передавать сведения не только о трудовой деятельности (то есть, по трудовым договорам), но и другой – по договорам ГПХ, авторского заказа, издательским лицензионным и пр. Для подобной деятельности предусмотрены специальные виды кадровых мероприятий, которые следует указывать в графе 3 подраздела 1.1 «Сведения о трудовой и иной деятельности…» – начало и окончание договора ГПХ.

Кстати, новый подраздел 1.3 «Информация о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» обычные работодатели могут смело игнорировать. Его заполняют только страхователи, являющиеся государственными или муниципальными учреждениями.

Сравнение ЕФС-1 и форм отчетности 2022 года

Давайте разберемся, где и какую информацию из старых форм нужно будет указывать в ЕФС-1.