Особенности заполнения 6-НДФЛ в 2024 году

Работодатель обязан своевременно выплачивать заработную плату и отпускные наемным сотрудникам. Эти и другие доходы нужно отразить в расчете 6-НДФЛ вместе с подоходным налогом. Рассказываем, как правильно заполнять и подавать форму 6-НДФЛ после изменений 2024 года.

Короткая версия

Кто должен сдавать 6-НДФЛ в 2024 году

Индивидуальные предприниматели и организации должны представлять отчет 6-НДФЛ в налоговую при наличии работников, за которых производятся отчисления НДФЛ в бюджет (налогом облагается не только заработная плата, но и авансовые выплаты, отпускные и иные формы материальной помощи). Бизнес без сотрудников НДФЛ не платит, значит и расчет 6-НДФЛ не сдает.

В 2024 году форму сдают по итогам каждого квартала:

1 квартал – до 25 апреля 2024 г.
2 квартал (6 месяцев) – до 25 июля 2024 г.
3 квартал (9 месяцев) – до 25 октября 2024 г.
годовой отчет – до 25 февраля 2025 г.

Если ФНС не получит вовремя форму 6-НДФЛ, компании или предпринимателю могут заблокировать расчетный счет, а также начислить штраф за каждый месяц просрочки. Причем, не разобравшись, инспекторы могут вынести подобное решение даже в отношении бизнеса без наемных работников.

Чтобы избежать подобного сценария, ИП и организации, не являющиеся налоговыми агентами, могут подать «нулевой» бланк 6-НДФЛ. В некоторых случаях налоговая запрашивает пояснения о причинах непредставления расчета 6-НДФЛ: в этой ситуации направьте письмо-ответ в ИФНС. Форма – свободная, но можно воспользоваться шаблоном.

В случае закрытия бизнеса 6-НДФЛ отправляют до окончания процедуры ликвидации (фактически до появления в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности организации). Перед отправкой отчета следует произвести расчеты с работниками и учредителями.

Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат

Как правильно заполнить бланк 6-НДФЛ

Бланк и правила его заполнения приведены в Приказе ФНС. Форма отчетности состоит из титульного листа, двух разделов и одного приложения (его заполняют либо в конце года, либо при ликвидации бизнеса).

Заполнение происходит нарастающим итогом: за первый квартал, за 6 месяцев, за 9 месяцев и за весь год. Если выплаты работникам производились только в первом квартале, то форму все равно придется отправлять 4 раза.

Особенности заполнения бланка:

В электронном документе числа выравнивают по правому краю, при отсутствии суммы в графу вписывают 0. Отрицательные значения недопустимы.
В бумажный бланк информацию вносят синими, черными или фиолетовыми чернилами, выравнивая сведения по левому краю. Ошибки, исправления недопустимы.
При наличии филиалов для каждого ОКТМО готовят отдельный расчет.
Если КБК несколько, то оба раздела заполняют по каждому отдельно (а второй раздел еще и отдельно для каждой ставки).
На титульном листе нужно указать контактный телефон, количество листов расчета, дату заполнения и ФИО руководителя.

При заполнении Раздела 1 нужно помнить про несколько сроков перечисления НДФЛ, зависящих от того, когда производили выплаты физическому лицу:

с 1 по 22 число месяца – НДФЛ перечисляют до 28 числа этого же месяца;
с 23 по конец месяца – перечисление производят до 5 числа следующего месяца;
с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня в году.

Получается, что ежемесячно происходит 2 перечисления НДФЛ, то есть в отчете за квартал будет 6 сроков (по два на каждый месяц). Для них отведены строки с 021 по 026.

В остальных строках нужно внести следующие сведения:

010 – КБК НДФЛ, уточнить можно на сайте ФНС или в приказе Минфина;
020 – вся сумма удержанного налога по всем работникам (обязательно проверьте, чтобы сумма строк 021-026 совпадало со значением строки 020);
030-036 – налог, который компания вернула работникам. Строка 030 – сумма возвращенного налога с начала года, а строки 031-036 – суммы за каждый из шести сроков.

При заполнении Раздела 2 придерживайтесь следующих рекомендаций:

строка 100 – укажите ставку НДФЛ;
105 – КБК в соответствии с актуальной ставкой (например, если речь о 15% НДФЛ, то КБК равен 182 1 01 02080 01 1000 110);
110 – количество человек, которые получили выплаты в течение отчетного периода;
111 – количество иностранцев-высококвалифицированных специалистов, получивших выплаты;
120 – доход нарастающим итогом с начала года;
121 – аналогичные сведения по высококвалифицированным специалистам (вне зависимости от того, какой тип договоров с ними заключили – трудовые или ГПХ);
130 – общая сумма вычетов и расходов;
131 – налоговая база нарастающим итогом с начала года (должна равняться разности строк 120 и 130);
140 – сумма исчисленного налога;
141 – то же самое, но по высококвалифицированным специалистам;
150 – фиксированные авансы, которые пошли в зачет НДФЛ с доходов иностранных сотрудников с патентами;
155 – налог на прибыль с дивидендов в пользу компании (если доходов от долевого участия в других компаниях нет, значение строки равно 0);
156 – НДФЛ, уплаченный в бюджет иностранного государства, в отношении которого действуют положения договора об избежание двойного налогообложения (к примеру, такой договор есть между Россией и Казахстаном);
160 – 166 – сумма удержанного налога: в 160 – общая, а далее – по каждому отчетному периоду;
170 – сумма неудержанного НДФЛ (например, если работник получил премию или иную выплату в натуральном виде);
180 – излишне удержанный налог (бывает, если забыли про положенные налоговые вычеты);
190 – 196 – возвращенный НДФЛ: в 190 – общая сумма, а далее сведения нарастающим итогом по каждому периоду.

Приложение №1 заполняют только в конце года, когда сдают 6-НДФЛ за 12 месяцев. В отчете указывают те же сведения, что и в основном документе, при этом конкретизируя доходы, НДФЛ и вычеты по каждому сотруднику.

Для удобства заполнения расчета 6-НДФЛ можно воспользоваться специальной программой от ФНС.

Куда сдают расчет 6-НДФЛ

Данную форму отправляют в налоговую:

юридические лица — по месту учета;
ИП на ОСНО или УСН — по месту жительства;
ИП на ПСН — по месту учёта плательщиком патента.

Для удобства можно воспользоваться специальным сервисом от ФНС.

Если в вашей компании трудится не более 10 человек, то сдать 6-НДФЛ можно в любом удобном виде: как на бумаге, так и электронно. Если сотрудников (включая руководство) от 11 человек и более – то только в электронном виде.

Бумажный расчет можно отправить по почте или принести в ИФНС лично. Электронный сдают в личном кабинете налогоплательщика или передают по ТКС через оператора ЭДО.

Коротко для предпринимателя

Расчет 6-НДФЛ сдают все работодатели (ИП и юридические лица), заключившие с физическими лицами трудовой договор или договор ГПХ.
Расчет сдают по итогам каждого квартала нарастающим итогом (за 1 квартал, 6 месяцев, 9 месяцев и год).
Отчетность сдают, даже если выплат в данном квартале не было. Если работников вовсе нет, об этом нужно уведомить ФНС: информационным письмом или сдачей «нулевого» расчета 6-НДФЛ. Иначе есть риск блокировки счета.
При общей численности работников до 10 человек включительно отчет можно сдавать в бумажном или электронном виде на выбор. При большем штате – только электронно.
В случае прекращения деятельности компании расчет сдают до окончания процедуры ликвидации.