КЭДО для бизнеса: как перевести кадры в электронный вид и сэкономить время

Бумажные заявления на отпуск, потерянные договоры с удаленщиками и кипы документов на подпись — стандартная ситуация для кадрового учета? Но есть способ упростить этот процесс. Для этого внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО). Разбираемся, зачем он нужен, какие у него минусы и как бизнесу перейти на «цифру» без боли, особенно если вы работаете в 1С.

Короткая версия

Что такое КЭДО и зачем он нужен

Простыми словами, КЭДО — это когда все кадровые документы (заявления, приказы, договоры) ведут и хранят в электронном виде. Сотрудник отправил заявление на отпуск из приложения, начальник нажал «Согласовать» и приказ готов. Такие документы имеют юридическую силу, как и бумажные с живой подписью.

Государство постепенно подталкивает бизнес к полному переходу в цифру, чтобы проверкам было проще, но пока КЭДО — дело добровольное. Это просто удобный инструмент для экономии ваших ресурсов.

Плюсы и минусы КЭДО: взвешиваем все «за» и «против»

Переход на электронный документооборот с сотрудниками — это удобно, но есть нюансы, о которых лучше знать заранее.

Плюсы:

Экономия денег и времени. Забудьте про траты на бумагу, канцелярию или отправку документов по почте.
Скорость. Подписание документов занимает секунды. Чтобы согласовать заявление, сотруднику больше не нужно лично идти в отдел кадров.
Порядок с удаленкой. КЭДО — идеальное решение для компании с вахтовиками, удаленщиками или сотрудниками в других городах. Документы не теряются в почте, а приходят мгновенно.
Меньше штрафов. Система сама напомнит о сроках и поможет вовремя собрать все подписи, чтобы избежать претензий от трудовой инспекции.
Удобный архив. Найти бумажку пятилетней давности в ящике стола — тот еще квест. В электронном архиве все ищется за пару кликов.

Минусы :

Сопротивление сотрудников. По закону у работников есть право выбора: переходить на электронку или нет. Если кто-то откажется, вести документы придется параллельно на бумаге.
- Решение: Объясните сотрудникам, как это упростит жизнь. Большинство обычно соглашаются, когда понимают, что не нужно будет стоять в очередях к кадровику.
Риски сбоев. Техника ломается, хакеры атакуют — вдруг все документы пропадут?
- Решение: Выбирайте надежные системы с резервным копированием. Данные не «лежат» на одном компьютере, а хранятся в защищенном месте. К тому же, при правильной настройке КЭДО, документы не теряются, в отличие от бумажных.
Дополнительные расходы. Сам сервис и электронные подписи стоят денег.
- Решение: Поэтому посчитайте, сколько вы сейчас тратите на бумагу и почтовые пересылки. Возможно, внедрение КЭДО в итоге обходится дешевле.

Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция

Переход на электронный документооборот с сотрудниками — процесс формальный, но не сложный. Действуйте по шагам.

Шаг 1. Выбираем систему
У вас есть два пути:

Государственная платформа «Работа в России». Бесплатно, но с ограничениями. Нет нормальной интеграции с 1С и поддержки, интерфейс сложноват.
Коммерческие системы (например, встроенные решения 1С). Платно, зато нет лимита по сотрудникам, есть техподдержка и, что важно для бухгалтера, полная интеграция с 1С. Это значит, что все данные из заявлений сотрудников автоматически подтягиваются в учетную систему — не нужно ничего вбивать руками.

Обратите внимание на решения от 1С. Например, сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет сотрудникам заполнять анкеты, отправлять заявления и подписывать документы прямо из знакомого интерфейса.

Шаг 2. Определяем список документов
Почти все можно перевести в «цифру»: трудовые договоры, заявления на отпуск, приказы о командировке. Но есть исключения, которые придется оставить на бумаге (или дублировать):

Акты о несчастных случаях на производстве.
Приказы об увольнении.
Журналы инструктажей по охране труда (хотя Госдума уже рассматривает законопроект об их цифровизации).

Шаг 3. Разбираемся с электронными подписями (ЭП)
Чтобы документ имел силу, его нужно подписать. Для сотрудников понадобятся сертификаты:

ПЭП (простая подпись) — для большинства внутренних документов (ознакомление, заявления).
НЭП/КЭП (неквалифицированная и квалифицированная) — для самых важных бумаг: трудовой договор, договор о матответственности, согласие на увольнение.

Важный плюс: в некоторых системах КЭДО (например, на базе 1С) сотрудники могут бесплатно получить усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) прямо внутри сервиса. Ключи хранятся на серверах, а не на флешках у сотрудников, что надежно и удобно.

Шаг 4. Готовим документы компании
Чтобы внедрить КЭДО, нужно утвердить несколько внутренних бумаг:

Положение об электронном документообороте.
Согласие сотрудников на использование ЭП.
В хороших сервисах уже есть готовые шаблоны — останется только вписать название своей фирмы.

Шаг 5. Сообщаем сотрудникам и запускаем
Уведомите коллектив о переходе (например, письмом по электронной почте). Получите от каждого письменное согласие на работу в КЭДО (исключение — новички, которые устраиваются впервые после 31 декабря 2021 года, от них согласие не требуется). После этого можно приглашать людей в систему и начинать обучение.

Артем Туровец, директор онлайн-бухгалтерии Небо

«Можно перевести все документы в цифровой вид, но можно внедрить сбалансированный подход. Например, Трудовой договор, приказ о приеме или увольнении — сохранить в бумажном виде, а все остальное в электронном. Это некоторая защита от претензий со стороны сотрудников. Например, уволенный работник придет через какое-то время и скажет, что его уволили без его подписи и не платили зарплату, а у вас будет надежный бумажный документ. Главное, не забыть собрать подписи».

Коротко для предпринимателей: три главных вывода

Если вы сомневаетесь, нужно ли вам это, запомните главное:

КЭДО экономит нервы и деньги. Вы забудете о потерянных заявлениях и сэкономите на бумаге, а сотрудники перестанут отпрашиваться с работы, чтобы сходить в отдел кадров.
Сотрудников нельзя заставить силой. У работников есть право выбора. Будьте готовы к тому, что часть документов какое-то время придется вести параллельно на бумаге, пока все не привыкнут.
Ищите интеграцию с 1С. Если вы ведете учет в 1С, выбирайте систему КЭДО, которая с ней дружит. Это автоматически перенесет все данные, избавит от двойного ввода и сделает работу прозрачной. Например, «1С:Кабинет сотрудника» встроен в экосистему 1С и позволяет оформлять людей дистанционно, от анкеты до приказа, прямо в знакомой программе.