Каждый раз, когда сотруднику нужна справка или расчетный лист, он идет к бухгалтеру. Бухгалтер отвлекается от отчетов, чтобы распечатать бумажку. Есть способ разгрузить отдел кадров и бухгалтерию и дать людям возможность решать свои вопросы самостоятельно. Это 1С:Кабинет сотрудника — сервис, который превращает рутину в пару кликов на телефоне.
Что такое 1С:Кабинет сотрудника простыми словами
Это личный кабинет для каждого вашего работника. Он подключается к вашей программе 1С (например, «1С:Зарплата и управление персоналом») и работает через интернет. Сотрудник заходит туда с компьютера или через мобильное приложение, чтобы самостоятельно:
- посмотреть расчетный листок;
- написать заявление на отпуск;
- запросить справку 2-НДФЛ;
- проверить, сколько дней отпуска осталось.
Бухгалтер не отвлекается, кадровик не ищет бумагу, а для бизнеса это еще и шаг к электронному кадровому документообороту (КЭДО).
Кому точно пригодится этот сервис
Вот признаки, что сервис 1С:Кабинет сотрудника нужен работодателям:
Ведение кадрового учета в 1С.
В компании 10 и более сотрудников.
Есть удаленные работники или сотрудники в филиалах в других городах.
Люди часто ездят в командировки.
Есть вахтовики.
Компания работает без центрального офиса.
Артем Туровец, директор онлайн-бухгалтерии Небо
«У каждой компании свои причины для перехода в сервис 1С:кабинет сотрудника. В нашем случае, было принципиально настроить процесс ознакомления сотрудников с расчетными листами. Теперь все это делают в сервисе за один клик, а значит наши документы в порядке. Мне как директору удобно подписывать кадровые документы в любом месте, где есть интернет».
Что сотрудник может делать в своем кабинете
Сотрудник открывает сайт или приложение и видит понятные разделы.
Зарплата. Тут виден последний расчетный лист и архив за все месяцы. Лист можно сохранить на телефон как PDF или распечатать. Здесь же сотрудник видит, какие налоговые вычеты ему положены, и может написать заявление на вычет.
Отпуск. В этом разделе получится:
- проверить остаток отпуска (и даже показать расчет, как получилась именно такая цифра);
- написать заявление на оплачиваемый отпуск или отпуск за свой счет;
- посчитать на встроенном калькуляторе, сколько дней отпуска будет в августе.
Отсутствия. Если сотрудник заболел, опаздывает или уходит по делам, он отмечает это в кабинете. Руководитель увидит и согласует, а коллеги будут в курсе.
Справки. Можно заказать справку 2-НДФЛ (для банка или налоговой), справку с места работы или об отпусках. Когда справка будет готова, придет уведомление, которое можно сразу скачать.
Компания и Профиль. В разделе «Компания» можно найти любого коллегу, посмотреть его должность и рабочий телефон. В «Профиле» сотрудник видит свои данные (паспортные, адрес, СНИЛС), которые хранятся в отделе кадров. Если что-то поменялось (например, фамилия или прописка), он может отправить заявление на изменение — кадровик проверит и исправит в 1С.
Как это устроено: просто, безопасно, с любого устройства
Самое главное — сотруднику не нужно ставить на компьютер программу 1С. Все работает через браузер (например, Chrome) или через мобильное приложение (есть для iPhone и Android).
Пароль от кабинета знает только сам сотрудник. Когда бухгалтер создает ему доступ, он не дает пароль, а просто отправляет приглашение. Сотрудник при первом входе сам придумывает пароль и подтверждает его кодом из СМС. Никто, даже администратор, не сможет зайти в чужой кабинет.
А что с документами? Как это связано с КЭДО?
Сервис полностью соответствует закону об электронном кадровом документообороте. Документы, подписанные через кабинет, имеют юридическую силу.
Для подписи используются:
- УКЭП (усиленная квалифицированная подпись) — со стороны работодателя.
- УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись) — со стороны сотрудников.
Сколько стоит?
Стоимость зависит от количества сотрудников. Можно купить тариф на год.
Вот примерные цены:
| Количество сотрудников | Рублей в месяц |
| 10 | 300 ₽ |
| 25 | 750 ₽ |
| 50 | 1500 ₽ |
| 100 | 3000 ₽ |
Пакет привязывается к учетной записи на Портале 1С:ИТС, а не к конкретному юрлицу. Это удобно, если у вас несколько компаний. Можно купить один пакет на всех сотрудников, даже если они работают в разных организациях.
Коротко для предпринимателей: три главных вывода
Если думаете, подключать или нет, запомните главное:
- Сервис реально разгружает бухгалтерию. Люди сами смотрят расчетные листки и заказывают справки. Бухгалтеру не нужно отвлекаться по каждому пустяку.
- Это удобно для сотрудников. Все в телефоне: заявление на отпуск за 1 минуту, справка — в один клик. Особенно ценят те, кто работает удаленно или часто в разъездах.
- Это полностью легально и безопасно. Сервис встроен в 1С, соответствует Трудовому кодексу, а данные сотрудников защищены. Пароль от кабинета не знает даже администратор.
Хотите навести порядок в кадрах и перестать печатать кипы бумаг? 1С:Кабинет сотрудника — ваш первый шаг к современному и спокойному документообороту.
