С 2023 года у исполнителей по договорам гражданско-правового характера стало больше прав: закон приравнял их к работникам по трудовым договорам, закрепил право на получение пособий (больничные, детские и пр.). Поэтому кадровикам нужно отчитываться по исполнителям ГПД по форме ЕФС-1. Расскажем, как заполнить основные листы, какие классификаторы использовать для отчетности по российским и иностранным гражданам.
Перечень исполнителей, по которым нужно подавать сведения
Исполнители по договорам ГПХ получают вознаграждение за свой труд. Если на эту выплату вы начисляете страховые взносы согласно ст. 11 № 27-ФЗ, то сведения об исполнителях следует включить в ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. По исполнителям, с которыми заключили договор в 2022 году, подавать данные не нужно. ЕФС-1 по ним придется заполнить только в случае прекращения действия ГПД.
В отчетность попадают договоры:
- выполнения работ;
- оказания услуг;
- авторского заказа;
- издательских лицензионных;
- отчуждения исключительного права на труды в области литературы, науки, искусства;
- лицензионных о предоставлении права на использование произведения.
В ЕФС-1 не включают сведения по договорам ГПХ с самозанятыми и ИП, так как страховые взносы на выплаченные этой категории работников вознаграждения не начисляются (ст. 7 № 167-ФЗ).
Форма и порядок заполнения ЕФС-1 прописаны в постановлении правления ПФР № 245п, а электронный формат отчетности утвержден в постановлении № 246п. Документ сдается в СФР по месту учета организации или ИП в бумажном или электронном виде. В цифровой форме отчетность отправляют работодатели, среднесписочная численность которых превышает 10 человек. Напомним, что в данном случае учитываются и работники по трудовым договорам, и исполнители по ГПД.
Состав отчетности и правила ее заполнения
ЕФС-1 – это сводная форма отчетности, в которую входят несколько тематических разделов, заменяющих собой СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Для передачи сведений о трудовой деятельности нужно заполнить только три страницы:
- титульный лист;
- подраздел 1 раздела 1;
- подраздел 1.1 подраздела 1.
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Титульный лист
Заполняется вне зависимости от того, какие данные вы передаете в СФР. На странице нужно прописать основные сведения о страхователе:
- регистрационный номер (в настоящий момент это номер от ПФР);
- наименование компании или ФИО предпринимателя по паспорту;
- ИНН, КПП;
- коды ОКВЭД – для новых компаний коды берутся из ЕГРИП или ЕГРЮЛ, для остальных – из ОКВЭД2;
- ОГРН или ОГРИП;
- контактные данные: e-mail, номер телефона.
«Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняются только в том случае, если ваша компания стала правопреемником другой организации. К примеру, в ходе реорганизации ООО «Ромашка» её права и обязанности перешли к ООО «Лютик». Бывший сотрудник ООО «Ромашка» обратился к руководству ООО «Лютик» с просьбой скорректировать ранее переданные сведения. В этом случае кадровик в «Сведениях о страхователе…» на титульном листе укажет реквизиты ООО «Ромашка».
Остальные поля заполняют бюджетные организации, поэтому в отчетности малого и среднего бизнеса их оставляют пустыми.
Подраздел 1 раздела 1
Содержит сведения о застрахованном лице:
- СНИЛС;
- ИНН;
- ФИО – как в паспорте, без сокращений и инициалов;
- дата рождения;
- статус зарегистрированного лица;
- гражданство – указывается код страны по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), при отсутствии гражданства нужно прописать код 000. Для граждан РФ код – 643.
В строке «Статус ЗЛ» указывают следующие коды:
- ГРФ – гражданин Российской Федерации;
- ПЖИГ – постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане;
- ВЖИГ – временно проживающие в РФ иностранцы, лица без гражданства, а также беженцы;
- ВПИГ – временно пребывающие на территории РФ иностранцы и лица без гражданства;
- ВКС – высококвалифицированные специалисты (иностранные граждане и лица без гражданства), временно пребывающие на территории РФ
Подраздел 1.1 раздела 1
Содержит сведения о кадровых мероприятиях. На этом листе нужно заполнить:
- дата подачи заявления о ведении трудовой в бумажном виде или переходе на ЭТК;
- статус подобного заявления: 1 – подано, 2 – отменено.
Далее сведения вносят непосредственно в таблицу:
- «№ п/п» – нумерация таблицы.
- «Дата кадрового события» – указываем дату начала или прекращения действия договора ГПХ.
- «Сведения» о кадровом событии: указываем либо «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», либо «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
- «Работа в районах Крайнего Севера» – если исполнитель по ГПД является физлицом, эту графу не заполняем, так как внештатным исполнителям, работающим в этой местности, процентные надбавки и районные коэффициенты не начисляются (ст. 11 ТК РФ).
- «Трудовая функция» – в случае с договорами ГПХ эту графу не заполняем.
- «Код выполняемой функции» – достаточно проставить код «ДГПХ» – договор гражданско-правового характера, а также указать цифровой код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). К примеру, если вы наняли на автомойку мойщика машин по договору ГПХ, то код по ОКЗ будет 9122 – мойщики транспортных средств.
- «Причины увольнения» – не заполняем.
- «Наименование документа» в подразделе «Основание» – указывается название документа, на основе которого ведется сотрудничество с исполнителем-физическим лицом (договор подряда).
- «Дата» – указываем дату заключения или прекращения договора ГПХ. Не путайте с датой начала действия договора.
- «Номер документа» – номер договора ГПХ.
- «Признак отмены» – заполняется только в корректирующей отчетности.
Вместо кода ДГПХ, можно указать другие коды функции:
- ДАВТ – договор авторского заказа;
- ДОИП – договор об отчуждении исключительного права;
- ИЗЛД – издательский лицензионный договор;
- ЛДПИ – лицензионный договор о предоставлении права использования произведения.
Важный нюанс: если дата заключения договора ГПХ отличается от даты начала его действия, то при определении сроков передачи отчетности следует отталкиваться от даты заключения. К примеру, договор подряда заключили 20 февраля 2023 года, а срок начала действия – 1 марта. ЕФС-1 нужно подать не позднее 21 февраля 2023 года.