Разрешительный режим на кассах: что нужно знать бизнесу в 2025 году

Чтобы продавать маркированные товары, предприниматели должны настроить на кассах разрешительный режим: он не позволит передать покупателю контрафакт, просрочку и товар с неправильной маркировкой. Ошибки в работе с системой могут привести к штрафам, убыткам и даже блокировке продаж. Разбираемся, кого касаются эти требования, как правильно настроить технику и ПО, чтобы исключить запрет на продажи и претензии со стороны ФНС.

Короткая версия

Что такое разрешительный режим на кассе и принципы его работы

Это особый порядок проверки маркировочных кодов перед реализацией розничных товаров. Онлайн-касса направляет запрос в «Честный знак», получает отклик – и только после этого можно пробить чек. Если код с ошибкой или товар уже сняли с реализации, система блокирует операцию.

Для подключения режима необходима онлайн-касса, которая поддерживает такую функцию, а также специальное обновление прошивки устройства. От владельца потребуется зарегистрировать оборудование на сайте ФНС, выбрать соответствующий режим и настроить обмен данными с ОФД.

Схема работы разрешительного режима:

Кассир считывает сканером код маркировки на этикетке и упаковке товара.
Кассовое оборудование автоматически отсылает данные в «Честный знак».
Система проверяет валидность кода и его статус.
Если все в порядке, кассир пробивает чек, а если обнаружили ошибку, то продажу блокируют.

Разрешительный режим обязателен для следующих товарных категорий:

Разрешительный режим не нужен, если:

Розничные правила позволяют обходиться без ККТ: например, если продавец работает в удаленных местностях или имеет соответствующее разрешение из-за особенностей налогового режима, места реализации (открытые прилавки на ярмарках выходного дня) и пр. Нет фискального чека, значит, ничего не нужно передавать в систему маркировки.
Реализация продукции из автоцистерн (молоко, квас и др.). Так как продажа идет без упаковки и маркировочных кодов, а сам формат торговли не предполагает фиксации каждой товарной единицы в системе маркировки.
Продавец не участвует в обороте маркированных товаров, (то есть, распродает ранее купленные остатки или реализует исключительно немаркированную продукцию).
Товарный оборот в общепите (разливное пиво, рестораны, кафе). В таких операциях не требуется указывать маркировочный код в чеке – достаточно отправлять GTIN (глобальный идентификационный номер товара) и объем проданной продукции. Например, в баре заказали кружку пива – кассир указывает в чеке только GTIN и литраж, а не код маркировки каждой бутылки или кеги.
Торговля через автомат (вендинг): владелец аппарата обязан фиксировать поступление и продажу партии товаров, но само торговое устройство не передает запросы в систему «Честный знак» при совершении сделки.
Реализация товара по образцам или онлайн-торговля с отгрузкой сразу из оборота: в чеке не указывается код маркировки, а значит, разрешительный режим не нужен. Например: продажа обуви в интернет-магазине с доставкой, лекарств онлайн с выдачей в аптеке, заказ товара по каталогу в офлайн-магазине с отгрузкой со склада.

Сроки и этапы внедрения разрешительного режима:

Источник: https://честныйзнак.рф/

Что делать, если при разрешительном режиме пришел отказ от системы

При продаже маркированных товаров кассовое оборудование самостоятельно запрашивает подтверждение кода в «Честном знаке». Если проверка выдает ошибку, продажу запрещают, а значит покупатель остается без конкретного товара. Это может произойти по следующим причинам:

Данный код не найден в системе. Это может быть следствием ошибки при вводе данных или попыткой продажи контрафакта.
Товар уже выведен из оборота и, наоборот, не введен. Такое происходит, если товарную единицу ранее списали (например, реализовали, утилизировали или вернули поставщику).
Блокировка по решению органов власти. Если товар внесен в реестр запрещенных (например, из-за выявленных нарушений и отзывом продукции производителем), его реализация будет автоматически заблокирована.
Ошибка криптографической проверки. Каждый код маркировки защищен шифрованием. Если система не может подтвердить его подлинность, продажа блокируется.
Просроченный товар. Для отдельных категорий (антисептики, БАДы, пиво, слабоалкогольные напитки) срок годности контролируется системой. Если он истек, товар продать нельзя.
Цена превышает предельную розничную стоимость. Для некоторых товарных категорий (например, табачной продукции) законодательством установлены максимальные розничные цены. Если цена товара в чеке превышает допустимый уровень, система запрещает продажу, чтобы предотвратить нарушение законодательства.

Важно заранее подготовить продавцов к возможным отказам со стороны системы, например, выдать такую инструкцию:

Информирование покупателя. Спокойно объясните клиенту, что товар не прошел проверку и не может быть продан.
Предложение альтернативы. Если в наличии есть аналогичный товар, прошедший проверку, предложите его покупателю.
Изъятие товара. Отложите товар, сообщите руководству и уточните причину отказа. В зависимости от ситуации его можно перепроверить, вернуть поставщику или списать.

Контроль маркировки помогает избежать оборота нелегальной продукции и защищает бизнес от штрафов. Поэтому важно своевременно проверять товары, следить за корректностью данных в системе и обучать сотрудников алгоритму действий при отказе.

Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.

Как бизнесу перейти на разрешительный режим

Чтобы снизить риски, рознице важно заранее подготовить оборудование к новым требованиям. Игнорирование правил реализации может обернуться штрафами или запретом на ведение деятельности, поэтому важно обеспечить готовность по следующим параметрам:

Касса подготовлена для работы с маркировочными кодами

Проверьте, совместима ли модель ККТ с требованиями разрешительного режима.
Свяжитесь с поставщиком кассового оборудования или ОФД (оператором фискальных данных), чтобы уточнить, нужно ли обновление.

Установлено обновление ПО:

Запросите последнюю версию у разработчика кассовой программы.
Убедитесь, что отправка запроса работает в штатном режиме.

Получите и настройте токен доступа к «Честному знаку»

С помощью ЭЦП зайдите в личный кабинет на сайте «Честного знака».
Откройте в разделе «Профиль» вкладку «Данные участника».
Нажмите на кнопку «Сгенерировать токен» и скопируйте полученные данные.
Введите токен в программу на кассе.

Обучите сотрудников правильному порядку действий

Объясните, что делать, если система не подтверждает продажу товара.
Ознакомьте кассиров с причинами отказов (недействительный код, товар выбыл из оборота и др.).
Проинформируйте, как правильно объяснять покупателю отказ в продаже.

Проведите тестирование системы

Совершите тестовую покупку маркированного товара.
Убедитесь, что касса отправляет запрос и корректно получает ответ.
Если обнаружены ошибки — свяжитесь с технической поддержкой производителя устройства или разработчика ПО.

Особенности проверки при технических сбоях

Принцип работы разрешительного режима — это проверка в реальном времени валидности маркировочного кода. Поэтому любые проблемы с интернетом или временные сбои на стороне могут привести к невозможности продажи товаров. При отсутствии связи закон допускает работу кассы без интернета не более 2 часов. После восстановления соединения данные о продажах должны быть переданы в систему в течение 72 часов.

Если «Честный знак» недоступен, вы можете не закрывать кассу, но после восстановления работы системы данные о продаже необходимо передать в течение 3 рабочих дней.

С 1 марта 2025 года поэтапно вводится офлайн-режим проверок:

Офлайн-режим будет полезен предпринимателям из труднодоступных мест, а также при частых проблемах с интернетом. Если нет подключения (либо система не отвечает более 1,5 сек), ККТ проверяет только наличие конкретной кодовой комбинации в «черном списке»: он хранится в памяти кассового оборудования и представляет собой базу данных, где прописаны идентификаторы запрещенных для продажи товарных партий. Сведения регулярно обновляются, поэтому для скачивания последней версии периодически нужно подключать онлайн-кассу к интернету.

Подключить оффлайн-модуль можно по инструкции.

Штрафы за нарушение правил маркировки

По действующим правилам продавцы обязаны проверять подлинность и статус маркировки перед передачей товара покупателю. Нарушение этих требований является административным преступлением, а значит к нарушителю будут применены следующие санкции:

Коротко для предпринимателей

Для продажи маркированных товаров бизнесу необходимо использовать разрешительный режим, иначе кассовая техника (ККТ) не сможет провести оплату, что приведет к остановке продаж.
Система «Честный знак» проверяет коды маркировки перед каждой покупкой. Если код окажется недействительным, продажа будет заблокирована. Однако есть исключения, при которых разрешительный режим не требуется — например, при продаже через вендинговые автоматы, в сфере общепита (разливное пиво) или при торговле по образцам.
Причины отказа в продаже могут различаться: от ошибок в коде маркировки до запрета на товар со стороны госорганов. В таких ситуациях кассиру следует объяснить проблему покупателю, предложить замену и убрать товар с продажи для проверки.
Чтобы избежать сбоев, важно заранее подготовить кассовое оборудование: убедиться в поддержке режима, обновить программное обеспечение и настроить связь с «Честным знаком».
Несоблюдение требований чревато штрафами от 1 000 до 100 000 рублей, а в отдельных случаях — приостановкой работы компании или дисквалификацией ответственных лиц.