Налоговая реформа 2026 года вынудит многих предпринимателей на УСН впервые работать с НДС. Это создаст сложности: от выбора режима налогообложения до переоформления договоров и переустановки бухгалтерских программ. Рассказываем, что нужно сделать в 2025 году, если придется платить НДС с 2026 года.
Как работает НДС на практике
НДС — это налог на добавленную стоимость. Сама добавленная стоимость — разница между конечной ценой продукта и затратами на его создание. Допустим, мастер купил древесину и лак за 800 рублей, а готовую деревянную игрушку продал за 2 000 рублей. Добавленная стоимость составит 1 200 рублей. Хотя формально налог считается со всей суммы продажи, благодаря механизму вычетов налогооблагаемой базой становится именно эта разница.
НДС является косвенным налогом. Это означает, что компании и ИП не платят налог со своих доходов напрямую, а добавляют в цену товара или услуги для конечного потребителя. Фактически налог оплачивает покупатель, а бизнес выступает его сборщиком, перечисляя полученные суммы в бюджет.
Пекарня продает круассан за 240 рублей: 200 рублей — его себестоимость и цена продажи без налога, а 40 рублей (20% от 200 рублей) — это НДС. При покупке круассана клиент оплачивает весь счет, а пекарня переводит в бюджет сумму налога и отчитывается перед ФНС.
Кто должен быть плательщиком НДС
Плательщиками НДС являются компании и ИП, которые применяют общую систему налогообложения (ОСНО), единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) или упрощенную систему (УСН), при соблюдении определенных условий.
Обязанность уплатить налог возникает, если бизнес:
- Реализует товары или услуги. К примеру, курьерская служба на ОСНО доставляет посылки, а фермер на ЕСХН продает выращенные яблоки. НДС исчисляется с суммы реализации: компания — со стоимости каждой доставки, предприниматель — с выручки от продажи урожая.
- Превысил лимит доходов на УСН. Для «упрощенцев» обязанность платить НДС наступает, если годовая выручка превысила 20 миллионов рублей. Если доход в 2026 году остался ниже этой планки, налог платить не нужно. В следующие два года этот лимит будет поэтапно снижаться: сначала до 15 миллионов, затем до 10 миллионов рублей.
- Безвозмездно передает товары или услуги. Например, IT-компания предоставляет клиенту бесплатный тестовый доступ к платному функционалу или производитель передает на рекламные цели образцы продукции дороже 500 рублей. В этом случае НДС начисляется с рыночной стоимости переданного актива.
- Выполняет строительно-монтажные работы для собственных нужд. Если фирма строит для себя склад или проводит в нем капитальный ремонт, она обязана начислить и заплатить НДС со всей стоимости этих работ.
Помимо прямых плательщиков, обязанность исчислить и перевести НДС может лежать на компаниях и ИП в других ситуациях.
1. Роль налогового агента
Бывает, что бизнес не на ОСНО должен выступить налоговым агентом — то есть исчислить и заплатить налог за своего контрагента. Режим налогообложения в этом случае значения не имеет.
Такие ситуации перечислены в Налоговом кодексе (ст. 161, 174.2, 174.3). Вот частые примеры:
- Покупка услуг у иностранной компании. Например, студия дизайна приобрела годовую подписку на зарубежный графический редактор у поставщика, не зарегистрированного в РФ.
- Аренда государственного имущества. Например, компания арендует земельный участок для склада напрямую у муниципальной администрации.
В этих случаях налоговый агент исчисляет сумму НДС исходя из выплат контрагенту и перечисляет в бюджет.
2. Ввоз товаров из-за границы (импорт)
При ввозе товаров на территорию России обязанность уплатить НДС возникает независимо от применяемого налогового режима. При импорте из стран ЕАЭС налог платят на ЕНС, из остальных стран — на таможне.
Производитель одежды импортирует партию тканей из страны, не входящую в ЕАЭС. Со стоимости этой партии на таможне необходимо будет заплатить НДС.
Некоторые товары при ввозе освобождены от налога — полный перечень приведен в статье 150 НК РФ.
3. Добровольное начисление налога
Предприниматель на спецрежиме (например, УСН с доходом менее 20 млн рублей в год), освобожденный от НДС, может добровольно его начислить. Это часто делается по просьбе контрагента на ОСНО, которому нужен входной налог к вычету.
Производитель мебели на УСН поставляет партию столов крупному оптовому контрагенту на ОСНО, чтобы тот мог принять НДС к вычету. Производитель выставляет счет-фактуру с выделенным налогом. В этом случае он обязан начислить и заплатить НДС в бюджет, а также сдать декларацию. При этом право на собственные вычеты по НДС у него не возникает.
Что делать, если придется платить НДС с 2026 года
Если бизнес вынужден платить НДС в результате Налоговой реформы 2026, то нужно заранее подготовиться.
Выбрать УСН или ОСНО. Для некоторых предпринимателей из-за понижения лимита на УСН, станет выгодно работать на ОСНО, чтобы работать со входящим НДС. Поэтому до 30 декабря 2025 года нужно подать заявление в ФНС о смене режима и перехода на общую систему налогообложения.
Если бизнес решает остаться на УСН + НДС, то заявление писать не нужно.
Сообщить контрагентам о применении НДС и переоформить договоры. Обязательно сообщите контрагентам, что с 1 января применяете ставку НДС 22% или УСН + НДС на пониженных ставках. Это нужно, чтобы партнеры правильно заполняли графу «Назначение платежа» при расчетах. Если этого не сделать, то бухгалтерские программы подтянут неправильные данные. Кроме этого, из-за неправильных ставок могут появиться вопросы со стороны ФНС.
Если бизнес заключил с контрагентами длительные договоры, то нужно составить дополнительное соглашение о применении новой ставки. Возможно, придется заключить новое соглашение по другим условиям.
Подготовить кассу с 1 января 2026 года. С 1 января 2026 года нужно настроить кассовый аппарат на работу с применением НДС: использовать ставку 5% и пробивать чеки с 5%. Заранее это сделать не получится и придется включить режим именно 1 января. При этом лучше заранее проверить, сможет ли касса поддерживать эту ставку. Для этого нужно обратиться к поставщику ОФД, чтобы он провел настройку кассы для работы по новой системе налогообложения.
Использовать систему электронной отчетности. ФНС требует, чтобы предприниматели и бухгалтеры сдавали декларацию по НДС только в электронном виде. Поэтому нужно пройти регистрацию в системах электронной отчетности. Например, установите «1С-Отчетность», чтобы вовремя отчитаться перед налоговой.
Контролировать лимиты для пониженной ставки НДС. НДС 5% можно применять для доходов до 272,5 миллионов рублей, а НДС 7% применяют для доходов от 272,5 до 490,5 миллионов рублей. Поэтому нужно контролировать лимиты, чтобы учитывать верные ставки.
Изменить учетную политику и подготовить программу. Для работы с НДС нужно изменить учетную политику, так как бизнес начинает работать на другой системе налогообложения. Кроме этого, нужно выбрать подходящую бухгалтерскую программу. Например, «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3». При работе с НДС необходимо выписывать счета-фактуры на аванс при получении предоплаты, а в реквизитах реализационной счет-фактуры с 2026 года нужно указывать порядковый номер и дату составления ранее выписанных счет-фактур на аванс. Поэтому бухгалтерская программа должна быть настроена под эти правила.
Посовещаться с бухгалтером. Работа с НДС — это более сложный уровень и нужно уточнить, сможет ли ваш бухгалтер с этим работать. Например, при внесении предоплаты нужно выписать счет-фактуру на аванс, а также исчислить НДС и оплатить его по этой счет-фактуре. Если аванс был оплачен в первом квартале, то с него уплачивает НДС подав декларацию, если услуги оказаны или товары проданы во втором квартале, выписывается счет-фактура на реализацию: в программе учета проходит еще одно начисление НДС и аванс, в свою очередь при формировании реализационной счет-фактуры, необходимо произвести зачет ранее выписанной счет-фактуры на аванс. Чтобы не исчислить НДС дважды и правильно отразить все счета-фактуры в книге продаж и покупок декларации по НДС, потребуется помощь квалифицированного бухгалтера.
Коротко для предпринимателя
- Проверьте свои доходы. В 2026 году плательщиком НДС станут не только компании на ОСНО, но и все «упрощенцы», чей доход превысит 20 млн рублей. Лимит будет снижаться, а обязанность может возникнуть и в других ситуациях (импорт, роль налогового агента).
- Действуйте до нового года. Ключевые решения — смена налогового режима, уведомление контрагентов, подача заявлений в ФНС — необходимо принять и исполнить до 30 декабря 2025 года. Это основа для легального перехода.
- Готовьте операционные процессы. С 1 января 2026 года потребуются технические изменения: настройка кассы, обновление договоров, переход на электронную отчетность и адаптация бухгалтерской программы. Без этого работа с НДС приведет к ошибкам и претензиям.
