Для чего нужны корпоративные мессенджеры

Публичные мессенджеры часто становятся причиной утечек конфиденциальной информации, а сотрудники отвлекаются на личные вопросы. В корпоративных мессенджерах данные лучше защищены,  коммуникация строится между отделами, и есть возможность контролировать задачи. Рассказываем про особенности таких мессенджеров и на что обратить внимание при выборе.

Короткая версия

Что такое корпоративные мессенджеры и чем отличаются от других

Крупные компании и малый бизнес  постоянно обмениваются сообщениями, документами, совершают звонки. Все эти задачи решает корпоративный мессенджер – специальная программа, которая обеспечивает взаимодействие внутри конкретной команды сотрудников.

Особенности корпоративных мессенджеров:

1. Управление всеми учетными записями находится в руках администратора. В небольших компаниях эту функцию выполняет руководитель или его заместитель, в более крупных – специалист по кадрам или системный администратор. Они добавляют новых пользователей, удаляют старых (например, в случае увольнения сотрудника), определяют уровень доступа к информации. Таким образом, передача сведений посторонним лицам исключена.
2. Разветвленная структура чатов. При необходимости можно создать отдельные разделы для отделов, рабочих групп, где работники могли бы решать актуальные вопросы. Некоторые мессенджеры поддерживают технологию тредов: дополнительные ветки к отдельным сообщениям, внутри которых можно уточнять информацию или вести дискуссию. При этом такое общение не будет засорять общий чат и мешать остальным участникам.
3. Групповые коммуникации. Современное ПО позволяет организовать групповые звонки в аудио и видеорежимах. Это позволяет проводить совещания удаленно, а также быстро решать вопросы, требующие оперативности и вовлечения нескольких сотрудников.
4. Интеграция с бизнес-системами. Мессенджеры можно сочетать с другими task-менеджерами, CRM-системами, бухгалтерскими программами, что упрощает обмен данными и позволяет организовать рабочий процесс на новом уровне.
5. Чат-боты. Встроенные цифровые помощники возьмут на себя рутинные задачи, помогут транскрибировать голосовые сообщения или переведут иностранные тексты. Впрочем, современные чат-боты умеют решать и другие бизнес-задачи.
6. Гарантии безопасности. В корпоративных мессенджерах используются иные алгоритмы шифрования, чем в публичных, что исключает утечку конфиденциальной информации, снижает до минимума риски взлома. Для повышения уровня защиты программу можно скачать и установить на корпоративный сервер. 

Сергей Конюх, менеджер по развитию российского корпоративного мессенджера Frisbee:

«Необходимость в собственных мессенджерах обусловлена, прежде всего, защитой информации. Российские корпоративные мессенджеры выполняют эту задачу, потому что данные хранятся на серверах на территории страны. Чего не скажешь о зарубежных аналогах, как публичных, так и корпоративных. В последние годы произошло множество инцидентов, связанных с утечкой персональных данных из широко используемых мессенджеров. К примеру, в 2022 году в сети появилась база данных, содержащая номера 500 миллионов пользователей WhatsApp, среди них было около 10 миллионов россиян. Год назад также была обнаружена уязвимость в WhatsApp, которая позволяла получить доступ ко всем перепискам пользователя в случае смены номера телефона, если оператор назначал этот номер другому абоненту».

Корпоративные мессенджеры поставляются в двух вариантах:

• SaaS (Software as a Service) – все данные и системные файлы находятся на удаленных серверах разработчика, а пользователи подключаются к ним через интернет.
• On-Premises – программа устанавливается на корпоративные серверы, поэтому может работать и в локальных сетях без доступа к интернету.

Между собой корпоративные мессенджеры отличаются возможностями и набором опций, поэтому при выборе программы нужно ориентироваться на потребности конкретного предприятия.

Варианты использования корпоративных мессенджеров для бизнеса

Выбор в пользу корпоративного мессенджера наиболее удобен там, где рабочие процессы требуют быстрых коммуникаций между отделами и специалистами, поставщиками и партнерами.

Корпоративный мессенджер упрощает взаимодействие и коммуникации в следующих случаях:

• подразделения находятся в разных зданиях или даже городах;
• большой поток заказчиков требует многочисленных согласований (например, в типографии заказ проходит согласование у менеджера, дизайнера, специалиста по допечатной подготовке, редактора, печатника, специалиста по постпечатной обработке, упаковщика – и на каждом из этих этапов может потребоваться доработка или изменение макета, которые нужно утвердить у заказчика);
• в компании есть сотрудники на удаленке, либо разветвленная сеть филиалов.

Так, известная сеть продуктовых магазинов использует корпоративный мессенджер для постановки задач сотрудникам разных складов и торговых точек, контроля степени из выполнения, а также оперативной отправки документации. 

Алексей Оносов, основатель компании «Юнисофт» о преимуществах перехода на корпоративные мессенджеры:

«Прежде всего, мы значительно ускорили внутреннюю коммуникацию. Теперь сотрудники могут быстро обмениваться информацией, не тратя время на личные встречи или звонки. Это особенно важно для нашей компании, где часть сотрудников работает удаленно.

Кроме того, мы смогли структурировать рабочие процессы. Создание тематических чатов для различных проектов позволило нам держать всю релевантную информацию в одном месте, что упростило процесс принятия решений и повысило эффективность работы команды.

Интеграция мессенджера с другими инструментами позволила нам создать единое информационное пространство компании. Теперь сотрудники могут не только общаться, но и ставить задачи, отслеживать их выполнение, работать с клиентской базой – все это в рамках одной системы.»

Корпоративные мессенджеры также могут стать источником новостей о компании, а также полезных для сотрудников информационных сообщений: к примеру, отдел продаж напишет о крупной сделке, бухгалтерия – о сроках выплаты заработной платы, HR-отдел – о необходимости прохождения обучающих курсов.

 Фёдор Чернов, Руководитель отдела развития Compass

«Корпоративные мессенджеры используются, когда бизнесу нужно организовать безопасное и комфортное рабочее пространство – без хаоса в чатах, отвлекающих факторов и новостей. При выборе сервиса бизнес обращает внимание на стабильность работы, безопасность, качество и скорость техподдержки, стоимость решения, масштабируемость, возможность развертывания в контуре компании (on-premise), скорость внедрения.»

Корпоративные мессенджеры, доступные в России

Зарубежные мессенджеры в последнее время массово уходят из нашей страны. Из пока еще работающих можно выделить:

• Microsoft Teams – только бесплатная версия. При покупке платной возникают трудности (не принимают платежи с российских карт и счетов). Продукт хорошо интегрирован с MS-Office, например, позволяет совместно редактировать документы и презентации.
• Mattermost – в бесплатной версии есть все базовые возможности: чаты, голосовые и видеозвонки, конференции, обмен файлами. Главная особенность – возможность доработки под собственные нужды, поэтому продукт особенно ценят IT-команды и стартапы со сложной структурой коммуникаций.

Российские программные продукты входят в реестр отечественного ПО, могут работать на разных платформах (Windows, macOS, Android, iOS и пр.), полностью соответствуют требованиям Центробанка и других регуляторов.

VK Teams – входит в платформу VK Workspace, для начала работы нужно завести рабочую почту и домен. Программа платная, стоимость зависит от количества пользователей (от 159 руб. за 1 человека). Все сообщения автоматически проходят проверку на вирусы, фишинговые ссылки, спам. В мессенджере можно:

• создавать каналы и чаты (с отдельными ветками обсуждений);
• отсылать голосовые сообщения (с возможностью расшифровки в текст);
• проводить опросы, менять статусы и ставить реакции на сообщения;
• проводить аудио- и видеконференции, обмениваться файлами;
• ставить и отслеживать выполнение задач во встроенном таск-менеджере.

Кроме этого, в мессенджере есть функции интеграции с календарем и синхронизации с корпоративной почтой, чат-бот.

eXpress – в бесплатном варианте предоставляет доступ к чатам и каналам, обмену файлами и звонкам корпоративным пользователям. Возможности платной версии (3000 руб. в год за 1 пользователя) намного шире. Среди пользователей этого сервиса – ОАО «РЖД» и «Норникель».

Особенности:

• двухфакторная аутентификация и биометрия;
• текстовые, голосовые и видеосообщения;
• чаты, каналы и ветки обсуждений (с сортировкой);
• видеоконференции до 250 человек;
• чат-боты, интеграция с календарем и почтой.
   

Пачка – сочетает минималистичный интерфейс и широкий набор опций. У программы нет собственной экосистемы, поэтому ее легко вписать в любую корпоративную рабочую платформу. Продукт используется маркетплейсом Lamoda, а также для коммуникаций среди студентов, преподавателей и работников МФТИ. 

Бесплатный тариф предусматривает до 2000 сообщений в месяц. Стоимость платных начинается от 159 руб. в месяц за одного сотрудника.

Возможности:

• конференции до 150 участников;
• папки, закрепленные чаты;
• треды и напоминания;
• встроенный таск-менеджер;
• обмен файлами;
• гибкая настройка прав доступа (в т.ч. «гость» и «мультигость», например, для клиентов).

Compass – мессенджер с открытым исходным кодом. Позиционирует себя как особо защищенное пространство для корпоративного общения. Из возможностей программы стоит отметить:

• личные и групповые чаты, каналы;
• возможность цитирования;
• отправка файлов и отдельное файловое хранилище;
• внутренний поиск по сообщениям и документам;
• гибкие настройки доступа (более 20 параметров), гостевые аккаунты;
• автоматизация, чат-боты;
• видеоконференции до 1000 участников без ограничения по времени;
• запись звонков и демонстрация экрана.

В бесплатном тарифе есть ограничение по участникам (до 10 человек). Платный тариф – от 299 руб./мес. за 1 человека.

Интерфейс мессенджера Compass. Источник: пресс-служба мессенджера Compass.

Frisbee – ориентированный на госсектор, а также средний и крупный бизнес (от 500 человек) платный корпоративный мессенджер (стоимость рассчитывается по запросу). Хранит документы, ссылки и историю переписок в собственном архиве, благодаря чему доступ к ним получают даже новые пользователи.

Особенности:

• видеоконференции с демонстрацией экрана, возможностью приглашения участников по ссылке;
• персональные и групповые звонки;
• интеграция с другим ПО;
• обмен файлами без ограничений по объему и формату;
• полное соответствие требованиям о работе с персональными данными.

Интерфейс мессенджера Frisbee. Источник: Пресс-служба российского мессенджера Frisbee.

Коротко для предпринимателя

1. Публичные мессенджеры подходят только для небольших команд, для которых не требуются специальные возможности.
2. Корпоративные мессенджеры позволяют создавать рабочие каналы и чаты для отделов, рабочих групп, филиалов и подразделений.
3. Все корпоративные продукты работают с текстовыми, голосовыми и видеосообщениями, позволяют обмениваться файлами и проводить опросы, организовывать видеоконференции.
4. Отдельные мессенджеры умеют интегрироваться с бухгалтерскими и CRM-продуктами, календарями и корпоративной почтой. Это позволяет создавать единую экосистему для коммуникаций и управления.