Как только ИП принимает на работу сотрудника, то становится работодателем со множеством обязанностей. Если нарушить правила оформления, то придет штраф от контролирующих органов, а в некоторых случаях могут дать тюремный срок. Рассказываем, как индивидуальным предпринимателям нанимать сотрудников в 2026 году.
Почему нельзя нанимать сотрудников без оформления
Некоторые ИП работают по устным договоренностям. Схема кажется выгодной: экономия на взносах и налогах, но такая практика незаконна и ведет к серьезной ответственности.
- Административное наказание. Штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП — от 5 до 10 тысяч рублей.
- Налоговое наказание. По п. 3 ст. 122 НК взыщут всю недоимку по НДФЛ и взносам, пени и штраф 40% от суммы долга.
- Уголовное наказание. Если сумма невыплаченных налогов за три года превысит 2,7 млн рублей, по ст. 198 УК грозит штраф до 300 тыс. рублей, принудительные работы или лишение свободы до года.
Кроме рисков перед законом, неофициальная работа ведет к конфликтам. Без договора сложно доказать обязанности работника. Также сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, что повлечет проверки и новые штрафы.
Артем Туровец, директор Неба:
«Некоторые предприниматели нанимают на работу самозанятых, чтобы сэкономить на страховых взносах. Или переводят действующих сотрудников в статус самозанятых. Это нарушение законов РФ. Налоговики пристально следят за такими ситуациями, доказывают наличие трудовых отношений и начисляют штрафы».
Нужно ли отдельно регистрироваться в СФР
Нет. С 1 января 2023 года процедура упростилась. Теперь Социальный фонд России (СФР) автоматически регистрирует ИП как работодателя после получения отчета по форме ЕФС-1.
Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника
Шаг 1. Запросите необходимые документы
Попросите у будущего работника:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовую книжку (бумажную) или сведения о трудовой деятельности (электронную), если сотрудник устраивается не в первый раз.
- СНИЛС.
- Военный билет (для военнообязанных).
- Документ об образовании, если работа требует специальных знаний.
Иногда могут понадобиться дополнительные бумаги: справка о доходах за текущий год для информации о примененных вычетах, заявление о приеме (если это закреплено в локальных нормативных актах) или справка об отсутствии судимости для педагогов, таксистов, медиков.
Шаг 2. Ознакомьте сотрудника под роспись с локальными актами
До подписания договора сотрудник должен изучить внутренние документы, которые касаются работы. Это правила трудового распорядка, положение об оплате труда и др.
ИП, которые относятся к микропредприятиям и малому бизнесу, могут не создавать такие акты. Но тогда все условия нужно подробно прописать в самом трудовом договоре.
Артем Туровец, директор Неба:
«Работник ставит подпись, что прочитал документы и знаком со всеми правилами. Это нужно обязательно сделать, чтобы в случаях спорных ситуаций, сотрудник не мог сказать, что он не знал про какие-либо правила. Например, получил травму на работе и затем сообщал, что не проходил технику безопасности».
Шаг 3. Заключите трудовой договор
Это ключевой документ. Его отсутствие или ошибки в оформлении ведут к штрафам. В договоре должны быть:
- Паспорт, документы, удостоверяющие личность и данные ИП (ФИО, ИНН).
- Место и дата заключения.
- Срок действия (срочный/бессрочный).
- Место работы, должность, условия труда, трудовая функция.
- Дата начала работы.
- Условия оплаты труда.
- Режим рабочего времени и отдыха.
- Характер работы (например, разъездной).
Договор составляют в двух экземплярах и подписывают не позднее трех рабочих дней с момента начала работы. Дополнительно можно прописать испытательный срок, соцпакет и другие условия.
Шаг 4. Оформите приказ о приеме на работу
Приказ (например, по форме Т-1) не обязателен по закону. Достаточно трудового договора. Но если решите его составить, укажите в нем те же данные, что и в договоре: должность, оклад, дата приема.
Шаг 5. Подайте сведения в СФР
После оформления договора нужно отправить в Социальный фонд России сведения о новом работнике. Используется форма ЕФС-1, а именно подраздел 1.1 раздела 1. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после приема.
Какие налоги и взносы платит ИП за работника в 2026 году
НДФЛ. Удерживается из зарплаты сотрудника. С 2026 года действует прогрессивная шкала:
- Доход до 2,4 млн руб. в год — ставка 13%.
- Свыше 2,4 до 5 млн руб. — 15%.
- Свыше 5 до 20 млн руб. — 18%.
- Свыше 20 до 50 млн руб. — 20%.
- Свыше 50 млн руб. — 22%.
Для нерезидентов ставка — 30% (кроме граждан ЕАЭС и иностранцев с патентом).
Страховые взносы. Их платит сам предприниматель за счет своих средств.
- Общий тариф — 30% от выплат. После превышения предельной базы (2,979 млн руб.) тариф снижается до 15,1%.
- Для малого и среднего бизнеса в отдельных отраслях (производство, обработка) действуют пониженные тарифы. Они зависят от размера начисления относительно 1,5 МРОТ (27 093 руб. с 2026 года).
Процесс оформления сотрудника требует внимания к деталям. «Небо» предлагает облачные сервисы 1С для автоматизации расчета зарплаты, налогов и подготовку отчетности в СФР. Это позволяет сосредоточиться на бизнесе, минимизируя риски ошибок. Звоните и пишите в мессенджеры по номеру +7(994)999-17-62, а также на почту support@nebopro.ru, чтобы получить рекомендации по облачным сервисам 1С.
Коротко для предпринимателя
- Оформление — это обязанность. Наем без трудового договора ведет к крупным штрафам (до 10 тыс. руб. по КоАП), доначислениям от СФР и Налоговой и даже уголовной ответственности при больших суммах неуплаты. Это финансовый риск и повод для жалоб от самого сотрудника.
- Процесс стал проще. С 2023 года отдельная регистрация в Социальном фонде России (СФР) как работодателя не нужна. Фонд регистрирует вас автоматически после получения первой отчетности (формы ЕФС-1).
- Главные шаги — договор и отчет ЕФС-1. Ключевой документ — подробный трудовой договор. Его нужно заключить и в течение следующего рабочего дня подать сведения о приеме сотрудника в СФР через форму ЕФС-1. Расчет налогов и взносов лучше автоматизировать.
