Обзор HR-сервисов для автоматизации подбора: инструменты, функции, внедрение

Кадровый голод, рост нагрузки на HR-отделы и строгие требования к соблюдению ТК РФ делают подбор персонала сложной задачей. Для упрощения работы используют системы автоматизации подбора персонала (ATS). Они помогают организовать наем, сократить ручную работу, упростить коммуникацию с кандидатами и получать данные для оценки эффективности. Рассказываем, как выбрать ATS с учетом особенностей конкретного бизнеса.

Короткая версия

Как работают автоматизированные сервисы подбора персонала

Системы автоматизации подбора персонала (ATS) — это программные решения для оптимизации и упрощения процессов найма сотрудников. Системы позволяют собирать, хранить и обрабатывать резюме, автоматически фильтровать кандидатов по заданным критериям, а также отслеживать каждый этап взаимодействия с соискателями. Использование ATS снижает нагрузку на рекрутеров, ускоряет закрытие вакансий и повышает точность подбора подходящих специалистов.

Например, сервис рекрутинга может собирать резюме автоматически. Для этого он подключается к внешним ресурсам и по заданному алгоритму выгружает в базу данных релевантные отклики. Источниками информации могут быть:

• сайты вакансий (hh.ru, SuperJob, Avito и др.),
• корпоративные карьерные страницы,
• email-ящики рекрутеров,
• Telegram-боты и другие каналы связи,
• внутренние кадровые базы.

Далее программа автоматически распознает данные из резюме: ФИО, контакты, опыт работы, образование, навыки. На их основе создает карточки кандидатов.

Ручное добавление используется в случаях, когда невозможна автоматическая загрузка:

• резюме получено через мессенджер или лично;
• требуется внести кандидата по рекомендации;
• профиль найден в соцсетях вручную.

Рекрутер загружает файл или копирует текст в форму. Но и здесь ATS-система приходит на помощь: данные проходят через процедуру распознавания и хранятся в структурированном виде.

Предприниматели нередко путают сайты с вакансиями и сервисы автоматизации подбора персонала. Это разные инструменты. Сайты вроде hh.ru, SuperJob или Работа.ру служат витриной для размещения вакансий и получения откликов. ATS-системы — это полноценные платформы для управления наймом на всех этапах: от публикации объявления до выхода сотрудника на работу.

Что умеют программы для подбора персонала

Современные системы автоматизации рекрутинга упрощают и ускоряют наем, снижают административную нагрузку и повышают прозрачность процессов:

1. Поиск и фильтрация резюме из различных источников

ATS подключаются к внешним каналам — сайтам вакансий, социальным сетям, внутренним базам — и собирают отклики в едином интерфейсе. Это упрощает работу с кандидатами и позволяет быстро отсеивать нерелевантные резюме.

Пример:
В агентстве недвижимости регулярно размещают вакансии на hh.ru, SuperJob и Avito. Чтобы упростить работу рекрутера, компания подключила ATS, которая автоматически собирает отклики с этих площадок. Система распознает ключевые навыки в резюме, выделяет опыт работы, уровень образования и другие параметры. Затем кандидаты сортируются по заранее заданным критериям: на какую должность подан отклик, соответствует ли образование требованиям, проживает ли кандидат в нужном городе и укладываются ли ожидания по зарплате в бюджет компании. Это позволило рекрутеру за один день отобрать 20 релевантных кандидатов из 200 откликов без ручной фильтрации.

2. Управление этапами подбора и взаимодействием с кандидатами

Воронка подбора разбивается на этапы: первичный отбор, интервью, тестовое задание, согласование с руководителем и др. Для каждого этапа настраивается сценарий взаимодействия. При этом система может назначать ответственных, отслеживать статусы кандидатов, автоматически переводить их между этапами с сохранением истории взаимодействия.

Пример:
В компании по розничной торговле был открыт набор на позицию менеджера по продажам. В системе были заданы критерии: не менее двух лет опыта в активных продажах, знание 1С, проживание в регионе и ожидаемая зарплата не выше 80 000 рублей. ATS автоматически отсеяла резюме кандидатов без релевантного опыта или с завышенными ожиданиями по оплате. Подходящие соискатели получили приглашение на онлайн-интервью. После прохождения система зафиксировала статус каждого кандидата и отправила менеджеру уведомление с напоминанием об обратной связи. Это помогло избежать потери откликов и ускорило процесс найма.

3. Автоматизация задач: рассылки, напоминания, планирование встреч

ATS автоматизируют рутинные задачи: отправляет уведомления, приглашения, подтверждения и напоминания без участия рекрутера. Это снижает нагрузку на команду и сокращает человеческий фактор. Для выполнения этих целей в программе есть шаблоны писем и сообщений, календарь встреч с возможностью синхронизации между несколькими устройствами, а также инструменты для рассылки push- и email-уведомлений.

Пример:

В IT-компании на этапе собеседований часто возникали задержки с обратной связью: менеджеры забывали отправить письма кандидатам, терялись заметки по итогам интервью. После внедрения ATS процесс стал прозрачнее. Сразу после интервью кандидат получает автоматическое письмо — приглашение на следующий этап или благодарность за участие. Менеджер видит напоминание о необходимости созвониться или дать комментарий в системе. Это снизило количество жалоб от соискателей и ускорило наем на ключевые позиции.

4. Формирование аналитических отчетов по эффективности найма

Система собирает данные обо всех этапах подбора и визуализирует ключевые показатели: время закрытия вакансий, источники лучших кандидатов, причины отказов, эффективность рекрутеров.

Пример таблицы:

5. Интеграция с внешними и внутренними системами (CRM, ERP, календарями)

ATS может быть встроена в IT-инфраструктуру компании и работать в связке с другими системами: HRM, CRM, ERP, корпоративной почтой и календарями.

Пример: В розничной сети при приеме на работу продавцов раньше приходилось вручную переносить данные из резюме в CRM и договариваться о времени интервью по телефону. После подключения ATS эта рутина ушла. Информация о кандидате автоматически загружается в CRM, график собеседований синхронизируется с Outlook, а вся кадровая информация сразу уходит в ERP-систему. Менеджеры больше не тратят время на дублирование данных, а HR-отдел быстрее закрывает вакансии.

Какие ATS-системы работают в России

На отечественном рынке есть программы для автоматизации найма, но не все подходят для малого и среднего бизнеса. В этом разделе представлены решения, которые можно адаптировать под потребности компаний с ограниченными ресурсами.

Поток Рекрутмент

Облачная ATS-система, разработана специально для российского рынка, обеспечивает полный цикл подбора персонала.​ Отличается простотой внедрения и использования.​ Стоимость — 25 000 рублей за одного рекрутера в год. Из минусов: ограниченные возможности кастомизации под специфические процессы компании.​

Основные функции:

• Автоматическая публикация вакансий на популярных платформах.​
• Импорт резюме с различных сайтов.​
• Ведение базы кандидатов.​
• Коммуникация с кандидатами и заказчиками в едином окне.​
• Подробная аналитика по процессу подбора.
  

Для кого подходит: малые и средние предприятия, стремящиеся к быстрой автоматизации подбора персонала без значительных затрат.​

Сайт: potok.io

Пример внутреннего интерфейса сервиса. Источник: potok.io 

CleverStaff

Зарубежная облачная система для автоматизации рекрутинга, ориентированная на малый и средний бизнес. ​Интуитивно понятный интерфейс обеспечивает быструю настройку и запуск. Есть поддержка на русском языке. Из минусов: ограниченные (по сравнению с другими сервисами) возможности по аналитике и отчетности.​ Стоимость: 40$ в год за одно место.

Основные функции:

• Импорт резюме с сайтов вакансий, электронной почты, мессенджеров.​
• Автоматическое создание карточек кандидатов.​
• Управление воронкой подбора.​
• Интеграция с почтовыми сервисами.​

Для кого подходит: компании и ИП, которым необходима простая и эффективная система для автоматизации подбора персонала.​

Сайт: cleverstaff.net

Возможности программы. Источник: cleverstaff.net

Hrscanner

Онлайн-сервис для оценки кандидатов и персонала, направленный на повышение скорости и точности найма. Обладает широким набором инструментов для комплексной оценки персонала. Из минусов: не является полноценной ATS-системой, ограничены возможности по управлению воронкой подбора.​ Стоимость: от 15 800 р. за годовую подписку, либо от 503 р. за один тест.

Основные функции:

• Оценка компетенций кандидатов.​
• Анализ соответствия профилю вакансии.​
• Формирование отчетов по результатам оценки.​
• Автоматизация собеседований.
  

Для кого подходит: ИП и бизнес, которым необходим инструмент для автоматизированной оценки кандидатов в дополнение к существующей системе подбора.​

Сайт: hrscanner.ru

Ответы кандидата на вопросы встроенного теста «Резалт». Источник: hrscanner.ru 

СберПодбор

Современная CRM-система с бесплатным базовым функционалом, доступным без ограничения по времени: удобно для старта без вложений. Есть поддержка на русском языке. Полное соответствие требованиям российского законодательства по хранению персональных данных. Из минусов: в бесплатной версии ограничены возможности аналитики и некоторые автоматизации. Также пользователи отмечают сложности с кастомизацией процессов — не все сценарии подбора легко адаптировать под конкретные задачи.

Основные функции:

• Автоматизация подбора персонала.​
• Управление кандидатами и вакансиями.​
• Интеграция с другими сервисами Сбера.​
• Аналитика и отчеты по процессу найма.​
  

Для кого подходит: малый бизнес и начинающие предприниматели, которым нужно быстро запустить процесс найма без существенных затрат.

Сайт: https://sberpodbor.ru

Стоимость и функциональные возможности Сбер.Подбора в зависимости от тарифа. Источник: sberpodbor.ru  

Huntflow

Российская система для автоматизации рекрутинга, ориентированная на компании любого размера, включая малый и средний бизнес. Простой интерфейс интуитивно понятен, поэтому специального обучения не требуется. Из минусов: ограниченные возможности по настройке сервиса под себя, высокая стоимость ( от 5500 в месяц за одного рекрутера).

Основные функции:

• Автоматизация обработки резюме.
• Управление процессом найма: создание воронки кандидатов, планирование интервью, отслеживание статуса.
• Возможность добавления комментариев, оценок и напоминаний для менеджеров по найму.
• Интеграция с популярными сайтами вакансий, Google Календарём, CRM-системами и ERP.
• Аналитика и отчёты.
  

Кому подходит: ИП и организациям, которые хотят автоматизировать процесс найма, повысить эффективность работы HR-отдела и улучшить взаимодействие с кандидатами.

Сайт: https://huntflow.ru

Пример интерфейса сервиса. Источник: huntflow.ru 

Как выбрать и интегрировать сервис для подбора персонала

Ключевые моменты, на которые стоит ориентироваться при принятии решения:

1. Анализ текущих процессов и определение требований к ПО. 

Перед выбором программы необходимо понять, с какими типами вакансий предстоит работать, как часто открываются позиции, и сколько времени уходит на закрытие каждой из них. Также имеет значение структура отдела подбора: централизованный он или распределен по филиалам.

Также важно провести аудит существующих практик найма: от размещения вакансий до оформления нового сотрудника. Цель: выявить проблемные зоны (ручной ввод данных, отсутствие аналитики, дублирование задач), определить цели автоматизации и составить перечень функциональных требований к будущей системе. 

Например:

• Наличие воронки найма с гибкой настройкой этапов;
• Возможность интеграции с корпоративной почтой, CRM-системой или 1С;
• Автоматизация рутинных задач: рассылки, напоминания, планирование встреч;
• Поддержка аналитики и отчетности в разрезе вакансий, рекрутеров, каналов привлечения.
• Соблюдение требований 152-ФЗ.

Если в компании уже используются другие цифровые системы, важно убедиться в совместимости новой платформы с ними.

2. Бюджет и ресурсы на внедрение и обучение

Стоимость программ варьируется в широких пределах. Некоторые решения имеют бесплатные тарифы с ограниченными функциями, другие — требуют отдельного бюджета на подключение и техническую поддержку.

Важно оценить не только стоимость лицензий, но и:

• Затраты на настройку системы под процессы компании;
• Наличие обучающих материалов и технической поддержки;
• Время, которое потребуется сотрудникам на освоение интерфейса.

3. Тестирование нескольких решений перед окончательным выбором

Большинство российских ATS предоставляют демо-доступ или бесплатный пробный период. На этапе тестирования стоит:

• Проверить интерфейс и удобство навигации;
• Настроить одну-две вакансии и пройти их от отклика до оффера;
• Оценить, насколько функционал соответствует текущим задачам;
• Получить обратную связь от пользователей: HR-менеджеров, линейных руководителей.

По итогам тестирования можно подготовить сравнительную таблицу с оценкой ключевых параметров: цена, удобство, совместимость с текущими процессами. Например, такую:

Шаблон сравнительной таблицы для выбора системы подбора персонала

4. Обучение персонала работе с системой 

Ключевые пользователи (рекрутеры, HR-специалисты, нанимающие менеджеры) проходят обучение по работе с системой. Обучение может проводиться в формате онлайн-семинаров, видеоинструкций или очных тренингов. Важно обеспечить доступ к справочным материалам и создать внутренние инструкции по стандартным действиям.

5. Мониторинг и оптимизация процессов. 

После запуска системы проводится регулярный контроль ключевых метрик: скорость закрытия вакансий, конверсия на этапах воронки, нагрузка на рекрутеров. При выявлении проблем — корректируются настройки, обновляются шаблоны, пересматриваются этапы подбора. Важно обеспечить обратную связь от пользователей и использовать её для улучшения системы.

Коротко для предпринимателей

ATS-системы упрощают и ускоряют процесс найма — автоматизация рутинных задач, централизованное хранение данных и управление воронкой подбора позволяют снизить нагрузку на HR-отдел и повысить эффективность работы. ПО может выполнить любые задачи от публикации вакансий до аналитики по эффективности рекрутеров и источников кандидатов.

Интеграция с другими системами — важная функция: современные ATS взаимодействуют с CRM, ERP, корпоративными календарями и почтой, что упрощает работу и минимизирует ошибки.

Соблюдение законодательства РФ по персональным данным — критически важно: большинство российских ATS соответствуют требованиям 152-ФЗ, что снижает риски проверок и штрафов.

Выбор системы зависит от задач бизнеса: для массового подбора подойдут одни решения, для точечного поиска — другие; также важно учитывать структуру HR-отдела и частоту найма. Крупным компаниям подойдут локальные решения с кастомизацией, малому бизнесу — облачные SaaS-системы с быстрым запуском.

Аналитика — неотъемлемая часть эффективного подбора: возможность отслеживать скорость найма, эффективность каналов и причины отказов помогает оптимизировать внутренние процессы.

Перед покупкой желательно протестировать несколько систем: демо-доступ помогает оценить интерфейс, функциональность и удобство работы конкретной ATS для нужд компании.