Расчет командировочных в 2016 году

Сотруднику, которого работодатель направляет в служебную командировку, начисляются за этот период времени наряду с основной заработной платой дополнительные выплаты – командировочные расходы.

Состав командировочных расходов

Расчет командировочных предусматривает выплату сотруднику следующих сумм:

• компенсация билетов на проезд всеми видами общественного транспорта;
• оплата проживания в гостинице на основании официальных документов (квитанции, чеки);
• суточные;
• прочие расходы, предусмотренные в действующем на предприятии Положении о командировках.

Размер суточных, как и объем возмещаемых расходов командированным в служебные поездки сотрудникам закрепляются в вышеупомянутом Положении, которое считается локальным нормативным актом.

Налоговый кодекс РФ, в частности ст. 264 п. 1 пп. 12, предусматривают возмещение работнику и обязательных сборов, платежей (оформление загранпаспортов и виз, топливный и консульский сборы и др.). Налогооблагаемую базу при определении прибыли компании можно уменьшить лишь на документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы. Иными словами, для каждой статьи затрат потребуется документ-подтверждение понесенных издержек.

Расчет командировочных в 2015 г. не претерпел изменений, чего не скажешь о порядке оформления служебных поездок. Командировочное удостоверение и служебное задание отменены с августа текущего года. Единственным документом – основанием для направления в служебную поездку служит приказ руководителя. Оформление отчета о проделанной работе сотрудник должен производить согласно Положения о служебных командировках, которое должно учесть и зафиксировать актуальные изменения законодательства.

Размер суточных расходов

Размер суточных должен быть прописан в Положении, регламентирующем служебные разъезды персонала организации. Эти денежные средства не облагаются подоходным налогом, если укладываются в законодательно установленные предельные значения:

• 700 руб. – по России;
• 2500 руб. – за границу.

Если организация закрепляет в своем локальном нормативном документе величину, превышающую данные суммы, с разницы придется удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Пример расчета командировочных для сотрудника (Кр), который был направлен в командировку на 4 дня (в организации утвержден лимит суточных – 500 руб.). Дорога туда-обратно подтверждена железнодорожными билетами на 2500 руб., из гостиницы он привез квитанцию с кассовым чеком из расчета 1750 руб. за сутки проживания. Средневой заработок работника составляет 860 руб.:

Кр = (4 х 500) + 2500 + (1750 х 4) + (860 х 4) = 14940 руб.

Стоит отметить, что питание вошло в стоимость проживания, т.к. в гостинице действует система «шведский стол».

Начисленная сумма будет скорректирована на НДФЛ, который необходимо удержать из заработной платы (3440 х 13%) – 447 руб. Сотруднику на руки за время командировки полагается 14493 руб. На практике многие компании выдают перед поездкой аванс на текущие затраты – проезд, наем жилья, суточные и питание. За указанную сумму сотрудник отчитывается – заполняет и сдает бухгалтеру авансовый отчет. Величина же начисленной ему заработной платы прибавляется к начислениям истекшего месяца.

Расчет командировочных в 2016 году будет идентичен приведенному выше примеру. В связи с отменой ранее действовавших унифицированных документов для подтверждения расходов бухгалтер должен тщательно проверять все чеки и квитанции на экономическую целесообразность включения их в себестоимость продукции (оказания услуг).