Отказные письма для маркетплейсов: что это такое и как правильно оформить

По правилам маркетплейсов торговать на площадке можно теми товарами, что не представляют угрозы для людей, животных и окружающей среды. Факт безопасности нужно подтвердить соответствующим документом, иначе продавца могут оштрафовать, а то и вовсе заблокировать. Для товаров, которые не подлежат обязательной сертификации и декларированию, подтверждающим документом будет отказное письмо. Рассказываем, как его оформить и кто этим должен заниматься.

Короткая версия для предпринимателей

Что нужно знать об отказных письмах

Отказное письмо — документ, который подтверждает, что конкретная продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию. Производители товаров и селлеры должны предоставлять такой документ по запросу покупателей, торговых площадок, а также Роспотребнадзора. Причем, потребовать документы могут как на отечественную продукцию, так и зарубежную.

Оформить отказные письма придется всем самозанятым, индивидуальным предпринимателям и организациям, которые планируют или уже торгуют на маркетплейсах. Физическим лицам и иностранным предприятиям получать данный документ не нужно.

Вообще, для подтверждения безопасности продавец или производитель могут предъявить следующие документы:

• сертификат соответствия;
• декларация соответствия;
• отказное письмо.

Сертификат соответствия оформляют на бланке установленного образца. Для его получения придется вложить много денег, провести экспертизы производственных процессов и самой продукции, получить официальные заключения. Для декларирования и оформления отказного письма достаточно предоставить определенный перечень документов.

Определить, какой из вариантов подтверждения безопасности необходим именно в вашем случае, можно двумя способами:

• самостоятельно изучить регламенты в поисках ответа;
• обратиться за готовым решением в сертификационные центры.

Изучить регламенты самостоятельно. Бесплатный, но довольно сложный путь. Вам потребуется внимательно прочитать следующие нормативные документы:

1. Технические регламенты Таможенного союза: в них нужно найти сведения по вашей группе товаров.  
2. Если в регламентах нужной информации нет, то придется изучить перечни продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия.
3. Для каждой группы товаров в перечнях и регламентах указано, какой документ нужно оформлять — сертификат или декларацию. 

Для всех остальных товаров, которые не вошли в регламенты и перечни, достаточно будет оформить отказное письмо. 

Пример: ИП Иванов закупил в Китае детские игрушки, канцтовары, а также кухонную посуду для торговли на маркетплейсах. Чтобы не нарушать правила площадки, ему потребуется оформить на детские игрушки сертификат соответствия, на посуду — декларацию соответствия, а на канцтовары — получить отказное письмо.

Узнать в сертификационном центре. Второй вариант проще — достаточно обратиться в сертификационные центры и запросить информацию по вашей группе товаров. Лучше направить запросы в разные организации, чтобы сравнить ответы. 

Кто выдает отказные письма

Если товары для продажи вы покупаете непосредственно у производителя, то отказное письмо можно запросить у него же. Производитель по закону обязан его предоставлять по запросу.

Если вы реализуете товары собственного производства, то оформить документ можно через аккредитованный сертификационный центр. При выборе организации ориентируйтесь на стоимость и сроки оказания услуги, а также опыт работы и реальные отзывы.

Чтобы проверить аккредитацию центра:

1. На сайте центра (в разделе «О компании», «Контакты», либо в нижней части сайта) найдите реестровый номер организации в формате RA.RU.12АB34.
2. Перейдите в Реестр аккредитованных лиц и введите номер для поиска.
3. Проверьте, имеет ли право данная компания сертифицировать продукцию.

Отказное письмо оформляется на одного заявителя (ИП, юридическое лицо или самозанятого) и может включать до 20 позиций товаров. Заранее подготовьте перечень продукции, который планируете продавать, так как впоследствии, чтобы добавить или изменить сведения в отказном письме, документ придется оформлять заново.

У отказных писем нет срока действия: точнее, документ сохраняет юридическую силу до момента изменения законодательства о сертификации. В нашем примере, отказное письмо на канцтовары для ИП Иванова будет действовать, пока государство не решит, что канцелярию нужно сертифицировать или декларировать ее соответствие.

Можно ли работать на маркетплейсах без отказных писем

На самом деле, закон не требует от селлеров в обязательном порядке оформлять отказные письма. Но маркетплейсы настоятельно советуют это сделать во избежание проблем в будущем. 

Допустим,  ИП Иванов из нашего примера решил не оформлять отказное письмо на канцелярские принадлежности. Он оформил карточки товаров, отгрузил товар на склады маркетплейса и ждет прибыли. Но один из покупателей, владелица частного детского сада или учреждения дополнительного образования, решила запросить документы о безопасности продукции, прежде чем делать большую закупку.

В этом случае ИП Иванов обязан в течение 3 дней предоставить сертификат, декларацию или отказное письмо. Если требование не будет выполнено в срок, маркетплейс заблокирует аккаунт селлера до момента оформления необходимого документа. Причем продавец обязан будет возместить убытки, возникшие у маркетплейса по его вине.

Как оформить отказное письмо

Еще раз напомним, что самостоятельно документ подготовить нельзя — его получают либо у производителя, либо через сертификационный центр. В последнем случае нужно собрать необходимые документы и передать их экспертам лично, через курьерскую доставку или по электронной почте.

Вам потребуются: 

• заявка — образец вы всегда найдете на сайте выбранного сертификационного центра;
• карточка заказчика с указанием реквизитов, адреса регистрации и пр.;
• название товарной группы или конкретных изделий, на которые нужно получить отказное письмо; 
• техническое описание продукции, с указанием кодов ОКП или ТН ВЭД; 
• для импортной продукции — контракт или инвойс.

В среднем стоимость услуги составляет от 3 до 5 тыс. руб., а срок оформления письма – не более 2 дней. Эксперт принимает решение, опираясь на полученный пакет документов, а также действующие технические регламенты, перечни и законодательные нормы.

Единого бланка для отказных писем нет, поэтому каждый центр оформляет его на свое усмотрение. Обязательными являются лишь требования к содержанию документа.

Проверьте, чтобы в отказном письме присутствовали следующие сведения:

• данные об исполнителе, то есть организации, которая выдала письмо;
• данные заказчика;
• дата составления, номер документа;
• сведения о товарах с указанием кодов ОКП или ТН ВЭД;
• обоснование выдачи письма — ссылки на регламенты, постановления, другие нормативно-правовые акты.

Списки товаров, подлежащих декларированию и сертификации, обновляются регулярно, поэтому селлерам советуем минимум раз в год проверять, не изменились ли требования к сертификации в отношении их ассортимента.

Коротко для предпринимателя

1. Отказное письмо — официальный документ, который подтверждает, что на продукцию не требуются сертификаты и декларации.
2. По закону селлеры не обязаны оформлять отказные письма, но по внутренним правилам маркетплейсов этот документ нужно загрузить в личный кабинет еще до начала продаж. 
3. В случае запроса от покупателя, торговой площадки или Роспотребнадзора, продавец обязан предоставить отказное письмо в течение 3 дней. Если этого не сделать, товар заблокируют.
4. Узнать, нужно ли оформлять отказное письмо, можно в сертификационных центрах, у юридических консультантов. Кроме этого, в поисках ответа можно самостоятельно изучить законодательство о сертификации и декларировании соответствия. 
5. Отказные письма выдают производители товаров, а также сертификационные центры. Стоимость услуги – от 3 до 5 тыс. руб., срок оформления – до 2 дней. 
6. Одно письмо оформляется на одного заявителя (ИП, юридическое лицо или самозанятый) и может содержать до 20 товарных позиций. При изменении реквизитов заявителя, обновлении перечня продукции письмо придется оформить повторно.
7. Единого бланка не предусмотрено, но государство предъявляет требования к содержанию отказного письма. 
8. Документ действует бессрочно, до момента изменения законодательства.