Упрощаем документооборот: как выставлять один счет-фактуру в месяц

В соответствии с НК РФ продавец должен после отгрузки товара (сдачи работ) в течение 5 календарных дней выставить клиенту счет-фактуру. Но при определенных условиях можно выставлять сводный счет-фактуру по итогам истекшего месяца или налогового периода. Это позволяет существенно упростить и сократить документооборот. Рассказываем, как воспользоваться этим правом, не нарушая закон.

Короткая версия для предпринимателей

Кто и при каких условиях вправе выставлять сводный счет-фактуру

Начнем с того, что обязанность по выставлению счета-фактуры лежит на бухгалтерии в том случае, если реализуемый товар, услуги или работы облагаются НДС. При этом сводный документ Минфин разрешил выставлять один раз в месяц, если продажи являются непрерывными-«длящимися»: 

• регулярные долгосрочные поставки в адрес одного покупателя (например, ежедневная поставка хлеба в магазин);
• договор на длительные работы: строительство или ремонт объекта, разработка ПО и пр.
• работа экспедиторов;
• в аренде имущества при реализации предприятия как имущественного комплекса;
• комиссионные и агентские сделки;
• услуги по транспортировке электроэнергии;
• банковские услуги и пр.

В этом случае сводный счет-фактуру отправляют не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем отгрузки.

В сводном счете-фактуре прописывают информацию по всем операциям, осуществленным в разные дни в течение одного периода. При этом в строке 5а «Документ об отгрузке» счета-фактуры обязательно нужно прописать реквизиты договора на длящиеся услуги или продажи. 

Обязательное требование: сводный порядок выставления счетов-фактур должен быть прописан в учетной политике для целей налогового учета, а также согласован с покупателем (например, новую схему документооборота можно оформить как дополнительное соглашение к существующему договору).

Регулярная предоплата и сводный счет-фактура на аванс 

В своем письме Минфин разрешает формировать сводный счет-фактуру не только по факту реализации товаров или услуг, но и на авансы, если поставщик в течение длительного времени сотрудничает с клиентом. На каждый платеж документ можно не оформлять, а вместо этого объединить их в сводный счет-фактуру на аванс.

Работая по такой схеме, поставщик должен соблюдать следующие правила:

• счет-фактуру формируют не позднее 5 дней после получения аванса;
• в документ включают суммы предоплаты, по которым отгрузку не производили (соответственно, не выполняли работы и не оказывали услуги);
• если в течение месяца совсем не было отгрузок, то в сводный счет-фактуру включают все авансы, полученные за отчетный месяц;
• при частичной отгрузке в документе отражают только те авансы, по которым товар не отгружали.

Однако это правило применимо в отношении определенных товаров и услуг: например, скоропортящихся продуктов, хлеба, банковских услуг и пр. Главное условие – наличие договора на непрерывные и долгосрочные поставки в адрес одного и того же покупателя.

Чтобы вам было проще разобраться с подготовкой сводного счета-фактуры, предлагаем простую пошаговую инструкцию:

1. Подготовьте список авансов покупателя, которые вы получили в течение месяца.
2. Исключите из него платежи, по которым вы свои обязательства выполнили (поставили товар, оказали услуги, завершили работы).
3. По истечении отчетного месяца в течение 5 дней (календарных) все оставшиеся авансы соберите в один сводный счет-фактуру.

Принципы заполнения сводного счета-фактуры на аванс 

В бланке нужно заполнить следующие строки:

• № документа (нумерация обычных, авансовых документов производится по усмотрению организации);
• дата оформления;
• название, ИНН, КПП заказчика, поставщика (ФИО, ИНН).

Оставьте пустыми строки №3 «Грузоотправитель и его адрес», №4 «Грузополучатель и его адрес», а также № 5а. В строке №5 «К платежно-расчетному документу №» укажите реквизиты всех авансовых платежей. 

Далее переходим к табличной части. Здесь нужно вписать наименования товара, услуги или работы, указать их численные показатели (количество, цена, общая стоимость). Величину НДС укажите по расчетной ставке.

Чтобы удобно было отслеживать, к какому товару относится счет-фактура, выставлять документ можно несколькими способами.

Одна накладная – один счет-фактура 

Такой вариант позволит без труда проверить выполнение условий для получения вычета по НДС. Продавец сразу видит, к какому товару (работе, услуге) относится счет-фактура, а покупатель – принят ли этот товар к учету. 

Одна накладная – несколько счетов-фактур 

В НК РФ не прописано, что к одному первичному учетному документу (кроме накладной это может быть акт о приеме-передаче ОС, акт оказанных услуг или выполненных работ) продавец обязан выписать один счет-фактуру.

В некоторых ситуациях по одному учетному документу можно выставить несколько счетов-фактур, например, если отгружают сразу несколько товарных позиций. В этом случае на каждую из них можно выставить отдельный счет-фактуру.

Один счет-фактура – несколько накладных 

Минфин разрешает выставить сводный счет-фактуру при реализации товаров, либо получении оплаты или аванса в течение 5 дней с момента отгрузки или со дня получения денег. В этом случае по всем товарам, отгруженным в данный период, можно выставить один счет-фактуру, даже если накладные у них были разные. Главное, прописать реквизиты отгрузочных документов в строке 5а.

Сводные счета-фактуры от посредников и экспедиторов

Закон разрешает экспедиторам и посредникам формировать сводные счета-фактуры. При этом при выставлении документа важно учитывать следующие нюансы: 

• нумерация проставляется в соответствии с хронологией составления счетов-фактур;
• каждая новую услугу (товар, работу), которую приобрели у третьих лиц, следует отразить в отдельной строке;
• копии счетов-фактур исполнителей прилагаются к сводному счету-фактуре;
• регистрировать счет-фактуру в книге продаж не нужно.

Коротко для предпринимателя

1. Счет-фактуру считают сводной, если в документе объединены сведения из нескольких счетов-фактур.
2. Закон разрешает оформлять такой документ при непрерывной и долгосрочной реализации товаров (услуг, работ): аренда, поставки хлеба или скоропортящихся продуктов, долевое строительство, посреднические сделки и пр. 
3. Сводный счет-фактуру выставляют в течение 5 календарных дней с момента окончания отчетного периода. Стороны имеют право самостоятельно договориться о периодичности выставления сводных документов (эти договоренности нужно закрепить в договоре и учетной политике).