Электронный документооборот с ФНС: обзор изменений за первое полугодие 2023 года

Осенью прошлого года налоговики представили новую стратегию развития электронного документооборота (ЭДО) на 2023 год. По задумке ведомства нововведения должны упростить взаимодействие ФНС и предпринимателей, ускорить документооборот. Рассказываем, какие изменения для бизнеса уже произошли в этой сфере, и какие задачи находятся в стадии реализации прямо сейчас. 

Короткая версия для предпринимателей

Новые форматы электронных документов

Внедрение ЭДО позволяет уйти от печатных документов, ускорить взаиморасчеты, а также моментально обмениваться актами, отчетами, накладными и другими бумагами как с контрагентами, так и с ФНС. Выступая на летнем Всероссийском форуме ЭДО заместитель начальника Управления ЭДО ФНС России Илья Присяжнюк отметил, что переход на цифровой формат останется добровольным, то есть закон не обязывает контрагентов обмениваться документами исключительно в электронном виде. 

Также Илья Присяжнюк отметил, что ФНС открыта для обратной связи от бизнеса в вопросах форматов электронных документов: при необходимости одним только XML власти ограничиваться не будут. На текущий момент уже утверждены форматы:

• УПД: объединяет в себе счет-фактуру, сведения из первичного учетного документа, а также документа о передаче имущественных прав или об отгрузке товаров;
• электронный счет-фактура;
• УКД – универсальный корректировочный документ, совмещает в себе корректировочный СФ и сведения об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, предоставленных услуг);
• акт о расхождении по форме ТОРГ-2;
• товарная накладная по форме ТОРГ-12;
• акт выполненных работ;
• акт сверки взаимных расчетов;
• договор в формате PDF/A-3.

Отдельные операторы ЭДО предлагают к работе электронные форматы акта приема-сдачи (единой формы законом не предусмотрено, только содержание в соответствии с ФЗ-402), бухгалтерские справки, счета-фактуры, а также специфические документы для отдельных отраслей. Например, протокол согласования цен для фармацевтики и акт о приемке выполненных работ в строительстве КС-2 и КС-3.

 На очереди разработка электронных форматов еще четырех документов: 

1. акта приема-передачи запасов (основных средств); 
2. накладной по учету движения запасов; 
3. акта рекламации (претензии);
4. спецификации.

В ФНС особенно отметили, что электронные копии документов можно будете отправлять инспекторам даже в ходе проведения контрольных мероприятий: отдельно распечатывать бумаги для этих целей не нужно.

Впрочем, бизнес с осторожностью относится к внедрению ЭДО:

• операторы не готовы разрабатывать новые форматы и поддерживать обмен непопулярными видами документов;
• расходы на внедрение ЭДО все еще слишком высоки для малого бизнеса, при этом экономический эффект от перехода для предпринимателей не особо заметен;
• все еще возникают проблемы с настройкой роуминга.

Фёдор Новиков, начальник управления электронного документооборота ФНС, уверен, что государству нужно поддерживать МСП путем создания бесплатных сервисов для создания, подписания и обмена цифровыми документами.

В третьем квартале налоговая планирует обновить формат УПД, добавить в него сведения о машиночитаемой доверенности для ситуаций, когда МЧД не направляют вместе с основным документом.

Использование машиночитаемой доверенности с 1 сентября 2023 года

ФНС не собирается переносить сроки введения машиночитаемой доверенности: с третьего квартала 2023 года при подписании цифровых документов с помощью ЭЦП физического лица нужно будет подтверждать его полномочия с помощью МЧД (подробнее о машиночитаемой доверенности вы можете узнать из нашего блога). К этому моменту бизнес должен перестроить внутренние процессы и подготовить информационные системы для работы по новым правилам.

Вообще, МЧД – это электронный файл в формате XML, в котором определяются полномочия физического лица. Файл содержит:

• реквизиты доверенности: название, номер, срок действия;
• сведения о доверителе – то есть, юридическом лице, которое наделило сотрудника полномочиями;
• сведения о поверенном – то есть, о работнике, который будет от имени компании совершать те или иные действия;
• перечень полномочий – список операций, которые может совершать физическое лицо.

Представитель Федеральной нотариальной палаты Григорий Линьков отметил, что МЧД оформляются в соответствии с ГК РФ, точно так же, как и бумажные: сам процесс с точки зрения закона остается прежним, меняются только технологии и форма. 

Сейчас МЧД уже доступна для использования в рамках B2B- и B2G-обмена в рамках эксперимента, но с сентября получить машиночитаемую доверенность должны будут все сотрудники, в полномочия которых входит оформление документов от имени организации. Подписывать документы без МЧД смогут только руководители. Оформить МЧД можно с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме» на сайте ФНС.

С 1 сентября 2023, по плану ФНС, станет доступен выпуск МЧД в порядке передоверия в системе нотариата, а также интеграция распределенного реестра ФНС и сервисов Минцифры. То есть, предприниматели смогут через личный кабинет на сайте ФНС или Нотариальной палаты отменять доверенности сразу на нескольких ресурсах, а также оформлять и скачивать МЧД в ручном режиме.

ЭДО в сфере транспорта без изменений

Представитель Минтранса Дмитрий Скачков в рамках все того же летнего форума отметил, что автоматизация цифрового документооборота в грузоперевозках является одной из самых сложных задач. Варианты ее решения обсуждают с 2018 года, но пока что серьезные изменения остаются лишь в планах:

• до 2025 года правительство планирует перейти на электронные транспортные накладные, в т.ч. для мультимодальных перевозок (то есть, когда товар доставляют разными видами транспорта);
• для оперативного подписания накладных и других документов водителями Минтранс планирует реализовать интеграцию с Госключом (точные сроки пока не озвучили);
• для обмена документами между операторами ИС ЭПД планируют не только настроить роуминг, но и закрепить законодательно обязанность операторов поддерживать роуминг – ФНС уже собрала рабочую группу для решения этого вопроса;
• в Москве в ближайшее время введут электронные путевые листы для общественного транспорта, а также будут использовать элементы телемедицины для оценки здоровья водителей на предрейсовых осмотрах;
• в Липецкой области проведут эксперимент по внедрению и использованию электронных путевых листов с учетом реальных условий.

Коротко для предпринимателя

1. В России уже действуют несколько форматов электронных документов (УПД, УКД, акты сверки взаимных расчетов, акты о приемке выполненных работ в строительстве КС-2 и пр.), на очереди – разработка и внедрение еще четырех: акта приема-передачи запасов (основных средств), накладной по учету движения запасов, акта рекламации (претензии) и спецификации.
2. Переход на ЭДО будет добровольным: использовать бумажные или цифровые документы предприниматели решат самостоятельно.
3. В ходе налоговых проверок инспекторам можно будет предоставлять не только бумажные, но и электронные документы.
4. С 1 сентября 2023 года на всех сотрудников, которые оформляют и подписывают документы от имени организации, нужно оформить МЧД – машиночитаемую доверенность. Без этого файла подписывать бумаги смогут только руководители юридических лиц.
5. Электронные транспортные накладные государство планирует ввести до 2025 года, но пока нет ни точных сроков, ни регулирующих нормативных актов.
6. В рамках эксперимента элементы ЭДО в сфере транспорта будут вводить в отдельных регионах: в Москве – электронные путевые листы для общественного транспорта, в Липецкой области – электронные путевые листы для грузовых и пассажирских перевозок.