С 1 сентября 2023 года сотрудники смогут подписывать документы личной электронной подписью, то есть руководителю не придется оформлять на них корпоративную ЭЦП. Для подтверждения полномочий потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) – электронный документ установленного формата. Рассказываем, как оформить и начать работать с МЧД.
Способы получения электронной подписи для физического лица
Сейчас для подписания цифровых документов используют обычную ЭЦП, выданную на имя организации. При этом в сертификате ЭЦП в качестве владельцев указывают и юридическое лицо (либо ИП), и сотрудника, который действует на основании бумажной доверенности.
С 1 сентября 2023 года порядок действий изменится: сотрудникам нужно будет оформить ЭЦП на себя как на физическое лицо, а для подтверждения права подписи использовать электронный вариант доверенности. Это позволит подписывать документы удаленно.
Для получения личной подписи сотрудники (в том числе на аутсорсе, то есть без официального оформления в компании) могут уже сейчас обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр, а затем к руководителю для оформления машиночитаемой доверенности.
Что такое машиночитаемая доверенность
Новый вид доверенности – это цифровой аналог обычного бумажного документа. Это защищенный файл в формате xml, где указаны сведения о доверителе, уполномоченном лице, а также его полномочиях.
Подписывает МЧД руководитель организации – директор или ИП. В дальнейшем, при сдачи отчетности или подписании счета-фактуры, сотрудник должен будет приложить к пакету электронных документов копию машиночитаемой доверенности. Требования к оформлению и использованию МЧД прописаны в 63-ФЗ.
Главное отличие МЧД от скана бумажной доверенности – это возможность автоматической обработки сведений информационной системой или сервисом. С отсканированной копией так не получится, именно поэтому заменить машиночитаемую доверенность фотографией или скан-копией нельзя.
Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.
Как оформить машиночитаемую доверенность
Основные правила работы с МЧД утверждены постановлением Правительства № 223 от 21.02.2022 г. В частности, документ оформляет директор организации или ИП в электронной форме (XML-файл), после чего подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя (личная ЭЦП физического лица не подойдет). Подписанный документ отправляется в информационную систему для хранения. Для этих целей подойдут:
- операторы ЭДО, в том числе Небо (опция станет доступна в течение 2023 года);
- федеральные ведомства (ФНС, СФР);
- аккредитованные удостоверяющие центры;
- УЦ Казначейства или Центробанка;
- собственная ИС, в которой происходит подписание документов.
Реквизиты МЧД во многом повторяют бумажную доверенность:
- название документа;
- номер, дата подписания, срок действия (или отметка о том, что МЧД «бессрочная»);
- данные доверителя: для ИП – ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП, для организации – наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО директора и его номер СНИЛС;
- данные сотрудника – ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН и СНИЛС;
- перечень полномочий, указание на допустимость или недопустимость передоверия;
- УКЭП доверителя.
Если потребуется нотариальное удостоверение МЧД, нотариусу достаточно будет подписать доверенность своей ЭП и внести ее в систему.
Для подготовки МЧД можно воспользоваться сервисом ФНС, бухгалтерскими программами, а также возможностями оператора ЭДО.
Закон не ограничивает количество машиночитаемых доверенностей: их можно оформлять не только на штатных сотрудников, но и сторонних людей. Главное, чтобы у них была личная ЭП физического лица.
МЧД не нужно распечатывать на бумаге, либо переоформлять при смене руководства компании. Срок действия документа – любой, прописанный в самой доверенности. Если в МЧД не указан срок, то по умолчанию считается, что документ действует 1 год с момента выдачи (если доверитель не отзовет доверенность раньше).
Как работать с МЧД
Есть два способа использования машиночитаемой доверенности. Сотрудник может:
- Отправить МЧД в виде отдельного файла вместе с пакетом документов. Для этого достаточно найти доверенность в архиве системы и прикрепить к подписанным документам;
- Указать номер доверенности, если документ хранится в сторонней системе. В этом случае получателю достаточно будет ввести указанный номер и получить необходимые данные. Например, срок действия МЧД, полномочия сотрудника, а также данные подписи руководителя.
Уже сейчас МЧД можно использовать для сдачи налоговой отчетности: для этого директор должен заранее зарегистрировать документ в ИФНС, чтобы сотрудники налоговой успели её принять и оформить. Правила работы с МЧД для ФНС утверждены в Приказе от 30.04.2021 г., а для ФСС – опубликованы на сайте ведомства. Остальные площадки, системы и госпорталы должны разработать правила обращения с МЧД к 1 сентября 2023 г.
При большом документообороте нет необходимости прикладывать МЧД к каждому отправленному документу – достаточно один раз подписать соглашение с контрагентом, в котором указать номер МЧД, а также рекомендации по ее поиску в той или иной системе.
Отзыв доверенности
Если полномочия сотрудника закончились или изменились, директор или ИП может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого нужно направить соответствующее заявление в информационную систему, в которой хранится МЧД. Форму заявления каждая система устанавливает по своему усмотрению, единого стандарта документа нет.
Инструкция для директоров юридических лиц и ИП
Если вы получили электронную подпись ФНС, Центробанка, то уже готовы к работе по новым стандартам. Теперь нужно:
- следить за подписью и своевременно обновлять;
- обеспечить сотрудников подписями юр. лица, если они работают на порталах, которые пока что не принимают МЧД (например, ЕГАИС, Федресурс, ЕИС, Росреестр и пр.);
- оформить сотрудникам ЭП физических лиц и выдать им МЧД – это позволит работать с ФНС, ФСС, системой ЭДО с контрагентами.
Если подписи ФНС (Центробанка) еще нет, то за пару недель до окончания срока действия текущей ЭП нужно оформить подпись в соответствии с обновленным законодательством. Для этого можно обратиться в ФНС, в аккредитованные центры или Центробанк. После этого действуйте так, как описано выше.
Инструкция для сотрудников и уполномоченных лиц
Большинство порталов, торговых площадок, систем ЭДО только учатся принимать и обрабатывать МЧД, поэтому возможны две ситуации: система уже принимает МЧД или еще не принимает. В первом случае можно подписывать документы подписью физического лица с приложением МЧД (например, при сдаче отчетности в ФНС и ФСС, при ЭДО с контрагентами), во втором – следует использовать ЭП юридического лица, оформленную на конкретного сотрудника, без МЧД.
