Бизнес часто сталкивается со сложностями при внедрении электронного документооборота. Например, нужно выбрать оператора, который поддерживает ЭДО при работе с крупными контрагентами, или устанавливать дополнительный софт. Рассказываем, как избежать этих трудностей с помощью программы «Доки».
Электронный документооборот без дополнительных установок
«Доки» — это система электронного документооборота, которая работает без установки дополнительного ПО на компьютер. Пользователи проходят регистрацию, а затем открывают веб-версию, вводят пароль и логин, чтобы обмениваться документами внутри компании или с контрагентами. Например, руководитель в отъезде, но нужно срочно подписать документы. Поставить подпись получится с любого устройства, а не носить с собой ноутбук с установленным программным обеспечением.
Пользователи могут выбрать 3 варианта работы с программой:
- Веб-версия. Можно работать с любого компьютера без привязки к бухгалтерской программе или приложению. Нужен только доступ к интернету.
- 1С и веб-версия. «Доки» синхронизируются с 1С в режиме реального времени. Например, директор подписывает документ через веб-версию, а бухгалтер моментально увидит это в 1С.
- Мобильная версия. Есть возможность подтверждения и просмотра документов. Параллельно идет доработка функциональности, чтобы пользователи могли выполнять больше действий.
Пользователи могут интегрировать «Доки» с 1С, чтобы создавать и отправлять документы напрямую из программы. Для этого не понадобятся программисты и сложные технические действия, а за использование не придется доплачивать. При этом сотрудники могут разграничить работу. Если кому-то не нужна 1С, то можно работать с документами в веб-версии сервиса.
Если в компании используют разные программы от 1С, то с помощью «Доков» настраивают документооборот между всеми решениями. Например, если менеджеры по продажам используют «1С: Управление нашей фирмой», то из этой версии можно переслать акты, договоры, счета бухгалтеру, который используют бухгалтерскую программу.
Если компания использует для работы CRM, программы по управлению складом и другие электронные сервисы, то можно настроить интеграцию по API.
Облачный архив для хранения данных
Все документы, отправленные и полученные от контрагентов находятся в облачном хранилище. Это экономит место на компьютере или в 1С, а также защитит от потери данных в случае поломки компьютера или потери доступа к программе.
Это удобно, если предприниматели используют ЭДО в нескольких программах и веб-версии, так как документы всегда в доступны, даже если нет прямого доступа в 1С или к рабочему компьютеру.
Регулируемый доступ для пользователей
Администраторы могут настроить в сервисе индивидуальный доступ для пользователей. Например, менеджер подтверждает данные в документе от поставщика, а бухгалтер подписывает и принимает этот документ к учету. Также можно сделать настройки, чтобы сотруднику на согласование поступали документы нужной формы или от определенных контрагентов.
Настройка доступа — это работа без пауз и остановок. Если один из руководителей остался без интернета, то главбух оперативно подпишет нужные документы, а бизнес-процессы не остановятся.
Маршруты согласования для документов
Есть бизнес-процессы, где участвуют несколько отделов, и иногда требуется, чтобы кто-то из сотрудников подтвердил корректность документа от поставщика, прежде чем бухгалтер его подпишет. Опция «Маршруты согласования» позволяет проводить документ по всем этапам согласования между сотрудниками, чтобы не пересылать по почте или мессенджерам. Это экономит огромные ресурсы времени, так как конечный пользователь получает документ после того, как все ответственные подтвердят правильность или согласуют условия.
Пользователи могут настроить маршруты для исходящих и входящих документов, чтобы контролировать каждый этап согласования документа.
Роуминг со всеми системами ЭДО
Предприниматели иногда сталкиваются с проблемой роуминга в электронном документообороте. Например, не всегда удается настроить обмен документами с крупными поставщиками или клиентами, которые используют определенных операторов ЭДО. В итоге приходится пользоваться услугами разных сервисов, а это дополнительные денежные и временные затраты.
Разработчики программы «Доки» решили эту проблему. Предприниматели могут взаимодействовать с пользователями разных операторов:
Нужно зайти в личный кабинет → выбрать раздел «Контрагенты» → найти нужное ООО или ИП → появится список действующих идентификаторов данного контрагента с названием оператора ЭДО → выбрать нужный идентификатор для начала работы.
Коротко для предпринимателя
В сервисе можно настроить маршруты согласования документов: сотрудники получают документ на подпись после всех этапов подтверждения со стороны ответственных отделов.
«Доки» — сервис для электронного документооборота, который работает в режиме веб-сервиса без установки ПО, а также может быть встроен в 1С.
Все данные хранятся в облачном архиве.
Возможно взаимодействие со всеми операторами ЭДО.
