1С‑ЭПД: как подготовиться к электронным перевозочным документам

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и другие перевозочные документы придется оформлять только в электронном виде. Закон уже подписан, и сейчас лучшее время разобраться, как к этому подготовиться. Рассказываем, что такое 1С‑ЭПД, почему он нужен даже тем, кто только нанимает машины, и как работать с электронными документами прямо в «1С:Фреш».

Короткая версия

Что такое 1С‑ЭПД

1С‑ЭПД — это сервис для работы с электронными перевозочными документами. С его помощью можно создавать, подписывать и отправлять:

• электронные транспортные накладные (ЭТрН);
• электронные сопроводительные ведомости;
• электронные наряд‑заказы;
• электронные путевые листы, заказ‑наряды, заявки и договоры фрахтования.

Все операции проходят через ГИС ЭПД — государственную информационную систему, которая собирает и хранит такие документы. Единой точкой подписания, отправки и получения становится ваша программа 1С. Никаких лишних порталов — все делается прямо в знакомом интерфейсе.

Кому нужен 1С‑ЭПД

Сервис пригодится всем, кто участвует в перевозке грузов:

• сотрудникам, которые отгружают, перевозят и принимают грузы — водителям, кладовщикам, экспедиторам. Им удобно подписывать документы с телефона через мобильное приложение.
• бухгалтерам — они получают готовые закрывающие документы в электронном виде, не ждут бумажных накладных и могут сразу принимать к учету.

Если ваша компания организует хотя бы одну перевозку (своим или чужим транспортом), то без такого сервиса с 2026 года будет сложно.

Какие задачи решает 1С‑ЭПД

Сервис автоматизирует работу с перевозочными документами и избавляет от бумажной рутины:

1. Создает документы в утвержденных форматах — вы не ошибетесь с реквизитами, система сама проверит правильность заполнения.
2. Обменивается документами через оператора ЭДО: отправляет контрагентам и сразу передает в ГИС ЭПД.
3. Позволяет подписывать документы всем участникам: грузоотправителю, перевозчику, водителю, грузополучателю. Подходит как квалифицированная, так и неквалифицированная электронная подпись.
4. Уведомляет о движении груза. Вы видите и контролируете, на каком этапе подписание и где находится документ.

Как это работает на практике

Процесс выглядит просто и прозрачно:

1. Отправитель оформляет электронную транспортную накладную в 1С и отправляет ее перевозчику и грузополучателю.
2. Перевозчик подтверждает, что принял груз к перевозке, а при необходимости вносит изменения (замена машины, водителя, переадресация).
3. Получатель после доставки уведомляет о принятии или непринятии груза.
4. Перевозчик фиксирует факт передачи груза, а если груз передан частично — отражает это.

Все операции выполняются в конфигурации 1С без выгрузок и преобразований. Каждому документу присваивается QR‑код. Инспектор ГИБДД может отсканировать его с телефона водителя и сразу увидеть все данные — бумажные копии больше не нужны.

Преимущества для бизнеса

Переход на электронные перевозочные документы дает реальные плюсы:

• Скорость. Оплата транспортной компании приходит в среднем на 20 дней быстрее — документы не теряются и не ждут своей очереди на почте.
• Прозрачность. Каждый этап перевозки виден в реальном времени. Если маршрут или дата доставки меняются, все участники получают уведомления мгновенно.
• Экономия. Никаких расходов на бумагу, распечатку и курьерскую доставку.
• Безопасность. Электронная подпись и QR‑код защищают от подделок. Каждый документ хранится в защищенном архиве 1С, а не в папке с бумагами.
• Упрощенные проверки. Налоговая и другие контролеры могут получить документ прямо из ГИС ЭПД — не нужно предоставлять бумажные копии.

Сколько стоит 1С‑ЭПД

Стоимость зависит от выбранного тарифа. Есть два варианта:

1. Постоплата — 7 рублей за один документ, то есть платите только за использованные документы.
2. Предоплаченные пакеты на 12 месяцев — цена за документ снижается:

Тарифы действуют до 31.08.2026 года, а с 1 сентября вся отрасль переходит на электронные документы. Для старта можно выбрать постоплату — она не требует предварительной оплаты.

Как подключить 1С‑ЭПД 

Процесс несложный, но лучше провести его заранее, чтобы спокойно работать к моменту обязательного перехода.

1. Заключите договор с оператором ЭДО.
2. Выпустите электронные подписи для сотрудников, которые будут подписывать документы: водителей, экспедиторов, бухгалтеров. Подойдет как КЭП, так и НЭП (например, через «Госключ»).
3. Настройте обмен с контрагентами — отправьте им приглашение к обмену через 1С‑ЭДО и дождитесь подтверждения.
4. Установите мобильное приложение «1С‑ЭПД» на смартфоны или планшеты водителей и сотрудников склада. Приложение доступно для iOS и Android. Сейчас оно работает с электронными транспортными накладными и путевыми листами.

В каких программах работает 1С‑ЭПД

Сервис поддерживается во всех популярных конфигурациях 1С:

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:ERP;
• 1С:Управление автотранспортом;
• 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП;
• и многие другие.

Если вы используете другие приложения на платформе «1С:Предприятие 8», 1С‑ЭПД можно встроить и туда.

Важные сроки: когда готовиться

Электронные перевозочные документы уже можно использовать с 1 сентября 2022 года — тогда начали действовать правила обмена и утверждены форматы. Но ключевая дата для бизнеса — 1 сентября 2026 года. Именно с этого дня, согласно Федеральному закону № 140‑ФЗ, транспортные накладные и экспедиторские документы нужно будет оформлять только в электронном виде через ГИС ЭПД.

Если вы еще не начали работать с ЭПД, сейчас самое время протестировать сервис, настроить подписи и подключить контрагентов. К осени 2026 года вы уже будете спокойно работать в новом формате, а не догонять изменения в спешке.

Если ваша компания организует перевозки чужим транспортом или работает как диспетчер, обязательно прочитайте нашу статью о реестре экспедиторов. Там мы подробно рассказали, кто должен регистрироваться с 1 марта 2026 года, какие штрафы грозят за работу без реестра и как новые правила проверки грузов изменят привычные процессы.

Коротко для предпринимателя и бухгалтера

1. Готовьтесь к обязательному переходу заранее. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и другие перевозочные документы можно будет оформлять только в электронном виде. Если начнете настраивать 1С‑ЭПД и подключать контрагентов сейчас, к осени будете работать без спешки и лишних ошибок.
2. 1С‑ЭПД работает прямо в программах «1С:Фреш». Вам не нужно осваивать отдельные порталы. Все документы создаются, подписываются и отправляются в привычной учетной системе. Водители и экспедиторы могут подписывать документы с телефона через мобильное приложение.
3. Экономия времени и денег очевидна. Документы не теряются, оплата от контрагентов приходит быстрее, а проверки на дороге проходят по QR‑коду без бумажных копий. Стоимость старта — от 7 рублей за документ при постоплате, есть и пакетные тарифы с более низкой ценой.