Подписывать отчеты в 1С может только директор, что создает неудобства в распределенной команде. Решением является многопользовательский режим в «1С-Отчетность», позволяющий бухгалтерам самостоятельно подписывать и отправлять документы. Рассказываем, как это организовать в вашей компании.
Как подписывать документы, если директор и бухгалтер в разных городах
По закону, только директор компании или ИП имеет право подписывать отчеты для контролирующих органов. Например, в ФНС или СФР. Как правило, сами отчеты готовят другие сотрудники и чаще всего это делают бухгалтеры.
Специалисты не всегда находятся в одном офисе и даже в одном городе. Иногда разные сотрудники сдают отчеты в разные структуры: один в налоговую, а другой в социальный фонд. И получается, что бухгалтеры готовят документы, а затем директор заходит в 1С и подписывает отчеты. Это не всегда удобно и требует дополнительного времени.
В сервисе «1С-Отчетность», который встроен в каждую программу 1С, можно настроить «Многопользовательский режим», чтобы у специалистов появилась возможность подписывать и отправлять отчеты самостоятельно.
Как работает многопользовательский режим в «1С-Отчетность»
Для этого сотрудники оформляют МЧД и электронную подпись, а затем руководитель дает разрешение на подпись документов от лица компании. После этого специалисты смогут самостоятельно формировать отчеты, ставить подпись и отправлять в контролирующие органы.
Пользователи 1С используют многопользовательский режим в разных конфигурациях 1С:
- «Бухгалтерия предприятия 3.0 начиная с 3.0.141.33»,
- «Бухгалтерия государственного предприятия 2.0 начиная с 2.0.92.49»,
- «Зарплата и управление персоналом 3.1 начиная с 3.1.27.51»,
- «ERP 2.5 начиная с 2.5.12.111»,
- «Комплексная автоматизация»,
- «1С:Камин»,
- Другие конфигурации, в которых используется библиотека регламентированной отчетности начиная с БРО 1.2.1.185.
Доступен вариант подключения от 2 до 9 пользователей, а также от 10 пользователей. В сервисе есть возможность разграничить роли для сотрудников:
- Пользователь. Подписывает и отправляет отчеты в контролирующие органы, обменивается письмами.
- Администратор. Разграничивает доступы для каждого пользователя.
Как настроить многопользовательский режим в «1С-Отчетность»
Для работы с многопользовательским режимом нужно оформить электронную подпись для сотрудников, а также машиночитаемую доверенность (МЧД), чтобы была возможность отправлять отчеты от организации. Электронную подпись оформляют в Удостоверяющих центрах (например, в Небо), а заявление для МЧД создают в 1С.
Для настройки режима нужно зайти в раздел «Заявление на подключение» → «Пользователи» → «Многопользовательский режим».
До подключения режима нужно создать или добавить в 1С:
«МЧД ФНС» и «МЧД СФР или «Единая МЧД», а также сертификат электронной подписи для физического лица.
Пользователь-администратор (Руководитель) отправляет «Заявление на подключение или изменение (с настройками МР)».
Пользователь с МЧД на основании приглашения формирует «Заявление на подключение».
Затем сотрудник с МЧД и Руководитель проверяют настройки:
Наличие всех подписантов в учетной записи ФНС. Путь: «Отчеты» → «Регламентированные отчеты → «Настройки» → «Настройки обмена с контролирующими органами» → «Расширенные настройки» → «Настройки обмена с ФНС, Росстатом и СФР (бывш. ПФР).
Добавить МЧД в настройки обмена СФР (бывш. ФСС). Путь «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Настройки» → «Настройки обмена с контролирующими органами» → «Расширенные настройки» → «Настройки обмена с СФР (бывший ФСС)».
В реквизитах организации в подписантах ФНС выбрать несколько пользователей и добавить сотрудника с МЧД. Путь «Главное» → «Настройки» → «Организации».
После этого можно работать с отчетами в многопользовательском режиме. Если вам нужно настроить многопользовательский режим в сервисе «1С-Отчетность», то звоните или пишите в WhatsAPP* по телефону 89949991762 или на почту support@nebopro.ru
*принадлежит Meta, признанной экстремистской и запрещенной в России.
Коротко для предпринимателя
- Легальное делегирование. Вы можете наделить бухгалтера правом подписи отчетов от имени компании с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД), не нарушая требований закона.
- Экономия времени. Директор больше не участвует в рутинном процессе подписания каждого документа, что ускоряет сдачу отчетности.
- Удобство для удаленной команды. Режим позволяет бухгалтерам и директору работать из разных городов без потери оперативности.
