Дистанционный формат работы внес свои коррективы в привычное взаимодействие между коллегами, начальством и работниками. Цифровые коммуникации стали обыденностью, однако не всегда собеседники придерживаются элементарных норм этикета. Расскажем, как остаться в рамках экологичного общения в онлайне, сохранить вежливость и субординацию при общении с коллегами.
Законы письменного взаимодействия
Мессенджерами и рабочими чатами сейчас никого не удивить, поэтому старайтесь соблюдать правила делового этикета при переписке:
- Не забывайте о часовых поясах. Если компания большая, а сотрудники находятся в разных частях страны, то график каждого из них может существенно отличаться. Если у адресата глубокая ночь, повремените с отправкой текста, в крайнем случае, воспользуйтесь функцией отложенного сообщения или доставкой без звука.
- Проверяйте статусы – если человек «занят», то тревожить его по незначительным вопросам не стоит. Лучше подождать.
- Не разбивайте текст на отдельные сообщения. Во-первых, это неудобно. Во-вторых, мессенджер может посчитать такой поток однострочных посланий за спам и временно заблокировать доставку.
- Первый контакт особенно важен. Если пишете человеку впервые, не забудьте представиться и в первом же сообщении сформулировать основную мысль: кто вы, зачем написали, что ждете от адресата.
- Голосовые сообщения только с разрешения. Не всегда текстом можно быстро и понятно изложить свой месседж. В таких случаях не спешите записывать голосовое – сначала спросите у собеседника, не возражает ли он, готов ли прослушать сообщение.
- Нейтральное изложение – залог успеха. Строгий официоз напрягает, дружеский тон расслабляет и не позволяет всерьез воспринимать послания. Поэтому лучше всего использовать нейтральный стиль разговора – не злоупотребляйте неформальными приветствиями, эмодзи, стикерами, неформальным сленгом.
- Обращайте внимание на интонации. Да, текстом эмоции передавать сложно, поэтому не стоит экономить на знаках: краткие фразы часто воспринимаются как раздраженные, равнодушные, а точку в конце предложения собеседники часто понимают как акт агрессии.
Наконец, не забывайте об ответах. Даже если нет времени на полноценное общение, отпишитесь собеседнику: «Добрый день! Отвечу чуть позже, сейчас занят». Для удобства подобные фразы можно добавить в быстрые сообщения – в некоторых мессенджерах и чатах есть подобные функции.
Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.
Общения в рабочих чатах с множеством участников
Правила письменного общения, о которых мы уже говорили, работают и в больших чатах. Но есть здесь и свои особенности, которые возникают при взаимодействии нескольких человек в одном виртуальном пространстве:
- Не флудите. Флуд – это разговоры не по теме, на любые отвлеченные от рабочего процесса темы. Например, бесконечные поздравления с праздниками – если хотите сказать несколько теплых слов, напишите в личные сообщения. В рабочих чатах обсуждайте только организационные и деловые вопросы.
- В рабочее время включайте уведомления. Так вы не пропустите сообщение от участников. В выходные, наоборот, звук можно смело выключить. Вообще, писать в корпоративный чат вне рабочего графика – моветон.
- Для личных вопросов есть приватная переписка. Нужно уточнить информацию у конкретного человека? «Уйдите» в личные сообщения. Не отвлекайте остальных от работы, не обсуждайте в общем чате темы, которые не представляют интереса для остального коллектива.
- Помните про теги. Во-первых, можно «тегнуть» участников, которые могут быть в курсе вопроса или заинтересованы в данном обсуждении. Во-вторых, можно поставить метки по темам, чтобы другие сотрудники могли быстро найти все сообщения по конкретному проекту или мероприятию.
Этикет интернет-звонков
Голосовыми и текстовыми сообщениями все рабочие вопросы не решить – иногда коллегам приходится звонить с помощью мессенджеров или по телефону для экономии времени. Как быть в этой ситуации с точки зрения норм поведения?
- договоритесь о беседе в удобное для всех время;
- обсудите формат – аудио или видеозвонок, связь в конкретном мессенджере и пр.;
- предупредите сообщением, если дело срочное – напишите собеседнику, что хотите, как можно быстрее обсудить вопрос с помощью звонка.
Особенно важно соблюдать этикет при видеозвонках, так как они максимально вторгаются в приватную жизнь собеседника. Люди могут испытывать тревогу по поводу своего образа на экране, поэтому по возможности такой формат общения лучше избегать (если только собеседник не настаивает на обратном).
Если же ваше руководство любит онлайн-планерки с видеосвязью, либо вам регулярно приходится «светить лицом», то отведите себе отдельное место для подобного общения: нужен хороший свет, гармоничный интерьер (или просто нейтральный фон), а также отсутствие посторонних шумов. Черный фон и выключенная камера на групповых созвонах – это неуважение к коллективу.
Если фоновый шум может помешать беседе, поставьте звук в режим рации – включайте микрофон только при нажатии на кнопку.
Кратко о цифровом этикете
Если нужно связаться с коллегами удаленно – неважно, написать в чат, сделать аудио или видеозвонок, записать голосовое сообщение – подумайте, как бы вы вели себя при общении лицом к лицу. Придерживайтесь тех же принципов деловых коммуникаций. Если вы обычно при встрече с коллегами не рассказываете анекдоты и не показываете фотографии с майских шашлыков, то и в чатах делать этого не стоит.
Поставьте себя на место коллег: вам понравится звонок в ночное время или в законный выходной? Устроит ли общение без приветствия или в сухом, деловом тоне? Вызовет ли желание ответить голосовое сообщение с пометкой «срочно», когда вы за рулем или заняты работой?
Цифровой этикет пока еще слишком молод. Многие нормы общения еще не успели закрепиться. Поэтому относитесь к собеседникам с пониманием. В некоторых случаях не стесняйтесь озвучивать свои пожелания: например, напишите коллеге или начальнику, что после 6 вечера вы не обсуждаете рабочие вопросы.
