Что такое диаграмма SIPOC

Иногда у бизнеса нет под рукой сервиса автоматизации, чтобы проанализировать процессы и найти ошибки в работе. Поэтому можно использовать средства, которые технически не так сложны. Рассказываем про диаграмму SIPOC, которая поможет найти точки роста и исправить недочеты в работе компании. 

Короткая версия

Что такое диаграмма SIPOC

Диаграмма SIPOC — это инструмент, который помогает разделить бизнес на составные части, а название появилось от английских слов:

• S — Supplier (поставщик).
• I — Input (вход).
• P — Process (процесс / этап процесса).
• O — Output (выход).
• C — Customer (заказчик или клиент).

Предприниматели часто смотрят на компанию, как на монолитный блок, а диаграмма разделяет работу на несколько частей. Это помогает отдельно рассмотреть каждое звено в работе и найти способы улучшения. В итоге повышается общая эффективность. 

Построение диаграммы SIPOC на примере концертного агентства

Например, организатор метал-концертов в Ижевске решил понять, почему мероприятия уходят в минус. Он составил диаграмму, проанализировал каждый этап и пришел к выводу, что уделяет мало внимания первому шагу — поставщика, то есть не смотрит количество прослушиваний группы, не выясняет сборы команды в других городах и старается делать эксклюзивные привозы из Москвы в Ижевск, а дешевле привезти группу, когда она в туре. 

Для чего нужна диаграмма SIPOC

Диаграмма SIPOC — это инструмент, чтобы контролировать и корректировать бизнес-процессы. Если в компании несколько отделов или разные сотрудники работают над одним делом, то это лучше визуализировать. Так будет удобнее работать над общей целью:

• Настроить очередность процессов. Иногда бизнес не получает результат, потому что процессы происходят не вовремя. Например, организатор концерта сначала спрашивает группу про даты, а в клубе эти числа уже заняты. Лучше сначала обратиться в клуб и узнать свободные дни в ближайшие месяцы.
• Обнаружить слабые места. Диаграмма разбивает бизнес на этапы, которые надо проанализировать. Так получится найти моменты, которые снижают эффективность. Организатор концерта понимает, что всегда соглашается на условия группы, а можно предлагать свои, чтобы не уходить в минус.
• Найти точки роста. Если разбираться в каждом этапе, то получится улучшить все составляющие работы. Например, 90% посетителей покупают билеты онлайн, и лучше отказаться от продажи бумажных, чтобы не тратить лишние средства на типографию.
• Добиться одинакового понимания процесса. Если у вас команда, то каждый участник поймет с помощью диаграммы, как устроены процессы, и у сотрудников сложится одинаковая картина происходящего. Например, таргетолог поймет, что не надо рекламировать дэт-метал для посетителей фестиваля «Нашествия» — не придут даже из любопытства. 

Как описать бизнес-процессы и построить диаграмму SIPOC

Собственники разбивают весь бизнес на этапы, чтобы собрать информацию для построения SIPOC:

• S (поставщик) — люди или другие компании, которые предоставляют материалы для процесса.
• I (вход) — Все, что будет использовать бизнес для работы.
• P (процесс) — этапы, которые превращают информацию в продукт или услугу.
• O (выход) — продукт или услуга, которые хотят получить заказчики.
• C (клиент) — люди или компании, которые покупают готовый продукт или услугу.

Разберем, как построить диаграмму SIPOC за 5 шагов на примере онлайн-бухгалтерии Небо:

Шаг 1. Определите поставщиков

Онлайн-бухгалтерия использует 2 вида поставщиков:

• Контролирующие органы. Клиенты с помощью сервиса отправляют отчеты в ФНС и СФР. Поэтому разработчики настраивают процессы для обмена информацией с этими ведомствами.
• Операторы. Обмен информацией поддерживают  операторы отправки отчетности, а еще есть поставщики, которые выпускают электронные подписи и МЧД для работы с документами.

Шаг 2. Пропишите, кто стоит на входе

Онлайн-бухгалтерия берет у поставщиков технологии, которые помогают в работе с контролирующими органами. Например, предприниматель заполняет декларацию на «упрощенке», загружает документ в сервис, подписывает его с помощью электронной подписи и отправляет в налоговую, получает уведомление о принятии отчета или требование, чтобы внести коррективы.

Шаг 3. Опишите, как устроен процесс

В сервисе бухгалтерской отчетности несколько направлений:

• Аналитики смотрят изменения в законодательстве и описывают корректировки в работу сервиса.
• Программисты онлайн-бухгалтерии занимаются разработкой, чтобы синхронизировать сервис с технологиями поставщиков, а также внедрить другие функции для пользователей. Например, календарь отчетности или автоматический поиск ошибок в декларации.
• Маркетологи рекламируют сервис и приводят лиды. 
• Менеджеры по продажам продают тарифы к сервису. 
• Руководители думают про стратегию развития.

Шаг 4. Какой продукт на выходе

Результат процесса — это сервис онлайн-бухгалтерии для отправки отчета в контролирующие органы, а также для ведения бухгалтерии на  «упрощенке».

Шаг 5. Заказчики и клиенты

Собственники выделяют 2 вида клиентов для онлайн-бухгалтерии:

1. Предприниматели на УСН. Ведут самостоятельный учет или покупают сервис для работы своего бухгалтера.
2. Бухгалтеры. Покупают сервис, чтобы вести бухгалтерию для своих клиентов.

Шаг 6. Распишите подробно каждый этап процесса

Нужно детально разобрать каждый этап работы, чтобы получить эффект от построения диаграммы. Например, собственники недовольны количеством новых клиентов. Значит, нужно подробно разобрать процесс продаж. 

Стройте диаграмму вместе с командой. Если над проектом работает несколько сотрудников, то привлекайте каждого к этой работе. Сотрудники подскажут сильные или слабые места, а также трудности в своей работе. Это поможет исправить ошибки.

Где построить SIPOC-диаграмму

Для построения можно использовать любой графический редактор. Если в компании есть дизайнер, то он построит SIPOC в Figma или Photoshop. Есть сервисы, чтобы построить диаграмму самостоятельно в режиме онлайн:

Lucidchart. Сервис для создания схем и диаграмм. В сервисе есть готовые шаблоны для создания SIPOC-диаграмм. Можно вести совместные проекты с командой , вносить правки и общаться в чате, но в платной версии от 8 долларов.

Фрагмент бесплатного шаблона в Lucidchart

Creately. Сервис для создания схем и диаграмм, который больше подходит уверенным пользователям. Дело в том, что в бесплатной версии можно сделать только 5 проектов, а чтобы наладить командную работу и получить доступ к шаблонам, придется заплатить 5 долларов. При этом в самом сервисе довольно тяжело разобраться. Поэтому новичкам он не подойдет.

В Creately можно построить детальную диаграмму для анализа поставщиков.

Asana. Сервис для командной работы, чтобы ставить задачи и отслеживать выполнение. Кроме этого, в сервисе можно строить и диаграммы. Есть готовые шаблоны, а для командной работы придется купить платную за 11 долларов.

Пример шаблона SIPOC-диаграммы в сервисе Asana

Плюсы и минусы SIPOC-диаграммы

Плюсы:

• Простота. Диаграмма просто и доступно показывает бизнес-процессы, чтобы подробно изучить каждый шаг.
• Удобный поиск проблем. У каждого этапа есть ответственный и можно найти слабые места, чтобы это исправить.
• Распределение ролей. Диаграмма разбивает процесс на этапы, и каждый член команды понимает свою роль в общей работе.

Минусы:

• Подходит не для каждого бизнеса. Есть в компании сложные и разветвленные процессы, то сложно уместить это в диаграмму SIPOC. Также это касается небольшого бизнеса с минимальными процессами.
• Упрощение процессов. Это простая диаграмма и это может привести к излишнему упрощению бизнес-процессов.
• Отсутствие аналитики. Этот способ нельзя автоматизировать, а только найти точки, которые можно улучшить.

Коротко для предпринимателя

Это только визуализация процесса без аналитики.

Диаграмма SIPOC — инструмент для того, чтобы наглядно увидеть из чего состоят бизнес-процессы.

Инструмент помогает проанализировать каждый шаг, чтобы найти слабые места или точки роста.