Сдаем отчетность в ПФР через интернет

В 2016 году сдавать отчетность в ПФР в электронном виде обязаны те организации, в которых количество наемных работников превышает 25 человек. Однако сдать отчет в ПФР электронно могут и организации с меньшим количеством сотрудников. Причем ПФР настойчиво рекомендует всем переходить на электронную отчетность.

Почему сдать отчет в ПФР через интернет удобно самому страхователю?

Многие до сих пор с ужасом вспоминают очереди в пенсионный фонд в последние дни сдачи отчетности, ошибки, обнаруженные в отчетах в последний момент, пачки бумаги, которые приходится перепечатывать по нескольку раз – и каждый раз отвозить и снова ждать.

Если же сдать отчет в ПФР через интернет, то страхователь избавляется не только от очередей. Все отчеты можно предварительно проверить специальной программой, которая бесплатно предоставляется самим отделением пенсионного фонда. Если же ошибка все-таки обнаружена, исправление ее занимает считанные минуты, поскольку все данные есть в компьютере. Кроме того, распечатывать отчеты не обязательно. Нет необходимости хранить тонны отчетов, путаясь в версиях.

Работа бухгалтера становится более комфортной, спокойной и размеренной. Он в своем темпе, без спешки и суеты готовит отчет, отправляет его в удобное время, не тратя силы на походы в пенсионный фонд.

Кроме того, программа фиксирует время отправки отчета, поэтому в спорных случаях компания легко сможет доказать своевременность сдачи отчета и избежать штрафных санкций. Особенно актуально это, если документы сдаются в последние дни. При сдаче бумажного отчета бухгалтер просто может не попасть на прием из-за большой очереди, даже если успел подготовить все вовремя. Или во время проверки инспектор обнаружит ошибки, а времени исправить их уже не будет.

Что нужно, чтобы сдать отчет в ПФР электронно?

Отправить электронную отчетность работодатель может непосредственно на сайте ПФР.

Для этого необходимо специальное программное обеспечение, которое позволяет создавать отчеты в требуемых ПФР форматах и криптографическое ПО для шифрования данных, имеющее сертификат ФСБ.

Далее требуется заключить договор с удостоверяющим центром для создания и поддержки ключей электронной подписи. В компании требуется приказом назначить ответственное лицо. В его Функции входит организация и защита от несанкционированного доступа всего оборудования, рабочего места и электронных носителей. Обязательно также заключить соглашение с территориальным органом ПФР об обмене электронными документами.

Другим способом отправки отчетности в ПФР является использование специальных программ и сервисов. Многие бухгалтерские программы предоставляют возможность отправки отчетов непосредственно из интерфейса самой программы.

При этом требуется услуга специального оператора, который предоставит свои сервера для выполнения необходимых операций. Выбирая поставщика услуг отправки электронной отчетности, следует обратить внимание на следующие моменты:

• компания должна быть включена в официальный список операторов электронной отчетности;
• интерфейс программного обеспечения для отправки отчетов должен быть удобным и понятным;
• состав услуг должен быть оптимальным именно для вашей компании, чтобы не переплачивать за ненужные вам возможности.

Плюсом использования специального ПО является интерактивность работы. Пользователь может не только отправлять отчеты, но и вести настоящий диалог с пенсионным фондом: проводить сверки, получать выписки и даже консультироваться с сотрудниками ПФ. О возможностях каждой конкретной программы и сервиса следует узнавать особо. Кроме того, практически все программы имеют функцию автоматического обновления. Поэтому в вашем распоряжении всегда будут актуальные формы бланков и документов.

Обратите внимание: каким бы образом Вы не отправляли отчетность, файлы необходимо подписать, используя электронную подпись. Электронная подпись для ПФР является аналогом личной подписи и печати на бумажных документах. Она позволяет однозначно идентифицировать подлинность документов и отчетов, отправляемых через интернет.

Электронная подпись для ПФР: как оформить?

Изготовлением и сертификацией ключей электронной подписи, в том числе для ПФР, занимаются специализированные удостоверяющие центры. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, лучше взять список удостоверяющих центров в вашей инспекции ПФР. Далее можно сравнить стоимость и сроки оформления сертификата.

Имейте в виду, что изготовление и сертификация ключа ЭЦП (электронной цифровой подписи) может занять до 10 дней, поэтому следует начать процедуру заранее, не откладывая на последний день сдачи отчетности.

Ключ ЭЦП понадобится не только для сдачи отчетов в ПФР в электронном виде. Практически любое взаимодействие компании с органами власти посредством электронных каналов связи происходит с использованием электронной подписи. Поэтому имеет смысл решать данный вопрос комплексно, чтобы ваш ключ удовлетворял сразу все текущие потребности.

Взаимодействие с ПФР через телекоммуникационные сети – это способ существенно оптимизировать работу бухгалтерии, сократить количество хранимых документов и время ожидания в очередях. Попробуйте и убедитесь сами!