Считаем отпускные в 2016 году

Расчет отпускных прост и сложен одновременно. Парадокс? Нет. Если все «по плану», месяцы отработаны полностью, сотрудник не болел, не получал среднюю заработную плату и тем более организованно не бастовал, то все просто. А вот на этих маленьких «тонкостях» мы потом остановимся чуть подробнее, но немного позже.

Отличия в расчете 2016 года

Расчет отпускных в 2016 году отличается от предыдущего, 2015 года тем, что при исчислении среднедневного заработка мы должны индексировать заработную плату сотрудника (это не законодательная новинка). Это происходит в том случае, если во всей организации поднимали заработную плату, оклады, почасовые ставки. Если же заработная плата сотруднику была повышена индивидуально, то этот пункт его не касается. Расчет коэффициента индексации прост. Новый оклад сотрудника, делится на предыдущий, и получается коэффициент.
Рассмотрим данную ситуацию на примере. Всеми известный Иванов отправляется в отпуск 15 мая 2016 года. Идет отдыхать за весь год, на 28 дней, никаких дополнительных отпусков у него не предусмотрено. Оклад у него сейчас 25 000 рублей. А вот до 01 января 2016 его оклад составлял 20 000 рублей. С 01 января заработная плата поднята всем сотрудникам в организации. Месяцы, заработная плата за которые участвует в расчете – май 2015-апрель 2016. Получается, что за 8 месяцев 2015 года в расчете участвуют 20 000 рублей, а за 4 месяца 2016 – 25 000. И вот 2015 год мы и должны проиндексировать для расчета отпускных Иванову. 25 000/20 000=1,25. Вот такой коэффициент и должны мы применить. Т.е. получается, что Иванов у нас весь «предотпускной» период получал по 25 000. Вот, собственно, и все.

Изменения в 2016 году, связанные с расчетом и выплатой отпускных

Прочие изменения коснулись следующих двух вещей, и это важно! У нас ведь за все штрафы, пени. Изменений два, и касаются они сроков:
1. Теперь, с 2016 года мы платим НДФЛ, исчисленный с отпускных, не в день перечисления, а в последний день месяца перечисления, т.е. срок немного увеличат. Но, чтобы мы сильно этому не радовались, по НДФЛ нам ввели новую отчетную форму, 6-НДФЛ. Она простая, но оттуда-то налоговики и будут видеть дату удержания НДФЛ, дату выплаты конкретного дохода и дату фактического перечисления налога. Но, в общем-то, для собственно расчета отпускных это не слишком важно.
2. А вот другое изменение немного добавляет головной боли. Теперь отпускные мы должны перечислить, выдать сотруднику за 3 дня до его ухода в отпуск. И если, как в примере с Ивановым сотрудник отправляется в отпуск 15 мая 2016 – все хорошо. Заработная плата за апрель у нас уже рассчитана и даже выплачена, налоги все заплачены. А вот, если вдруг Иванов решит пойти в отпуск 01 июня… 28 мая мы должны ему выплатить отпускные. И, как ни странно, в расчете отпускных должна участвовать заработная плата за май, которая, конечно же, еще не рассчитана. Запросите промежуточный табель учета рабочего времени на Иванова, исчислите «майскую заработную плату» по 28 число, предположите, что ничего сверхординарного за 3 дня (Иванов не заболеет, не отправится в командировку и т.д.) не случится, и примите в майский расчет, то, что получилось. А по фактическому исчислению заработной платы и сдаче табеля за весь месяц откорректируйте бухгалтерской справкой с указанием, естественно, причины, эти «предположенные дни» по фактическому начислению. В большинстве случаев и пересчитывать-то ничего не придется.

Примеры расчета отпускных

Ну, а теперь посчитаем отпускные в нескольких вариантах, чтобы все «уложилось». Прежде всего, вспомним кратко теорию. Отпускные определяются, исходя из среднего дневного заработка работника за предшествующие 12 месяцев. Бывает, однако, так, что не отработавший полный год сотрудник желает пойти в отпуск. Он имеет на это право после шестимесячной работы. Тогда, просто будем делать расчет за тот период, который у нас есть. Далее, при расчете, в любом случае мы будем использовать коэффициент среднемесячного количества дней. В 2016 году он составляет 29,3 и не менялся он, начиная со 2 апреля 2014 года (до указанной даты он составлял 29,4). Он нужен для определения среднего дневного заработка. Определив его, мы умножим получившееся значение на количество дней отпуска, на которое наш сотрудник отправляется в отпуск. При этом помним, что из гарантированных всем 28 дней хотя бы 14 дней у сотрудника должны быть непрерывными. Конечно, это «забота» кадровиков, но контроль в данном случае не помешает.
В общем, теперь берем трех сотрудников одной организации, обычных в примерах Иванова, Петрова и Сидорова с разными периодами и случаями жизненными и считаем для них отпускные.

Как видим, все сотрудники (это мы сделали для простоты) имеют одинаковые начисления, к тому же с 01 января 2016 года всем сотрудникам подняли заработную плату. Только вот Петров приступил к работе с 01 октября, а Сидоров – 19 октября (у него в октябре отработано только 10 дней). К тому же в феврале 2016 года Сидоров болел.

Расчет отпуска Иванова

Итак, делаем расчет Иванову. Во-первых, вспоминаем про индексацию. Рассчитываем индекс увеличения заработной платы. Он составляется 25000:20000=1,25. Этот коэффициент применяем к заработку Иванова за май-декабрь 2015 года. Убеждаемся, что Иванов отработал все месяца полностью, не болел. Таким образом, мы получаем, что заработок Иванова, принимаемый к расчету, составляет 300 000 рублей (8*20 000*1,25+4*25 000). Теперь определяем его среднедневной заработок: 300 000 :12 :29,3= 853,24. Определяем отпускные 853,24*28= 23 890,72. Не забываем, что необходимо провести исчисление НДФЛ, начислить взносы в фонды.

Расчет отпуска Петрова

Теперь делаем расчет Петрову. Обращаем сразу внимание на то, что он-то работал неполный год, с 01 октября. Таким образом, он отработал 7 месяцев. Что изменится? Конечно, количество месяцев, которые мы будем принимать к расчету его среднего дневного заработка. Индексации он тоже подлежит. Считаем его заработок, принимаемый к расчету: 3*20 000*1,25+4*25 000 = 175 000. Определяем средний дневной заработок и помним, что он у нас работал полностью 7 месяцев: 175 000 : 7: 29,3 = 853,24. Собственно, и не удивительно, что он получился такой же, как и у Иванова. Только отправляется он у нас в отпуск на 14 дней, соответственно, его отпускные составят 853,24*14= 11945,36.

Расчет отпуска Сидорова

Теперь возьмемся за Сидорова. Во-первых, Сидоров у нас в октябре 2017 года отработал не полный месяц, он приступил к работе 19 октября. Таким образом, он отработал 10 рабочих дней, а календарных дней у него получилось 13. Поэтому при расчете его среднего дневного заработка мы будем использовать измененный коэффициент количества рабочих дней в месяце. Рассчитываем этот измененный коэффициент. Для этого количество среднее количество рабочих дней в месяце делим на фактическое количество календарных дней в октябре 2015 года (31) и умножаем на отработанное Сидоровым количество календарных дней. Мы уже знаем, что это 13. Итак, 29,3 : 31 * 13 = 12,29 (округление делаем по правилам). А еще в феврале 2016 года Сидоров болел, с 15 по 19 февраля. При этом мы помним, что компенсационные выплаты, выплаты социального характера в расчет среднего дневного заработка не принимаются. Равно, как и не принимаются дни отпуска, если они имели место быть в периоде, который мы используем для исчисления среднего дневного заработка. После этого отступления, вернемся в Сидорову. Получается, что в феврале он отработал 29 (2016 год – високосный) – 5 (календарные дни больничного)=24 дня. Поэтому для определение количества календарных дней для Сидорова в феврале (ведь месяц отработан не полностью) делаем расчет 29,3 : 29 * 24 = 24,25. Теперь все готово, делаем расчет по Сидорову, не забывая, что он также подлежит индексации. Для того, чтобы не запутаться в расчетах, составим по Сидорову отдельную табличку:

Таким образом, средний дневной заработок Сидорова получается: 155 112,5 : 183,04 = 847,42. Как видим, из-за не полностью отработанного месяца, а также больничного листа, у Сидорова средний дневной заработок отличается от Иванова и Петрова. Отпускные у Сидорова за 14 дней будут: 847,42 *14 = 11 863,88. Как мы видим, они несколько меньше, чем у Иванова, отправляющегося на те же 14 дней, но не болевшего и отработавшего полный месяц в феврале.

В общем, с основными наиболее часто встречающимися примерами мы познакомились. Расчет не слишком сложен, просто требует внимательности и аккуратности. Не забывайте, что при расчете мы используем только фактически отработанные календарные дни и фактически исчисленную за отработанные дни заработную плату. И не забывайте про сроки и исчисление налогов и взносов в фонды!