Бухгалтерская база — это данные учета за всю историю компании. База может быть под контролем бухгалтера или предпринимателя, но в обоих случаях важно делать резервную копию. Это защита данных при технических сбоях или человеческом факторе. Рассказываем, как это устроено в «1С:ФРЕШ».
Что такое резервная копия бухгалтерской базы
Бухгалтерская база — это данные бухгалтерского и налогового учета, которые хранят на компьютере или в облаке. Резервная копия базы нужна для ситуаций, когда специалисты теряют доступ к данным. Например, если компьютер вышел из строя или закончился доступ к сервису, где ведется бухучет.
Если ИП или компания ведут учет в программах «1С:ФРЕШ», то данные находятся в облаке, а резервное копирование происходит по заданному расписанию. Например, всегда сохраняются данные последние 7 дней и по окончании года. Если пользователь не вносит изменения несколько дней, то система не копирует информацию, так как последняя копия все еще актуальна. После возобновления работы, сервис сразу производит копирование данных.
Пользователи также настраивают копирование под свои запросы — раз в неделю, месяц или год. В продуктах«1С: ФРЕШ» копирование не связано с оплатой доступа к сервису. Если пользователь переходит в другой сервис или перестает оплачивать работу программы, то доступ к копии сохраняется в течение года. Это формат zip-архива(data_dunp.zip), который скачивают на свое устройство.
Как бухгалтеры и предприниматели используют резервную копию бухгалтерской базы
Пользователи «1С: ФРЕШ» используют резервную копию бухгалтерской базы в двух сценариях:
- Предприниматель. Получает полный доступ к конфигурации 1С и контролирует все данные. Если владелец решает перейти в другой сервис или заканчивает вести учет, то сохраняет копию базы на свои ресурсы, чтобы сдать оставшиеся отчеты или продолжить вести учет в другом месте. Юридические лица обязаны вести непрерывный бухгалтерский учет и если меняется бухгалтер, то данные не придется собирать заново для нового специалиста.
- Бухгалтер на аутсорсе. Если специалист ведет учет для компании, то резервная копия нужна, когда заканчивается сотрудничество. Бухгалтер сохраняет копию, передает клиентам, удаляет данные и ведет в базе другого клиента.
Резервная копия защищает пользователя от восстановления учета. Например, если пользователь переходит в другой сервис или меняет бухгалтера, то данные остаются и не придется проводить работу по восстановлению.
Как часто выполнять резервное копирование
На периодичность влияет принцип работы в компании. Если бухгалтер владеет доступом к базе, то предпринимателям лучше договориться о передаче резервной копии после определенных дат. Например, закрыли квартал, сдали все отчеты и бухгалтер передает предпринимателю резервную копию. Бывают ситуации, когда бизнес расстается со специалистом в конфликте. Если до этого сохранить резервную копию, то новый бухгалтер спокойно продолжит работу.
Если аккаунт «1С: ФРЕШ» принадлежит владельцу бизнеса, то достаточно настроить копирование, чтобы всегда была возможность скачать файл со всеми данными бухучета.
Если вас заинтересовали продукты «1С: ФРЕШ», то звоните по телефону 89949991762 или пишите на почту support@nebopro.ru
Коротко для предпринимателя и бухгалтера
- Резервная копия бухгалтерской базы — это файл с историей бухгалтерского учета за весь период существования бизнеса.
- Если потерять доступ к бухгалтерской базе, то придется восстанавливать весь учет и собирать всю документацию. Копия защищает от подобных случаев.
- В продуктах «1С: ФРЕШ» резервная копия хранится в облаке и доступна в течение года. Если бухгалтер или предприниматель заканчивают работу в сервисе, то есть возможность скачать файл и перенести данные в новый сервис.
