Выездная налоговая проверка (ВНП) может стать настоящим кошмаром для бизнеса: мероприятие проводится по месту нахождения юридического лица и ИП, а инспекторы имеют право запрашивать любые документы, проводить осмотры, допросы, инвентаризацию и выемки. Обычно налоговики отправляются на ВНП с четким пониманием, какие нарушения можно найти и сколько средств доначислить в бюджет. Поэтому предпринимателям грозят немалые доначисления и серьезная административная нагрузка, способная парализовать все бизнес-процессы. Рассказываем, как минимизировать последствия визита контроллеров и уберечь предприятие от штрафов и санкций.
Короткая версия для предпринимателей
Основания для назначения ВНП
Правительство каждый год публикует план проверок контрольно-надзорных органов, однако сведений о налоговых мероприятиях там нет. Чтобы оценить вероятность визита инспекторов, бизнесу предлагают воспользоваться концепцией, изложенной в Приказе ФНС РФ от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@.
Документ содержит критерии самостоятельной оценки риска ВНП. Скорее всего, вам грозит проверка в ближайшее время, если:
- Размер средней зарплаты в организации ниже среднеотраслевых показателей.
- Величина налоговой нагрузки не соответствует аналогичным предприятиям в вашем регионе: если соседний магазин или мастерская платят в бюджет в три раза больше, то это повод для пристального внимания ФНС.
- Частая «миграция»: ваше предприятие за последние три года несколько раз меняло «привязку» к ИФНС.
- Деятельность компании основана на работе с посредниками или перекупщиками: налоговики с подозрением относятся к цепочке подобных контрагентов.
- Размер налоговых вычетов и расходов сильно опережают темпы роста доходов – вас могут заподозрить в искусственном завышении расходной части.
При появлении подозрений ФНС сначала запросит пояснения, либо вызовет представителя компании или ИП на комиссию для беседы. Если ситуация после этого не прояснится, то, скорее всего, будет назначена ВНП.
Риск выездной проверки возрастает, если предварительный анализ покажет возможность серьезных доначислений – налоговые инспекторы неохотно проверяют бизнес, с которого «нечего взять» для бюджета.
Впрочем, самостоятельно оценивать риск по критериям больше не нужно. Достаточно воспользоваться сервисом «Как меня видит налоговая» в личном кабинете налогоплательщика. Вам представят сведения, которыми располагает ФНС, а также уже рассчитанные в соответствии с внутренними инструкциями показатели: именно их используют налоговики в рамках предпроверочного анализа и камеральных проверок.
Где и по каким правилам проходят проверки
Задача инспекторов – выявить неуплаченные суммы по налогам и сборам. Согласно НК, налоговики должны приехать в офис или на территорию компании (по месту нахождения налогоплательщика) и проверить документы.
Однако если предприниматель или фирма не могут предоставить помещение для проверки, то инспекторы могут изучать данные на своем рабочем месте (п. 1 ст. 89 НК). Обычно проверяющие 1-2 раза заглядывают к налогоплательщику, а затем запрашивают документы по телефону, письменно или по телекоммуникационным каналам, необходимые для дальнейших действий.
Документ-основание для проведения выездной налоговой проверки
Перед началом ревизии и истребованием документов представители ФНС должны предъявить решение о проведении ВНП, подписанное начальником соответствующей инспекции (или его заместителем).
В решении указывают:
- наименование проверяемой организации (или ФИО индивидуального предпринимателя);
- что именно будут проверять: какие налоги, сборы, страховые взносы;
- проверяемый период – не более 3 лет, предшествующих году назначения контроля (так в 2023 году проверить могут документы за 2020-2022 годы, а также 1 квартал 2023 года);
- состав проверяющей комиссии.
Решение действует в течение 2 месяцев с момента подписания. Однако инспекторы имеют право приостановить процесс. Например, чтобы запросить документы у банков или контрагентов. Вместе с этими паузами продолжительность проверки не может превышать 9 месяцев.
Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.
Уменьшаем риски при ВНП: 6 основных правил
Проведите внутренний аудит
Привлечь к ответственности за выявленные нарушения могут не только непосредственного руководителя, но и главного бухгалтера вместе с финансистом. Поэтому лучше заранее проверить все «тонкие» места:
- Касса и денежные операции. Сравните нормативные документы и сведения бухучета. Проверьте правильность оформления кассовых бумаг. Возможно, какие-то операции не подтверждены чеками или другими первичными документами, есть расхождение в приходе и расходе, либо неправильно оформили выдачу зарплаты или отпускных.
- Основные средства и нематериальные активы. Проверьте документацию по приему и выбытию ОС и НА, рассчитайте амортизацию и денежные затраты на их содержание и эксплуатацию.
- Прибыль и убытки. Проверьте отчетность и финансовый оборот. Математическими методами рассчитайте точные значения по прибыли, убыткам и выручке по месяцам и кварталам – расхождений быть не должно.
- Финансовые документы. Налоговики проверят наличие ошибок, опечаток и неточностей.
Проведите внешний аудит
Проверьте наличие документов от контрагентов. Например, может затеряться счет-фактура или передаточный акт. Нелишним будет проверить юридическую взаимозависимость в группе компаний: в ФНС считают ее негативным критерием и могут заподозрить организацию в получении необоснованной выгоды.
При проверках инспекторы обращают на данный аспект не меньше внимания, чем на анализ денежных и товарных потоков. К примеру, проверяющие могут доказать, что контрагент (или налогоплательщик) знал о налоговых нарушениях партнера по бизнесу, но не реагировал на них, а значит, получал необоснованную налоговую выгоду.
Уделите внимание персоналу
Чтобы минимизировать административную нагрузку и избежать остановки бизнес-процессов, заранее выделите, кто из персонала будет заниматься проверками. Проведите с ними необходимый инструктаж.
Кроме этого, нужно предпринять и другие шаги:
- проверить данные бывших сотрудников, которые участвовали в тех или иных сделках. Может потребоваться их помощь или консультация;
- уточнить, кто из работников ответственен за договоры. Например, принимали участие в согласовании условий, подписывали результаты;
- разъяснить коллективу, как будет проходить проверка, что можно и что нельзя делать при выемке документов, допросе, какие права и обязанности есть у них и налоговых инспекторов. Можно даже провести тренинг.
Проверьте документацию на предмет «лишней»
Налоговики вместе с полицией имеют право изымать все необходимые документы. Поэтому заранее позаботьтесь о том, чтобы ничего лишнего не попалось на глаза инспекторов. Если вы использовали «серые» схемы, вели расчеты мимо кассы, то все свидетельства подобных операций следует вывезти за пределы местонахождения компании (Небо отрицательно относится к таким методам и не рекомендует предпринимателям проводить подобные действия).
Если какие-то бумаги затерялись при переезде или смене главного бухгалтера, обязательно восстановите их. По самым «денежным» сделкам подготовьте не только подтверждающие документы, но и правовую позицию.
Любую передачу бумаг инспекторам фиксируйте, равно как и нарушения со стороны проверяющих.
Позаботьтесь о сопровождении
Если внутренних ресурсов не хватает для обеспечения ВНП, привлеките внешних консультантов, финансовых юристов или аудиторов. Сторонний специалист:
- сохранит голову холодной на протяжении всего мероприятия;
- проанализирует требования ФНС с точки зрения закона;
- выявит сильные и слабые стороны стратегии защиты налогоплательщика;
- зафиксирует нарушения, допущенные инспекторами;
- не позволит создать искусственную нагрузку на бизнес (иногда инспекторы просят документы, которые не касаются предмета проверки, тем самым парализуя работу различных отделов).
Грамотный специалист сможет выявить незаконные или избыточные требования, выстроит правильный алгоритм взаимодействия с ФНС.
Идите на контакт
Находитесь в режиме рабочего взаимодействия с проверяющими и не противодействуйте им. Возможно, стоит добровольно пойти на «малую жертву» и признать часть нарушений, чтобы избежать внимания по остальным сделкам. Конечно, уплата налога после назначения проверки не избавит от штрафа, но будет учитываться как смягчающее обстоятельство для снижения величины такой санкции.
Если ФНС запросили документы, не затягивайте с их представлением и уж точно не просите продлить срок. Инспекторы могут расценить это как попытку скрыть важные финансовые доказательства. На практике это обычно оборачивается внезапными визитами вместе с полицией и выемкой бумаг.
Коротко для предпринимателя
Большая часть проблем при ВНП возникает из-за того, что компании в погоне за максимальной прибылью невнимательно относятся к документообороту. Чтобы избежать негативного сценария:
- Проверьте риски через сервис «Как меня видит налоговая».
- Проведите внутренний и внешний аудит. Восстановите утерянные документы, либо запросите их у контрагентов.
- Проинструктируйте персонал: они должны знать, что говорить и что делать при визите инспекторов.
- Все «лишние» документы, которые могут сыграть против вас, уберите подальше.
- Проверьте у комиссии наличие разрешения на проверку.
- Выделите помещение для инспекторов, не избегайте контактов и оказывайте им содействие.
- Пригласите внешнего консультанта, если не уверены в собственных силах и юридической подкованности.