Что такое ЭДО и в чем его преимущества для малого бизнеса

ФНС не обязывает малый бизнес переходить на ЭДО, но постепенно создает такие условия, при которых работать только в «бумажном» формате становится сложнее. Всеобщее внедрение цифрового документооборота планировали к концу 2024 года, но некоторые эксперименты (транспорт, логистика) продлили и на следующий год. Рассказываем, чем электронный документооборот полезен бизнесу, а также как выбрать и подключить оператора ЭДО.

Сверка и внесение в учетную систему первичных документов — рутинная и трудозатратная часть работы бухгалтера, которая отнимает много времени и нередко приводит к ошибкам и опечаткам. Автоматизированные системы распознавания документов (АСРД) превращают фото в пригодный для редактирования текст и заносят информацию в учетные системы. Рассказываем, что умеют современные АСРД, и как выбрать подходящее ПО.

Короткая версия

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это процесс обмена цифровыми документами. Если говорить про бумажные документы, то юридическую силу подтверждают с помощью подписи руководителя и ответственного лица в совокупности с печатью организации. Для «цифры» недостаточно просто сфотографировать (отсканировать) бумагу и создать текстовый файл: электронный документ признается таким только после заверения с помощью ЭЦП. 

Электронную документацию хранят в цифровых архивах, отправляют контрагентам и государственным структурам. Их не нужно распечатывать, подшивать, заверять у нотариуса, а еще их очень сложно подменить.

По характеру использования ЭДО бывает нескольких видов:

• внутренний — участниками документооборота являются сотрудники одного предприятия, сам процесс законодательно не регулируется, поэтому юридические лица и ИП вправе устанавливать собственные правила ЭДО внутри своей организации;
• внешний — среди отправителей и получателей электронной документации могут быть партнеры, контрагенты, заказчики, клиенты и пр. Здесь уже вступает в дело законодательное регулирование: все документы должны отвечать установленным правилам. 
• с государственными и муниципальными органами, судами и пр.  — получение и отправка документов в ФНС, СФР, Росстат и другие ведомства.

Важное условие для внешнего документооборота, а также обмена с различными учреждениями — использование каналов оператора ЭДО для пересылки документации. Оператор гарантирует легитимность пересылаемых файлов, а также безопасность информации, которую передают по цифровым каналам. 

На данный момент в РФ около 68% предпринимателей используют ЭДО, несмотря на то, что в обязательном порядке это должны делать ИП и компании, которые:

• продают или покупают маркированные товары, т.к. сведения в ГИС МТ «‎Честный ЗНАК», ФГИС «‎Меркурий» и ЕГАИС следует передавать только в цифровом виде;
• участвуют в обороте прослеживаемых товаров;
• относятся к заведениям общественного питания, сельскохозяйственным производственным кооперативам и фермерским хозяйствам;
• участвуют в закупках по 44-ФЗ (для закупок по 223-ФЗ ЭДО пока еще не обязателен).
• в перспективе: грузоперевозчики, логистические компании, а также отправители и получатели грузов.

Иногда сменить способ ведения документооборота предпринимателей вынуждают контрагенты: если они уже давно работают в цифровом формате (добровольно или по требованию закона), то для полноценного сотрудничества необходимо, чтобы и другая сторона использовала ЭДО.

Илья Васильев, руководитель развития государственных сервисов DocsInBox — ЕГАИС и «Меркурий»:

«ЭДО становится не просто прихотью, а необходимостью для разных типов бизнеса: например, для общепита. В HoReCa ЭДО позволяет контролировать движение накладных и ускорить их внесение в учетную систему. Кроме того, внедрение ЭДО необходимо для приемки маркированной продукции в «Честном знаке», а с 1 марта 2025 года транспортные накладные нужно будет подписывать только через ЭДО. 

Многие изменения процессов на рынке ведут к тому, что все больше бумажных документов будут переведены в электронный формат. Следовательно, стоит уже сейчас присмотреться к ЭДО и внедрить его, чтобы не терять ресурсы на внедрение в последний момент». 

Как работают сервисы электронного документооборота

Основная функция таких сервисов — это создание и отправка документов. К примеру, их можно выгрузить из 1С, добавить из электронной почты или с жесткого диска ПК, создать с нуля. Обычно у системы электронной документации есть встроенный редактор, в памяти которого уже содержатся актуальные формы для формирования документов. Перед отправкой программа дополнительно проверяет правильность заполнения.

За техническую сторону организации ЭДО отвечают операторы: они предоставляют пользователям доступ к сервисам через сайт, мобильное приложение и специальное ПО, интегрированное в учетную программу. 

Для начала работы с системой руководителю и сотрудникам нужно оформить электронные подписи, которыми они смогут подписывать документы и заверять свои действия (например, согласование документов).

Упрощенный вариант ЭДО выглядит так:

1. Отправитель создает документ в стороннем приложении или загружает уже существующий в систему электронного документооборот (СЭД).
2. Получатель либо утверждает (подписывает) документ, либо отклоняет его (например, если не согласен с условиями или заметил ошибку).
3. Отправитель получает уведомление о подписании документа.

Между отправителем и получателем могут быть еще несколько участников, например, руководитель одной из сторон, либо другие сотрудники.

Если получатель не использует ЭДО, то вместе с документом ему придет запрос на подключение к оператору ЭДО. Если операторы у двух контрагентов разные, то приглашение трансформируется в запрос подключения к роумингу.

Пример: ИП Иванов планирует закупить офисные стулья у ООО «Мебель». Предприниматель поручает решить эту задачу своему менеджеру из отдела закупок. Действия исполнителя будут такими:

1. Менеджер формирует в системе электронного документооборот заказ на поставку товаров и отправляет его ИП Иванову на согласование.
2. Предприниматель заверяет документ своей электронной подписью, после чего статус заказа меняется, а сам файл отправляется поставщику.
3. Поставщик подтверждает получение файла. При необходимости он может скорректировать заказ (например, если на складе нет необходимого количества стульев).
4. Перед тем как отправить груз заказчику, отправитель формирует в ЭДО документы: накладную, счет или УПД, прикладывает сертификаты качества и пр. Всё это он загружает в систему, заверяет своей ЭЦП и направляет покупателю.
5. Менеджер после получения товара заверяет документы своей подписью. После этого комплект подписанных документов остается у каждой из сторон сделки. 

Помимо отправки и получения документов, ЭДО будет полезен для решения и других задач:

• хранение документов: данные хранятся на серверах оператора ЭДО в зашифрованном виде, поэтому риск потерять документ практически отсутствует;
• распределение входящей документации: в СЭД можно задать маршруты для разных типов документов, и они автоматически будут отправлены в соответствующие отделы или к отдельным специалистам;
• обмен документацией между разными операторами ЭДО с помощью технологии «роуминг»; 
• внутренние согласования: документ можно отправить конкретному сотруднику или подразделению;
• отправка документов в различные ведомства;
• автоматическая отправка сведений в «Честный Знак»;  
• автосверка взаиморасчетов: сервис составит необходимый акт, проверит информацию и отчитается по найденным расхождениям.

Некоторые СЭД облегчают работу и с бумажным архивом: документы можно отсканировать «на входе», чтобы сохранить их в цифровом виде, а затем «зашить» в цифровую копию код, по которому можно будет быстро отыскать бумажный оригинал (например, закодировать номер или краткое буквенное обозначение стеллажа, полки, папки и пр.). Теперь в случае необходимости документ можно найти с помощью поиска в цифровом архиве, а затем получить его точный адрес в «бумажном». 

Михаил Хорошев, Ассоциация корпоративных казначеев, независимый эксперт:

«Наибольшее распространение ЭДО получило в сферах, где документооборот традиционно занимает значительное место:

• Торговля и логистика: оформление договоров, товарных накладных, счетов-фактур и актов выполненных работ.
• Строительство: согласование подрядных договоров, акты выполненных работ.
• Сфера услуг: взаимодействие с заказчиками и партнерами по вопросам отчетности и оплаты.
• Финансовая и страховая сфера: автоматизация взаимодействия с контрагентами по договорам и расчетам.

Сейчас ЭДО проникает даже в микробизнес: начиная от небольших кафе, использующих ЭДО для автоматизации взаимодействия с поставщиками, до интернет-магазинов, подключающих такие системы для отслеживания заказов и отчетности.» 

Какую ЭЦП нужно оформить руководителю и сотрудникам

Закон регулирует основные принципы использования цифровой подписи: в документе приведены три вида ЭЦП — простая, неквалифицированная и квалифицированная. Все они аналогичны рукописным, однако имеют разную юридическую силу:

Простая подпись меньше защищена: мошенники через взлом электронной почты могут подделать простую ЭЦП. Чаще всего в компаниях ее используют для внутренних нужд: в нашем примере с закупкой стульев менеджер может подписать документ своей простой подписью, а ИП Иванов, после согласования, своей квалифицированной.

Как организовать переход на ЭДО

Чтобы перейти с бумажного формата на электронный, нужно выполнить несколько обязательных операций.

1. Изменение учетной политики. В документе следует прописать, что ИП или организация работают с электронными документами, подписанными с помощью ЭЦП.
2. Подготовка схемы электронного документооборота. В ней нужно отразить, кто из сотрудников будет получать цифровые файлы, а кто подписывать и отправлять. На этом этапе можно продумать и уровни допуска: например, бухгалтер может видеть, какие документы поступили к менеджерам, на каком этапе сейчас находится работа по этим бумагам и пр.
3. Оформление ЭЦП. Для ИП и руководителя юридического лица подпись выпустит ФНС, для остальных работников ее нужно будет оформить в аккредитованном удостоверяющем центре. 
4. Выбор оператора и формата работы ЭДО. Если у вашего бизнеса небольшой документооборот, можно обойтись онлайн-версией СЭД. Если в месяц через организацию проходит более 100 документов, то лучше интегрировать ЭДО в учетную систему. Это позволит работать с документами в режиме одного окна в привычном для работников интерфейсе (например, в 1С).
5. Подключение контрагентов. Направьте партнерам, клиентам, поставщикам приглашение в СЭД, если они не используют ЭДО, либо настройте опцию роуминга, если у них другие операторы.

После этого можно формировать и отправлять документы: за безопасность данных, оперативную доставку и ведение электронного архива будет отвечать поставщик услуг.

Екатерина Плакунова, CEO маркетингового агентства UpMarketing:

«Подключение к ЭДО позволяет разным участникам рынка обмениваться документами в электронном виде, что, на мой взгляд, очень сильно облегчает взаимодействие и отчетность. Не нужно распечатывать огромное количество документов, заказывать курьерскую службу, тратить время на ожидание. Благодаря ЭДО, можно проверять, подписывать и обмениваться документами онлайн — быстро, эффективно, своевременно и без риска потерь бумажных носителей».

Как выбрать оператора ЭДО

Есть несколько критериев, с помощью которых можно определить подходящий сервис: ориентируйтесь на потребности собственного бизнеса, а также особенности вашего документооборота:

• наличие услуги роуминга;
• ведение архива с функцией поиска;
• настройка разных уровней доступа для сотрудников;
• возможность доработки СЭД под нужды ИП или организации;
• интеграция с учетной системой;
• доступ к СЭД с разных устройств;
• понятный и удобный интерфейс;
• техническая поддержка без выходных, а также наличие инструкций и обучающих материалов.

Между собой операторы ЭДО отличаются и по стоимости тарифов: при выборе подходящего будет полезным просчитать несколько вариантов с учетом особенностей документооборота в вашей компании.

Отдельно отметим, что оператор ЭДО должен соответствовать требованиям законодательства (лицензия ФСБ, сертифицированное ПО) и состоять в специальном реестре. Вот несколько проверенных вариантов:

1. 1С:ЭДО: ускоряет работу с УПД, счетами-фактурами и другими документами, позволяет формировать, подписывать и отправлять их в один клик. Автоматически ведет реестры входящей и исходящей документации. Если ваши контрагенты также используют 1С-ЭДО, то программа распознает их и отобразит в одноименном справочнике. 
2. «Доки»: это система электронного документооборота, которая работает без установки дополнительного ПО на компьютер и легко синхронизируется с 1С. Пользователи проходят регистрацию, а затем открывают веб-версию, вводят пароль и логин, чтобы обмениваться документами внутри компании или с контрагентами. 
3. «Такском» — онлайн-сервис, с которым можно работать через сайт и мобильное приложение. Поддерживает создание файлов с нуля и загрузку в формате XML, распределение прав доступа. Умеет работать с 1С, «Честным Знаком», СУЗ, Национальным каталогом. Есть несколько решений СЭД пользователей из разных сфер деятельности.
4. «Калуга Астрал» — интуитивно понятная СЭД: например, загрузить документ в систему можно простым перетаскиванием файла в окно программы. Есть возможность внесения контрагентов в черный список, а также автоматическая проверка юридической силы ЭЦП. Умеет проверять актуальность формы документа и правильность заполнения. Есть бесплатная версия. 
5. «Сбер Корус» — можно интегрировать с любыми учетными системами (с 1С через программный модуль, с другими — через API. Умеет работать с кадровыми и бухгалтерскими документами, позволяет без визита в аккредитованный центр выпускать сотрудникам квалифицированную ЭЦП. Ограничение по сотрудникам —  до 2000 чел.
6. «Точка» — ЭДО для тех, кто пользуется услугами одноименного банка. Обеспечивает доступ к внешнему и внутреннему документообороту через интернет-банк, работает с любыми видами документов (кроме тех, где фигурирует НДС: счета-фактуры, УПД, трудовые договоры, документы об изменении заработной платы сотрудникам с НДС). Позволяет выпустить неквалифицированную ЭЦП для клиентов банка и их контрагентов. Есть защита документов от изменения после подписания. Не поддерживает документооборот с маркетплейсами.

Коротко для предпринимателя

• ЭДО — это процесс обмена электронными документами между организациями. Он может быть внутренним (внутри одной компании) или внешним (между партнёрами, контрагентами и государственными органами).
• Важное условие для внешнего документооборота — использование каналов оператора ЭДО для пересылки документации.
• На данный момент в РФ обязаны использовать ЭДО компании, участвующие в обороте прослеживаемых и маркированных товаров,  заведения общественного питания и некоторые других категории.
• Использование электронного документооборота экономит человеческие,  финансовые и временные ресурсы, улучшает контроль рабочих процессов и упрощает взаимодействие с различными ведомствами.
• Для перехода на ЭДО необходимо изменить учетную политику, подготовить схему электронного документооборота, оформить ЭЦП сотрудникам, выбрать оператора и формат работы СЭД, а также подключить контрагентов.
• При выборе оператора ЭДО следует учитывать наличие необходимых для бизнеса опций: роуминг, ведение цифрового архива, настройка уровней доступа, возможность доработки СЭД, интеграция с учетной системой, доступа с разных устройств, максимальное пользователей.