Порядок хранения бухгалтерских документов

Акты, регламентирующие порядок хранения документации

Хранение бухгалтерских документов осуществляется по принятым в конкретной отрасли права нормам. Самыми распространенными среди бухгалтеров считаются следующие нормативно-правовые акты:

• Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» – утверждено Приказом Министерства финансов СССР № 105 29 июля 1983г.;
• Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004г. (в действующей редакции);
• Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (с актуальными изменениями и дополнениями);
• «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Российского Архива 06 февраля 2002г.;
• Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг № 03-33/пс от 16 июля 2003г.;
• Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ от 08 февраля 1998г. – статья 50 (в ред. Федерального закона №205-ФЗ от 19 июля 2009г.).

Последние два акта касаются организации архивного дела в открытых, закрытых акционерных обществах и ООО.

Сроки хранения и их соответствие НК РФ и Закону о бухучете РФ

Хранение документов бухгалтерского учета осуществляется на основании Перечня типовой архивной документации, разработанной для хозяйствующих субъектов разных форм организационно-правовой собственности. Согласно ст. 29 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», срок сохранности первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности должен составлять не менее 5-ти лет после завершения отчетного периода.

Аналогичное требование изложено и в пункте 98 Положения, регламентирующего ведение бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ. Утвержден данный акт Приказом Минфина России № 34н от 29 июля 1998г. (последние изменения от 24 декабря 2010г.).

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ предписывает всем налогоплательщикам сохранять архив бухгалтерских документов на протяжении 4-х лет. Данное положение распространяется на всю документацию, которая может стать подтверждением совершения всех финансовых операций плательщиком налогов.

Хранение электронной бухгалтерской документации

Вопрос хранения электронных бухгалтерских документов интересует многих бухгалтеров. Сегодня система электронного документооборота – не редкость, поэтому организация архива в таких компаниях не должна противоречить требованиям актуального законодательства.

Стоит заметить, что ни Федеральный закон «О бухгалтерском учете», ни законодательство «Об архивном деле» (№125-ФЗ) не выделяют принципиального отличия электронных бухгалтерских документов от бумажного аналога. Но есть ряд важных моментов организации электронного архива:

• место хранения. Это может быть локальная папка на сервере или облако. При этом обязательно стоит учитывать моральный износ носителей информации. Дискеты, на которые записывались файлы 7-10 лет назад, теперь может прочитать не вся техника;
• способ воспроизведения данных, позволяющий прочитать содержимое и идентифицировать ЭЦП. Ответственность за воспроизведение сохраненных документов несет налогоплательщик, на это указывает ст. 29 №402-ФЗ (подпункт 2). Поэтому ответственный за архив обязан предусмотреть актуальность редактора и его возможную совместимость с ПО недалекого будущего.

Если электронные бухгалтерские документы обладают 50-75 летним сроком хранения, эксперты рекомендуют переводить их в бумажный вариант. Ведь на протяжении столь длительного периода времени электронная информация может утратить юридическую силу вследствие не читаемости.

Еще один важный вопрос организации электронного бухгалтерского архива – определение легитимности отчетности, подписанной ЭЦП со сроком действия сертификата в 1 год. Хранение большинства регистров продолжается 5 лет. По истечении каждого года электронно-цифровая подпись по сути становится не валидной. Но в Законе №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06 апреля 2011г. (в действующей редакции) упоминается о том, что проверка ЭЦП считается успешно пройденной, если:

• сертификат этой подписи – действующий;
• имеются доказательства, подтверждающие легитимность ЭЦП на момент формирования и подписания документа.

Административная ответственность за отсутствие архива

Вопросы хранения бумажных или электронных документов бухучета многие руководители не расценивают как важные. Но с 13 апреля 2009г. введена в действие статья 13.25 КоАП «Нарушение требований законодательства о хранении документов», которая определяет меру ответственности организаций за отсутствие документации.

Так, неисполнение обязанности по хранению документов или организацию архивного дела с грубыми нарушениями требований законодательства, грозит должностным лицам административным штрафом 2,5-5 тыс.руб., юридическим лицам – от 200 до 300 тыс.руб.