Почему нужно подтверждать расходы по бизнес-карте

Корпоративная карта позволяет оплачивать товары и услуги напрямую с расчетного счета организации или ИП. Но в отличие от личного «пластика», держатель бизнес-карты должен регулярно отчитываться по совершенным тратам. Рассказываем, в каких ситуациях и с помощью каких документов нужно подтверждать расходы по корпоративным картам.

Короткая версия

Что такое бизнес-карта и в чем ее преимущества

Корпоративная банковская карта — это пластиковая или цифровая карта, привязанная к расчетному счету юридического лица или ИП. Бизнес чаще всего выпускает корпоративную карту для следующих целей:

безналичные расчеты в любое время, даже в выходные и праздники;
онлайн-контроль расходов с возможностью лимитирования для защиты от чрезмерных или необоснованных трат;
бонусные программы от банка-партнера (кешбэк, скидки и пр.).

Также при наличии бизнес-карты можно сэкономить на инкассации, внося наличные средства на счет через ближайший банкомат.

Когда и почему нужно отчитываться по расходам

Держатель карты должен отчитываться по совершенным тратам. Это требования к учету, которые государство накладывает на предпринимателей.

Например, юридические лица обязаны вести бухгалтерский и налоговый учет. В бухучете любые экономические события – например, сделка, оплата товара или услуги – подтверждаются документами, на основании которых бухгалтер ведет учет и формирует отчетность.

В налоговом учете значение имеют только те траты, которые влияют на величину налогооблагаемой базы. К примеру, организация на УСН «Доходы минус расходы» может учитывать ряд трат для уменьшения суммы полученных доходов и суммы налога:

закупки канцелярии, хозтоваров, бутилированной воды или техники в офис;
оплата мобильной связи и интернета руководства и сотрудников;
оплата ПО, лицензий, подписок и сервисов, необходимых для работы;
траты на рекламу в интернете и социальных сетях;
срочные закупки – например, если в кофейне кончился конкретный сироп, и бариста купил его по корпоративной в соседнем супермаркете;
командировочные затраты – на отель, оформление визы, покупку билетов на поезд или самолет.

Если подтверждающих документов нет, то расходы в расчет налога включать нельзя. Также не получится включить в траты так называемые представительские расходы – оплату ужина с партнерами, аренду зала для конференции, кейтеринг. На УСН они оплачиваются с чистой прибыли после уплаты налога.

Индивидуальные предприниматели ведут бухгалтерский учет на добровольной основе, а расходы в налоговом учете подтверждают документально только на некоторых режимах: ОСНО, ЕСХН и УСН «Доходы минус расходы». Однако это не значит, что первичные документы по расходам с бизнес-карты не потребуются в будущем, например, чтобы:

подтвердить трату подотчетных денег на нужды ИП (когда покупки совершает работник);
сверить взаиморасчеты с контрагентами;
предоставить документы по требованию налоговой (например, в рамках проверки контрагентов: договоры, счета-фактуры, платежные поручения, справки о стоимости выполненных работ и пр.).

Если ИП тратит деньги на личные нужды, не связанные с ведением предпринимательской деятельности, то подтверждать расходы документами не нужно.

Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.

Какие документы нужно собирать и как правильно хранить

Конкретный перечень ситуативен. Если водитель заправил служебное авто на АЗС, то нужны кассовый чек и путевой лист, а если фирма купила оргтехнику, то для подтверждения расходов потребуется товарная накладная или УПД (универсальный передаточный документ), авансовый отчет и чек.

Обычно в качестве основных документов требуются чек и авансовый отчет. К ним можно приложить:

товарные накладные – при покупках у контрагентов (покупка бутилированной воды для кулера, оплата услуг клининговой компании и пр.). Можно использовать унифицированную форму ТОРГ-12 или разработать форму самостоятельно, включив в нее все обязательные по закону реквизиты;
УПД – первичный документ, в котором содержатся реквизиты как счета-фактуры, так и иных форм учетной документации, например, накладной или акта выполненных работ. Если вы работаете с НДС, то потребуется УПД со статусом 1;
акты выполненных работ – подтверждают фактическое выполнение работ, должны быть оформлены с учетом требований закона;
электронные и бумажные билеты, багажные квитанции, посадочные талоны;
договор аренды (подтверждение аренды квартиры на период командировки);
путевые листы – первичные документы для юридических лиц и ИП-собственников транспорта, позволяющие отразить транспортные затраты.

Кассовые чеки могут быть бумажные и электронные. Главное, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты: данные о продавце, сумма покупки, перечень наименований товаров и их количество, дата и место расчетов и пр.

Все первичные документы нужно хранить 5 лет с года последнего использования для целей учета – это позволит в случае необходимости подтвердить расходы при налоговой проверке.

Кроме этого, все сотрудники (включая руководителей) с бизнес-картой должны регулярно сдавать в бухгалтерию первичные документы и сформированные авансовые отчеты. Правило не касается ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД, так как при оплате налога они не учитывают затраты.

Представим, что сотрудник купил компьютер в офис с корпоративной карты и потерял (либо просто не передал) чек. Возможны следующие варианты развития ситуации:

При проверке ИФНС выявит траты и признает их личным доходом. Работодателю доначислят НДФЛ и страховые взносы, а вместе с ними – пени и штрафы за нарушение сроков и порядка налогового учета. Например, непредставление документов по требованию инспектора в рамках камеральной или выездной проверки – 200 руб. за каждый документ.
Если ИП или организация учли данную покупку при расчете налоговой базы, то при проверке им начислят штраф:

10 000 руб. за нарушение в одном году;
30 000 руб. за нарушения в течение нескольких лет;
20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб. если налоговая база оказалась занижена.

Как отчитываться по тратам с корпоративной карты: пошаговая инструкция

1. Подготовьте локальный нормативный акт. Так как закон не регулирует правила выдачи, использования и возврата бизнес-карт, то компания или ИП должны выпустить внутренний документ, в котором будут прописаны все детали, в частности:

ФИО и должность держателя корпоративной карты;
порядок зачисления денег;
разрешенные категории трат (например, с карты сотрудник сможет купить бензин марки АИ-95, а вот дизельное топливо или кофе с пончиком уже нет);
правила составления авансового отчета;
перечень подтверждающих документов;
порядок действий в случае утери карты (и ответственность за это);
лимиты расчетов – они могут отличаться для рядовых сотрудников и руководства;
лица, ответственные за контроль использования бизнес-карт.

2. Получите подтверждающие документы у сотрудника. Это должны быть оригиналы (сканы, копии не подойдут), а также электронные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной ЭЦП. Выше мы уже рассказали о том, какие документы могут подтвердить траты.

3. Сформируйте авансовый отчет. Если у ИП нет сотрудников, то авансовый отчет при тратах с бизнес-карты оформлять не нужно, так как фактически нет выдачи денег под отчет другому лицу. В остальных случаях сотрудники готовят авансовые отчеты по форме № АО-1 или иной, предложенной работодателем и утвержденной в учетной политике:

заполняют свою часть авансового отчета и сдают бухгалтеру вместе с первичными документами;
бухгалтер заполняет свою часть АО, заносит сведения в учетную программу и распечатывает авансовый отчет;
ответственный сотрудник подписывает документ вместе с бухгалтером и руководителем.

Коротко для предпринимателя

Непредставление первичных документов в случае камеральной, выездной или иной проверки влечет за собой штрафы и иные санкции со стороны ФНС.
Организации ведут налоговый и бухгалтерский учет, поэтому обязаны отражать все расходы, в т.ч. и по корпоративным картам.
ИП не обязаны вести бухгалтерский учет, но на некоторых системах налогообложения должны учитывать расходы.
В качестве подтверждения расходов требуются первичные документы: чеки, накладные, УПД, акты выполненных работ, билеты и пр.
На основании представленных первичных документов подотчетное лицо (вместо него это может сделать бухгалтер) готовит авансовый отчет, который подписывают три стороны: держатель бизнес-карты, руководитель и бухгалтер.
Бизнес на УСН не вправе учитывать представительские расходы для расчета налоговой базы – эти траты оплачиваются с чистой прибыли. Для ИП и организаций на ОСНО таких ограничений нет.
Первичные документы нужно хранить 5 лет начиная с года их последнего использования для налогового учета.