Облачная 1С:Зарплата и управление персоналом: как считать зарплату и вести кадры без сервера и программиста

Предпринимателю нужна надежная программа, чтобы рассчитать зарплату, отпускные и больничные, сдать отчеты в налоговую и фонды. Обычно бухгалтеры рекомендуют «1С:ЗУП», которую устанавливают на компьютеры. Это не всегда подходит для малого бизнеса, которому удобнее работать в облаке. Поэтому разработали облачную версию программы для работы из любого места с интернетом. Рассказываем про особенности облачной версии этой программы.

Короткая версия

Кому пригодится облачная 1С:ЗУП

Программа создана для тех, кто управляет персоналом и считает зарплату:

• Руководитель компании контролирует в программе фонд оплаты труда, отпуска и больничные.
• Отдел кадров оформляет прием, увольнения сотрудников, а также ведение трудовых книжек и графика работы.
• Бухгалтер начисляет зарплату, рассчитывает налоги и отправляет отчетность.

Облачная версия подойдет и небольшой фирме с одним бухгалтером, и крупной компании с разветвленной структурой: в одной базе можно вести учет сразу по нескольким юридическим лицам.

Что умеет облачная 1С:ЗУП

Функционально облачная программа ничем не уступает привычной «коробке». Вот главные возможности:

• Расчет зарплаты. Программа автоматически считает оклады, премии, отпускные, больничные, командировочные. При этом соблюдает все актуальные требования закона.
• Кадровый учет. Оформляйте прием, перевод, увольнение, а также заполняйте штатное расписание и воинский учет.
• Отчетность. Отправляйте через встроенный сервис «1С-Отчетность»  6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и другие отчеты прямо из программы.
• Выплата зарплаты. Готовьте ведомости на аванс и окончательный расчет, обменивайтесь данными с банком по зарплатным проектам.
• Гибкие настройки. Можно включить только нужные функции, убрать лишнее. Например, вести только кадровый учет без расчета зарплаты, если у вас так принято.

Например, у  ИП Марины Петровой 15 сотрудников: офис и курьеры. Раньше она рассчитывала зарплату в Excel, но постоянно ошибалась с налогами, а отчеты приходилось заказывать на стороне. Перешла на облачную 1С:ЗУП. Теперь программа сама считает НДФЛ и взносы, проверяет больничные по данным СФР, а отчеты уходят за пару кликов. Время на зарплату сократилось с двух дней до трех часов.

Чем облачная версия лучше обычной

Если сравнить облачную 1С:ЗУП и программу, установленную на компьютере, то есть преимущества для малого бизнеса:

• Доступ откуда угодно. Нужен только интернет и браузер. Бухгалтер может работать из дома, руководитель из командировки, а кадровик работать с планшета.
• Никаких серверов и обновлений. Не нужно развертывать сервер и нанимать сисадмина. 1С сама обновляет программу и формы отчетов — бесплатно и автоматически.
• Экономия. Нет затрат на лицензии для каждого компьютера, на ежегодное обслуживание. Платите только абонентскую плату за рабочие места.
• Безопасность. Данные хранятся в профессиональном дата-центре, регулярно резервируются. За сохранность отвечает 1С, а не вы.
• Совместная работа. Несколько сотрудников могут работать в одной базе одновременно, не мешая друг другу.

Например, компания «СтройИнвест» купила сервер для 1С, наняла администратора и платила за обновления. За два года вложили больше 200 тысяч рублей. Когда перешли на облачную версию, затраты сократились до 17 тысяч в год. При этом скорость работы выросла — больше не тормозит, когда все одновременно заходят в базу.

Сколько стоит и какие тарифы

В облаке можно работать бесплатно первый месяц — протестировать все возможности, ничего не оплачивая. А когда разберетесь, выбрать подходящий тариф:

«Базовый» для небольших компаний.
«ПРОФ» для тех, кому нужно больше баз и расширенные возможности.

Также есть специальное предложение «Базовый Зачетный» — по сути, базовый тариф с полезными бонусами внутри.

Тариф «ПРОФ» — для активной работы и нескольких компаний

Этот тариф подойдет для тех, кто ведет учет в нескольких организациях или планирует подключать разные конфигурации 1С (например, не только ЗУП, но и «Бухгалтерию» или «Управление нашей фирмой»).

Что входит:

• До 10 баз — можно одновременно использовать разные программы: «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление нашей фирмой» и другие. Всего в списке 10 популярных конфигураций.
• 5 сеансов — столько вкладок или окон могут быть открыты одновременно всеми сотрудниками. То есть если у вас работают бухгалтер, кадровик и директор, им хватит.
• Отчетность бесплатно для одного юрлица. Отправляйте отчеты через «1С-Отчетность» без доплат. Если нужно отчитываться за несколько компаний, можно подключить платно.
• Электронная подпись и ЭДО. Раз в год бесплатно оформляйте квалифицированный сертификат через «1С:Подпись». И 100 комплектов электронных документов для обмена с контрагентами в подарок (дальше — по тарифу, но входящие всегда бесплатны).
• Доступ к материалам 1С:ИТС — справочная информация, обновления и консультации.

Стоимость от 950 рублей в месяц за одного пользователя, если оплачиваете сразу за пятерых. Можно начинать с меньшего количества пользователей, тогда цена будет немного выше — но все равно остается доступной.

Есть расширенная версия — «ПРОФ ГенДир». В нее дополнительно входит доступ к платформе «1С:Бизнес-обучение» с видеокурсами для руководителей, рабочими тетрадями и тестами. Полезно, если директор хочет прокачать навыки переговоров или стратегического управления.

Как перейти: если у вас был тариф «Базовый», доплачиваете разницу. А если раньше пользовались локальной версией с подпиской ИТС ПРОФ, переход бесплатный.

Пример для понимания

У собственника Сергея три компании: оптовая торговля, небольшое производство и консалтинговое агентство. Раньше он покупал отдельные программы для каждой. Перешел на тариф «ПРОФ» в 1С:Фреш. Теперь в одной учетной записи у него 10 баз — можно завести бухгалтерию для каждой компании и даже сделать тестовую базу для экспериментов. Бухгалтер и кадровик работают одновременно, директор заходит с планшета посмотреть отчеты. И все это — без покупки сервера и лицензий.

Тариф «Базовый» — для одной компании и двух сотрудников

«Базовый» подходит для микробизнеса или небольшой фирмы с одним-двумя бухгалтерами.

Что входит:

• Одна база — выбираете одну конфигурацию, например, «1С:ЗУП». Плюс разрешена вторая тестовая база того же приложения (чтобы пробовать настройки, не рискуя основными данными).
• 2 сеанса одновременно: могут работать максимум два человека. Для маленькой компании этого обычно хватает.
• ЭДО — 50 комплектов электронных документов для отправки контрагентам бесплатно. Входящие — без ограничений.
• Доступ к материалам 1С:ИТС — базовая информационная поддержка.

Сколько стоит: от 755 рублей в месяц за одного пользователя при оплате за двоих. Вот точные цены при разных сроках подписки:

Акция «Базовый Зачетный» — до 31 декабря 2026 года

Это тот же базовый тариф, но с дополнительными бонусами. Подойдет, если вы только подключаетесь к 1С:Фреш или продлеваете действующий базовый тариф.

Что внутри:

• Все, что есть в «Базовом» (одна база, 2 сеанса, ЭДО).
• «1С-Отчетность» для одного ИНН бесплатно — отправляете отчеты в налоговую, фонды, Росстат без доплат.
• Электронная подпись — один раз в год бесплатно оформляете квалифицированный сертификат.
• Распознавание документов — 100 страниц в сервисе «1С:Распознавание первички» (например, для загрузки сканов счетов и накладных).
• Обучение — доступ к онлайн-курсу «Сложные переговоры» на платформе 1С:Бизнес-обучение на 6 месяцев.
• 3 аудиокниги из коллекции 1С.

Стоимость: 27 100 рублей за 12 месяцев.

ИП Елена открыла небольшую студию красоты, наняла двух мастеров и администратора. Ей нужно считать зарплату, отправлять отчеты и иногда обмениваться документами с поставщиками. Она выбрала «Базовый Зачетный». Получила и учетную программу, и отчетность, и электронную подпись в одном тарифе. Плюс бонусом — доступ к курсу по переговорам (пригодится для общения с арендодателем и поставщиками косметики).

Как настроить права доступа

Если в компании работают кадровик, бухгалтер,и руководитель, важно разграничить доступ. В облачной 1С:ЗУП это сделано удобно.

В программе есть готовые профили групп доступа:

• Кадровик видит и редактирует кадровые данные сотрудников, но не имеет доступа к суммам зарплаты.
• Бухгалтер работает с начислениями, выплатами, налогами, но не меняет кадровые документы.
• Аудитор — только просмотр всех данных, без изменений.
• Администратор — полные права.

Можно создать свои профили, если стандартных недостаточно. Пользователь может входить в несколько групп — его права сложатся.

В компании 30 человек. Есть кадровик, который оформляет приказы и отпуска, и бухгалтер, который считает зарплату. Кадровику не нужно видеть оклады коллег, а бухгалтеру — менять персональные данные. Настроили права: кадровик — профиль «Кадровик (без доступа к зарплате)», бухгалтер — «Расчетчик». Руководитель входит с профилем «Аудитор» — смотрит отчеты, но ничего не меняет. Все работают в одной базе, и каждый видит только то, что ему нужно.

Интеграция с 1С:Документооборотом

Если вы используете электронный документооборот, облачная 1С:ЗУП легко подключается к «1С:Документообороту». Это дает дополнительные возможности:

• создавайте документы в документообороте на основе данных из ЗУП (например, договор с сотрудником);
• прикрепляйте файлы из документооборота к кадровым документам;
• используйте хранилище файлов, подписывайте их электронной подписью;
• учитывать трудозатраты сотрудников.

Перенос данных из локальной версии и обратно

Если у вас уже была обычная «1С:ЗУП», не нужно заново вводить всех сотрудников и историю начислений. Программа умеет переносить данные:

• Из локальной базы в облако через команду «Выгрузить данные для перехода в сервис».
• Из облака в локальную версию — команда «Выгрузить данные в локальную версию».

Это удобно, если вы решили попробовать облако, но пока не готовы отказаться от старой системы.

Коротко для предпринимателя

1. Облачная 1С:ЗУП выгоднее обычной. Вы не покупаете сервер, не платите за лицензии на каждый компьютер и не нанимаете сисадмина. Платите только абонентскую плату — от 755 рублей за пользователя в месяц. А первый месяц вообще бесплатный.
2. Работать можно из любой точки и одновременно. Бухгалтер из дома, кадровик из офиса, директор с планшета в командировке — все видят актуальные данные и не мешают друг другу. Программа сама обновляется, а права доступа легко настраиваются так, что каждый видит только свою часть работы (например, кадровик не видит оклады, а бухгалтер не меняет личные данные).
3. В одной базе ведете сколько угодно компаний. Если у вас несколько юридических лиц (ООО, ИП) или обособленных подразделений, не нужно покупать отдельные программы. В облаке все в одном месте, а отчётность уходит отдельно по каждому. В тарифе «ПРОФ» можно подключить до 10 разных баз и получить бесплатную отправку отчетов и электронную подпись в подарок.