Налоговый мониторинг по чекам и ККТ: как это работает для МСП

Если допустить ошибку в чеке и просрочить отправку фискальных данных в ФСН, то бизнес привлечет повышенное внимание со стороны налоговой и получит для себя риск выездной проверки. Обезопасить себя от подобных ситуаций можно с помощью инструментов в личном кабинете клиента «Платформы ОФД». Рассказываем, какие разделы нужно регулярно просматривать для своевременного обнаружения и исправления ошибок в чеках и работе ККТ.

Короткая версия для предпринимателей

Основные нарушения при работе с онлайн-кассами

В ходе проверок налоговики обращают внимание на следующие моменты:

• наличие онлайн-кассы;
• регулярность выдачи чеков;
• регистрация ККТ в ФНС;
• наличие договора с ОФД;
• оформление чека (есть ли реквизиты, совпадают ли они с данными ФНС);
• соблюдение кассовой дисциплины.

Неисполнение требований законодательства, отсутствие кассы или ошибки в оформлении фискальных документов – это повод для назначения выездной проверки, по итогам которой предпринимателя могут привлечь к административной ответственности. К примеру, если ИП сдает отчетность с одними показателями по доходам и налоговым обязательствам, а данные с фискального носителя не подтверждают эти сведения, то у ФНС сразу же возникают вопросы и подозрения.

В России с 5 марта 2022 года отменены плановые проверки ККТ. Однако при наличии признаков нарушений ФНС вправе организовать внеплановые проверки: от контрольных закупок и документарных проверок до выездных проверок ККТ.  

В зависимости от вида состава нарушения в качестве меры ответственности могут:

• вынести предупреждение (особенно если нарушение совершено впервые);
• выписать административный штраф;
• дисквалифицировать (то есть лишить права занимать руководящие должности) должностные лица на срок до 2 лет;
• приостановить работу ИП или юридического лица на срок до 90 суток.

Субъекты МСП могут своевременно обнаружить и исправить все эти нарушения, не дожидаясь санкций или проверок со стороны налоговиков. 

Способы проверки подключенных касс

В личном кабинете «Платформы ОФД», в разделе «Кассы» клиенты (не важно, ИП и юридические лица) могут найти сервис мониторинга касс. Он круглосуточно отслеживает все подключенные ККТ. Пользователь при необходимости может сделать выборку нужной информации с помощью фильтров. Например, отследить:

• количество смен, которые не закрывали более 24 часов – это нарушение, так как по закону смены закрывают минимум 1 раз в сутки;
• количество ККТ, которые не отправляли в ФНС фискальные документы в течение последние 48 или 72 часов – отсутствие чеков повышает риск того, что на компанию обратят внимание в налоговой. Обычно проверку назначают, если чеки отсутствуют более 60 дней. С помощью сервиса мониторинга касс вы сможете заранее увидеть проблему и исправить её;
• ККТ, которые в течение 7 последних дней отправляли чеки с ошибками;
• кассы, у которых заканчивается подписка – информация позволяет своевременно менять фискальные накопители, не допускать простоя кассы;
• состояние фискального накопителя – к примеру, сервис предупредит, если память устройства почти исчерпана;
• кассы, которые передают чеки со ставкой НДС 20%;
• кассы с ФФД 1.0 и ФФД 1.05.

Получается, что каждой подключенной кассе сервис присваивает свой статус. К примеру, если регистрация устройства произведена с ошибками, то появится соответствующее сообщение «Регистрация не завершена». В этом случае, чтобы избежать санкций со стороны ФНС, владельцу ККТ нужно будет проверить заявление в личном кабинете ФНС, либо пройти перерегистрацию.

Как провести мониторинг чеков

В том же разделе «Кассы» можно открыть карточку конкретной ККТ, чтобы получить информацию по количеству чеков с различными статусами за последний месяц. Временной отрезок можно увеличить или сократить для более точной отчетности.

Раздел «Поиск чеков» содержит фильтры для сортировки результатов по данным форматно-логического контроля:

• принят – в документе ошибок нет, чек принят и учтен в ФНС;
• принят с предупреждением – данные фискального документа в систему поступили, но выявленные в ходе проверки ошибки нужно исправить в ближайшее время;
• принят в карантин – есть проблемы с регистрацией чека (например, ККТ не прошла регистрацию до конца, либо кассу сняли с учета), поэтому в системе его не учитывают (в дальнейшем это может грозить расхождениями в отчетности);
• отказ в приеме – чек принят и учтен в ФНС, но в рамках форматно-логического контроля были выявлены критические ошибки (отсутствует НДС, не указано наименование юридического лица или данные ИП, нет предмета расчета или указания на выбранную систему налогообложения). Такой статус сам по себе не изменится, поэтому возникшей ошибке нужно уделить пристальное внимание в ближайшее время;
• в обработке – временный статус, который в ближайшее время изменится.

Статусы обновляются при загрузке кассовых чеков и БСО (включая документы коррекции). Если навести курсор на иконку статуса, то во всплывающем сообщении можно прочитать сообщение от ФНС, в котором раскрывается причина присвоения того или иного статуса. 

Порядок исправления ошибок

Интерфейс в личном кабинете клиента «Платформы ОФД» помогает вовремя увидеть ошибки, а также скорректировать их до того, как нарушение попадет в поле зрения ФНС. 

К примеру, при обнаружении ошибки в чеки, нужно:

1. Выявить причину ошибки, а также проанализировать, на что она влияет.
2. Устранить причину нарушения: например, обновить прошивку, переустановить учетную систему или кассовое ПО.
3. Сформировать чек с исправленной информацией (чек коррекции оформляют при использовании ФФД 1.1 или 1.2, чек возврата – при работе с ФФД 1.05). Сделать это нужно в момент обнаружения ошибки, даже если со дня ее допущения прошло некоторое время. 
4. Сообщить об ошибке в ФНС: достаточно отправить письменное заявление, указать в нем факт нарушения, а также данные о чеках с ошибками и чеках коррекции.

Подробно об оформлении чеков коррекции мы уже рассказывали.

Обратите внимание, что в сервисе есть сведения о статусе всех ККТ и выданных чеков. С помощью фильтров можно найти все «проблемные» элементы, посмотреть данные ошибки или основания присвоения текущего статуса. В разделе «Чеки/Выписки» можно выгрузить фискальные документы с недочетами для последующего изучения и исправления.

Коротко для предпринимателя

1. Сервис мониторинга в личном кабинете «Платформы ОФД» позволяет субъекту МСП самостоятельно отслеживать работу всех подключенных касс, а также содержание фискальных документов.
2. Факторы риска отображаются в онлайн-режиме. С помощью фильтров все данные можно отсортировать по типам ошибок или присвоенным статусам.
3. Сведения об ошибках доступны за любой период времени.
4. Регулярная проверка позволяет быстро выявить и исправить недочеты, не дожидаясь санкций или проверок со стороны налоговых инспекторов.