Диаграмма Ганта для бизнеса: преимущества, возможности, основы построения

Почти 40% проектов рассыпаются на первых этапах из-за ошибок планирования. Эксперты избегают такого сценария с помощью инструментов, которые строят графики для отслеживания исполнителей, сроков, основных этапов пути. Например, для этого подходит диаграмма Ганта. Рассказываем, что это такое и как ее правильно использовать.

Короткая версия

Что такое диаграмма Ганта 

Данный инструмент переносит этапы предстоящего проекта на экран монитора. Задачи представлены в виде горизонтальных отрезков с фиксированными сроками начала и конца, а также контрольными точками. 

Вертикальные отрезки помогут сориентироваться по исполнителям, очередности выполнения отдельных работ. Чем длиннее отрезок, тем больше времени запланировано на выполнение задачи.

Пример диаграммы Ганта в Excel

В диаграмме Ганта отражена основная информация по проекту:

• работы, которые предстоит завершить для достижения результата;
• сроки всех этапов;
• дата старта и финиша проекта;
• время, которое отвели под выполнение каждой работы;
• исполнители;
• контрольные точки (вехи);
• варианты объединения задач и взаимосвязи между отдельными работами.

Наибольшей популярностью диаграмма Ганта пользуется в управлении проектами, но и предприниматели могут адаптировать данный инструмент для планирования текущей деятельности, новых проектов и даже направлений.  Например, ИП Петров занимается производством мебели. У него есть несколько направлений: дерево- и металлообработка, сварочные работы, сборка. Специалисты в течение дня выполняют задачи по разным проектам, а с помощью диаграммы Ганта руководитель отслеживает прогресс по каждому направлению, корректирует сроки выполнения с учетом загруженности работников, наличия материалов и других факторов.

Простой пример диаграммы Ганта

Чтобы перед началом проекта грамотно выстроить диаграмму Ганта, нужно выполнить несколько шагов:

1. Определить основные этапы и сроки. Чтобы изготовить партию стульев для детского сада ИП Петров должен: найти, закупить и доставить материалы, произвести раскрой и распил древесины, обработать детали, собрать стулья, покрасить в два слоя с промежуточной сушкой, доставить до детского сада. На этом этапе важно посоветоваться с исполнителями, уточнить сроки выполнения каждой задачи, предусмотреть запас по времени.
2. Составить список задач и подзадач. Все крупные этапы можно разбить на более мелкие. Важно, с одной стороны, не растягивать график, а с другой – отслеживать максимальное количество процессов в течение времени. В идеале для каждого исполнителя должна прописываться одна задача (либо несколько, но не пересекающихся между собой по времени). Например, работник Иванов сначала занят на разгрузке материалов, а затем на шлифовании деревянных заготовок. 
3. Выстроить взаимосвязи между задачами. Благодаря этому исполнители поймут, кому и когда отправлять свою часть работы, перед кем отчитываться. Работники ИП Петрова могут не дожидаться окончания столярных работ и параллельно начать сваривать металлические каркасы для стульев. А вот шлифовку деревянных спинок и сидений начинать нужно только после того, как их распилят. Такое планирование особенно важно, если работников не так много, и они будут нужны на других направлениях – к примеру, сегодня сварщики занимаются стульями, а завтра – изготовлением беседки для другого клиента. 
4. Обозначить контрольные точки. Для своевременного выявления ошибок и корректировки ситуации. 
5. Назначить ответственных. Они отслеживают статус выполнения работ, выявляют проблемы и, если нужно, корректируют сроки. 
6. Регулярно обновлять диаграмму для отображения оперативных данных.

Для чего нужна бизнесу и какие задачи можно решить

Диаграмма будет полезна всем, кто ценит планирование и предпочитает наглядно отслеживать все изменения в проекте. Инструмент использует как малый бизнес, так и более крупные предприятия:

• для новых проектов: запуска сайта, рекламной кампании, открытия нового магазина, пункта выдачи, сервисного центра;
• для производственного планирования в любых сферах, где есть последовательные этапы выполнения работ. Например, изготовление мебели и металлоконструкций, окраска и ремонт машин, строительство и отделочные работы;
• в сфере услуг: с помощью диаграммы можно отслеживать выполнение работ по разным клиентам, направлениям, контролировать загруженность специалистов. Чтобы юрист в одно время не должен быть на заседании по разводу и консультировать корпоративного клиента в офисе по вопросам трудового законодательства.

Директор по персоналу аутсорсинговой системы «Эксцельсиор» Ксения Юркова рассказывает, как диаграмма Ганта помогает при масштабировании бизнеса:

«В этом году мы сильно масштабировались в регионах и для этого открыли 15 новых офисов. И уже на втором офисе мы поняли, что нужна единообразная система документации запуска. Диаграмма Ганта была использована в планировании запуска каждого офиса. В открытии офиса принимали участие люди головного офиса и региона. Поэтому нужно было единое пространство для отслеживания хода работы. Здесь мы распределили все задачи по запуску и сформировали очередность по дням на каждую задачу. Если происходила задержка, то все легко корректировалось».

Визуальная подача информации пригодится маркетологам и менеджерам, аналитикам и рекрутерам, удаленным работникам, предпринимателям и самозанятым. 

Основатель Rakhas Group Дмитрий Довгаль уверен, что диаграмма Ганта может сократить сроки запуска проектов:

«В сентябре 2023 года передо мной стояла задача создать с нуля новый проект в сфере тяжелого машиностроения и вывести его на рынок к маю 2024 года. Проект существовал в виде идеи собственника и не имел фактической реализации на тот момент, а также не было команды. После декомпозиции, я увидел всю картину, определил перечень задач и оценил возможные риски каждого этапа. Затем я составил диаграмму Ганта и  получил более 600 строк в виде задач со сроками, связанными друг с другом. Здесь следует пояснить, что я не использую диаграмму Ганта в одиночку, так как она наиболее эффективна при использовании совместно с с риск-менеджментом и HR.Имея на руках анализ рисков и наложив его на диаграмму Ганта, можно увидеть, на каких этапах возможны те или иные риски и как лучше заранее их обойти. В итоге я смог расставить основные точки контроля проекта таким образом, что мне удалось не только избежать всех рисков, но и опередить первоначальный график проекта на  3 недели. Напомню, что в сентябре 2023 мы всерьез думали, чтобы срок “май’24” превратить в “октябрь’24” –  настолько проект казался сложным».

Преимущества и недостатки планирования с диаграммой Ганта

Начнем с плюсов использования диаграммы Ганта в бизнесе:

1. Визуализация сроков, графиков работ. В итоге задачи становятся более понятными для исполнителей.
2. Пошаговое решение для сложных задач. Диаграмма упорядочивает задачи, показывает взаимосвязи между ними.
3. Оптимизация ресурсов. Менеджеры могут контролировать сроки и распределение ресурсов, менять их в случае необходимости.
4. Координация. Благодаря наглядному отображению сроков сотрудники могут распределять собственное время и ресурсы, заниматься разными задачами в рамках проекта.
5. Оценка степени загрузки работников. Инструмент покажет, сколько сотрудников потребуется для выполнения задач, какие ресурсы придется высвободить, чтобы избежать перегрузки.
6. Обозначение критического пути. Под этим термином понимают ту совокупность задач, без которой завершение проекта будет невозможным. К примеру, если сместить по времени один из таких этапов, то сдвинутся и все остальные. Диаграмма Ганта позволяет быстро выявлять связи между задачами.
7. Простота обновления. Чтобы добавить новый этап или задать новые параметры, достаточно изменить одно-два значения в таблице. 

Диаграмма Ганта максимально эффективна, если рабочий процесс предполагает качественное, глубокое планирование с перечнем работ, исполнителей и очерченными сроками. Однако у инструмента есть и свои недостатки:

• для настройки визуализации, создания диаграммы требуется время – если у менеджеров нет соответствующего опыта, то даже готовые шаблоны потребуют значительных временных ресурсов для доработки и оптимизации «под себя»;
• нужно выделить специалиста, который будет отслеживать изменения и своевременно обновлять данные – без этого диаграмма потеряет свою информационную ценность;
• при неправильном использовании визуализация может существенно отличаться от реальной картины.

Член Центрального совета Независимого профсоюза «Новый труд» Саид Гафуров рассказывает, чего нельзя добиться с помощью этого инструмента:

«При всей популярности диаграммы Ганта — это не метод планирования, управления реализацией проектов, производством и производительностью сотрудников, а только метод визуализации. То есть, иная форма изображения или отображения уже имеющейся информации. Для решения проблемы согласования в диаграммах Ганта вводится типология задач: некоторые могут начинаться только после завершения иной задачи, некоторые — после ее начала. Но в реальной жизни при расчете средств и ресурсов слишком легко допустить ошибки при количественном планировании последовательных задач: слишком уж часто возникают в реальной жизни “узкие места”. Любая ошибка, задержка, причем не обязательно у исполнителей, но и у их поставщиков, требуют полной (сейчас уже автоматической) перенастройки всей диаграммы. Никакие диаграммы Ганта у фирмы “Боинг” не помогают снять американских астронавтов с орбиты». 

Доступные в России сервисы для построения диаграммы Ганта

Построение диаграммы не требует особого ПО, поэтому с этой задачей может справиться любой софт для работы с электронными таблицами. Однако применение специальных программ позволит работать с готовыми шаблонами, а также использовать все возможности диаграммы Ганта.

Для малого бизнеса подойдут простые и доступные программы:

1. Таблицы Google – бесплатный инструмент с готовым шаблоном для диаграммы Ганта. Можно отслеживать историю правок, а также работать в одном документе целой командой. Проблем с доступом из РФ нет.
2. Miro – бесплатный инструмент, который без сбоев работает в России. Есть готовые шаблоны, а также возможность масштабирования команды и проекта.

Для более крупных компаний потребуются дополнительные функции, с помощью которых планирование с использованием диаграммы Ганта станет  нагляднее. Такой функционал встречается в следующем платном ПО:

• Битрикс24 – предлагает построение диаграммы с базовыми функциями. Выставить приоритет или быстро изменить данные нельзя. Исполнители визуально не обозначаются.
• Shtab – позволяет для каждой задачи устанавливать собственные значения (исполнители, названия, статусы, метки), менять сроки за счет удлинения и укорачивания отрезков, а также задавать связи между задачи простым перетягиванием компонентов. 
• Weeek – Диаграмму Ганта можно строить даже на самом дешевом тарифе. Визуально отображает сроки, зависимости, ограничения. Возможна постановка приватных задач. 
• Yandex Tracker выводит приоритет, тип и название задач в диаграмме. Умеет работать с зависимыми задачами. Есть пошаговые инструкции на русском языке для разных ситуаций.

Главное удобство платных программ – автоматическая перенастройка при изменении данных. В Excel или Google Spreadsheets все это придется делать вручную.

Коротко для предпринимателя

Наиболее эффективен данный инструмент при работе с протяженными во времени проектами, которые можно разделить на взаимосвязанные этапы и задачи с конкретными сроками. 

Задача данного инструмента – визуальное отображение текущих задач для более простого управления. По горизонтали располагается список предстоящих этапов и работ, по вертикали – сроки, исполнители и другая информация (дедлайны, контрольные точки).

Построить диаграмму можно в бесплатном ПО (Google-таблицы, Miro), либо в специализированных платных сервисах (Битрикс24, Shtab, Weeek, Yandex Tracker).

Главные преимущества инструмента – интуитивность, наглядность, экономия времени на поиск информации о статусах отдельных задач.

Диаграмма подойдет для планирования проектов в IT, маркетинге, продажах, консалтинге, строительстве, образовании и пр. Незаменим инструмент при разработке дорожных карт.