Работа в ней ведётся просто как для руководителя проекта, который сможет легко контролировать деятельность сотрудников, так и для самих работников, которым будет легко разобраться в системе.
Мы расскажем об основных особенностях Трелло и о том, как ей пользоваться.
Система Trello – основная суть
Японская система канбан, на основе которой построена площадка, была изобретена и введена в употребление компанией Toyota. Основная суть системы заключалась в том, чтобы следить за своевременным выполнением заданий.
Трелло представляет собой электронные доски, на которых расположены карточки с заданиями. Если проект небольшой, на него хватит одной доски. Если речь идёт о чём-то масштабном, досок может быть несколько, и каждая доска будет отвечать за определённый отдел. Например, одна доска отвечает за рекламу, вторая – за внутренние задачи компании, третья – за работу с клиентами и так далее.
Карточки сортируются по определённым спискам. Списки расположены на доске в виде столбиков. Они позволяют контролировать, на каком этапе находится осуществление определённой задачи. Например, есть задача сделать дизайн главной страницы сайта. Доска разделена на списки: «новые задачи», «задачи в процессе выполнения», «проверка», «сделано». Сначала карточка находится в первом списке. Когда сотрудник берёт задачу в работу, он перемещает её во второй список. Задача выполнена – карточка переходит в третий список. Руководитель проекта проверяет реальную готовность задания. Если есть недоработки, карточка возвращается в список «задачи в процессе выполнения» с соответствующими пометками. Если всё хорошо, руководитель перемещает карточку в список «готовые».
Как работать в Трелло?
Как уже говорилось выше, основные элементы, из которых состоит система – доски, карточки и списки. Начнём с самого крупного из них.
Доски. Доска – это рабочий экран, на котором располагаются карточки, распределённые в списки. В проекте может быть задействована одна или несколько досок. Если проект большой, удобнее всего будет разделить его на разделы и каждому разделу отдать свою доску.
Если досок несколько и проект действительно большой, удобнее всего будет сделать одну обобщающую доску, на которой будут общие, крупные задачи, ставящиеся перед отделами. Так будет проще отслеживать работу всей компании в целом.
Доски можно сортировать, добавлять в «избранно», закрывать (например, по окончании какого-то этапа проекта). Закрытые доски уходят в архив, откуда их возможно по необходимости достать или полностью удалить.
Списки. Каждая доска разделена на списки. О них мы говорили выше. Что интересно, списки на доске можно называть, как угодно. Если у вас маленький проект, можно сделать так, чтобы каждый список был отдельной отраслью. С большими проектами удобнее всего называть списки определёнными этапами работы (пример приводился выше). Так вы можете легко отслеживать уровень готовности тех или иных задач. Если удалённая работа предполагает, что оплата сотруднику производится за каждый заказ, можно сделать список «оплата», куда будут помещаться выполненные задания. У удалённых сотрудников, таким образом, будет уверенность в своевременной оплате труда.
Карточки. Пожалуй, это самая важная и интересная единица системы. Карточка содержит в себе, как правило, одну задачу. Так удобнее всего, но это не обязательно. При желании, если задания однотипные, можно поместить их и в одну карточку. Например, вам нужно написать несколько статей на сайт. Вы можете задачу на каждую статью поместить в отдельную карточку, а можете сделать одну, в которой будет указано количество статей и их темы.
К карточке можно прикрепить несколько человек – ответственных за задание. Карточке может быть присвоена отдельная метка. Эти метки позволяют группировать задачи по сферам деятельности. Например, доска отведена под создание сайта компании. Карточки с зелёными метками содержат задачи по наполнению сайта контентом, с красными метками отвечают за оформление, с жёлтыми – задачи для программистов.
Можно устанавливать срок выполнения задания. Система будет оповещать отвечающих за задание о том, что срок подходит к концу.
Внизу карточки располагается чеклист: колонка с этапами выполнения работы. Выполнив определённый этап, сотрудник должен поставить напротив строки с этим этапом галочку. Сверху чеклиста будет отображаться, сколько процентов работы выполнено.
В карточках можно оставлять комментарии. С помощью них можно следить за работой сотрудников (например, обязать их описывать каждый этап в комментариях), поддерживать с ними связь. Сотрудники через комментарии могут задавать вопросы, если задание им не понятно, сообщать о проблемах, возникших в ходе работы.
Карточки можно перемещать из списка в список и внутри списка. Например, самые важные, первоочередные задачи или новые задания можно ставить в верхней части колонки.
Карточки можно помещать в архив и удалять.
У Трелло есть интересные особенности, о которых нужно знать, приступая к работе в системе:
- Трелло фиксирует все действия участников доски. Они отображаются в профиле и в меню, которое открывается при нажатии на иконку «колокольчик» в верхнем правом углу.
- Доски можно сделать с разным уровнем доступа. Прикрепить участника к закрытой доске можно, просто отправив ему ссылку. Сама система регистрации, создания досок, организации работы в Трелло простейшая.
- У Трелло есть список дополнительных функций. Он постоянно обновляется и включает в себя различные дополнительные возможности, интеграции с другими сервисами, системами, облачными хранилищами. Правда, для одной доски можно выбрать ограниченное количество добавлений, но их можно менять, включать и отключать определённые функции по необходимости.
- Помимо досок, в системе можно создавать бизнес-команды. Бизнес-версия отличается от обычных досок тем, что содержит расширенный функционал и более гибкие возможности конфиденциальности.
Плюсы и минусы системы
Начнём с плюсов, которых у Трелло, определённо, больше:
- Удобство. Система удобна не только руководителям, но и сотрудникам. С помощью неё можно точно определять сроки выполнения заданий, намечать дальнейшие действия отдела, поддерживать постоянную связь с удалёнными сотрудниками.
- Простота. Разобраться в системе сможет даже человек, который плохо знаком с компьютерами. Устройство сайта максимально простое.
- Доступность. Трелло, можно сказать, единственная действительно бесплатная система подобного рода. Конкуренты предлагают бесплатное использование на ограниченный срок. Здесь же вы можете пользоваться всеми удобствами площадки, не платя за это ни копейки.
- Есть возможность интеграции системы с другими инструментами, что расширяет возможности площадки, делает работу более удобной.
- Система постоянно совершенствуется и обновляется.
Однако у Трелло есть и минусы:
- Площадка идеально подходит для небольших проектов. Для действительно крупной компании функционала системы будет недостаточно.
- Каждую карточку нужно расписывать заново, даже если такого рода задачи уже ставились.
- Есть приложение Трелло для смартфонов, но оно не очень удобное, плохо приспособлено для маленьких экранов.
Как видим, минусы незначительные. Для небольших удалённых бизнес-проетов система подходит идеально.
2 комментария
Все, конечно, отлично – Trello классная штука, но, к сожалению, я пока не нашел решения по ограничению действия участников доски в trello. То есть на данный момент получается, что любой участник может удалить карточку или список (причины могут быть разными – возможно нежелание исполнять поставленную задачу, внутреннее несогласие с чем-то или просто вредительство) и ему за это ничего не будет.
Или я ошибаюсь и у этой проблемы есть решение?
Пока бесплатного решения этой проблемы в Trello нет, к сожалению.
Это делает Trelllo бесплатным инструментом ТОЛЬКО ДЛЯ ЛИЧНОГО использования.
Придётся искать другой инструмент.
Например, YouGile. Не бесплатный, но оччень интересный и функциональный. Отечественный.
Рекомендую!