Для начала давайте определимся, что такое бизнес-процессы. Мы называем бизнес-процессами любую цепочку более двух действий, которая начинается с конкретного события и заканчивается конкретным результатом.
На самом деле бизнес-процессы есть в любой компании, даже если нам кажется, что это совсем не так. Просто они не оптимизированы, не автоматизированы, а потому выглядят как хаос.
Но это не значит, что вариант «купить сервис для управления бизнес-процессами и использовать его» поможет. Автоматизируя бардак, мы получим автоматизированный бардак.
Что же тогда делать, если вы хотите внедрить процессное управление? Наши партнеры из AtlasBPM, которые занимаются оптимизацией бизнес-процессов, выделяют пять основных шагов.
Шаг №1. Определить, какой процесс вы хотите автоматизировать, и описать его как можно подробнее
Для этого опишите функции вашего бизнеса. Не усложняйте, просто подумайте, какие функции в целом выполняются в компании. Пока не думайте о структуре и последовательности, пишите тезисы.
К слову, за исключением непосредственно самого производства на верхнем уровне функции большинства компаний очень похожи. Но помните, что функции могут быть простыми (принять заявку), а могут быть составными (сгенерировать заявку).
Шаг №2. Смоделировать бизнес-процесс
Итак, мы прописали функции. Теперь каждую нужно расписать на цепочку задач. Как это сделать? Все просто. Определите конечный результат функции и выпишите задачи, которые нужно выполнить для его достижения.
Лучше всего описывать не абстрактный «прием заявок», а прием одной заявки. Что вы делаете, чтобы принять всего одну заявку? Или оказать одну услуги. Или выполнить один заказ.
Шаг №3. Определить показатели для управления процессом (самый важный)
Люди всегда делали и будут делать не так, как это прописано в процессах. Это нормально. И поэтому самое важное в процессах, на самом деле, не эти функции и задачи, а показатели.
Любая работа любой компании состоит из действий. Управлять и корректировать мы можем только действия! Для этого мы должны знать обо всех действиях в компании (по крайней мере о большинстве). Но если мы просто будем наблюдать за ними, то никогда не увидим полной картины.
Именно для этого нам и нужны показатели – определенные критерии, по которым мы сможем судить об успешности (или неуспешности) процессов.
Стандартные показатели для большинства процессов:
- Количество процессов (например, количество заявок)
- Продолжительность процесса
- Количество успешных процессов
- Качественный показатель исполнителя
- Время на стадию или задачу
- Расходы на процесс
Помните, что показатели должны быть определены по каждому процессу. Потому что смысл процессного управления именно в снятии значений. Заданные цепочки действий облегчают жизнь сотрудникам, но без цифр они быстро станут бессмысленны.
Так, AtlasBPM создан в первую очередь не для того, чтобы задачи распределялись между сотрудниками, а чтобы собирались эти самые цифры. И он делает это автоматически. Система сама начинает все считать, как только процесс запущен.
Дальше все пойдет проще и быстрее, потому что затем лучше начать работать со специалистами.
Шаг №4. Совместно с специалистами доработать бизнес-процесс
Можно ли запускать процессы самостоятельно? Да, безусловно. Но в этом случае, особенно если вы никогда не делали этого раньше, велик шанс ошибки. Скорее всего, придется будет скорректировать описание и определить контрольные точки. Это не просто жизненно важные моменты работы, это момент начала или завершения задачи или процесса.
Общий итог работы будет оцениваться по времени от старта до закрытия процесса. Потому что кому нужен формально завершенный процесс приема заказа, если между поступлением заявки и ответом на нее прошло несколько недель?
После всей подготовительной работы необходимо составить ТЗ на автоматизацию и перейти к последнему шагу.
Шаг №5. Собственно внедрить бизнес-процессы
Какими бы идеальными не были бизнес-процессы, они никогда не будут работать, если просто оставить их на бумаге и любоваться стройными схемами. Необходимо приобрести сервис для автоматизации и внедрить его. Хотя всегда сложно понять, подходит ли то или иное решение.
Поэтому в AtlasBPM мы не просто предоставляем клиентам демонстрацию системы (это когда вы просто смотрите, как все работает, а сами ничего делать не можете. Не очень эффективно, согласитесь). Но и даем две недели полного доступа бесплатно! А там и BPM, и CRM, и WMS, и база знаний, и даже социальная сеть.
Если хотите не просто посмотреть систему, но и руками попробовать все функции (а может, даже начать сразу что-то внедрять), оставьте свою заявку на сайте. И вскоре с вами свяжется менеджер, который уточнит все детали.
Правда, нужно оговориться, что после внедрения все равно нужно будет отслеживать процессы. Это непрерывный процесс. Ошибки в любом случае будут возникать. Условия будут меняться. Будет меняться и бизнес. И это тоже нормально. Поэтому так важно корректировать и сами процессы.
