Удаленная работа стала привычным делом, но многие предприниматели жалуются, что в таком формате трудно взаимодействовать с коллегами. И бизнес сталкивается с такими проблемами по всему миру. Перевели статью из американского финансового блога, где определили несколько правил для успешной коммуникации в режиме онлайн.
Только 50% людей понимают смысл электронных сообщений
Нужно принять то, что люди не рождаются с хорошими навыками коммуникации. Все это появляется у нас в течение жизни, когда мы учимся общению. Ник Морган написал книгу «Вы меня слышите? Как налаживать контакты с людьми в виртуальном мире». В ней он приводит цифры, что 90% людей уверены, что посылают ясные электронные сообщения, но на практике только 50% понимают, что хотел сказать отправитель.
Это происходит из-за того, что в электронном формате нет эмоций и трудно уловить настроение собеседника. В обычной жизни мы подкрепляем речь невербальными сигналами, которые упрощают коммуникацию. В онлайн-режиме этого нет и сообщения могут восприниматься не так, как вы хотите.
Будьте конкретнее
Избавьте сообщения от неправильного восприятия, когда даете обратную связь или ставите задачу. То есть отправляйте сообщения, где все просто и понятно:
- Жду подписанные накладные сегодня к 16 часам;
- Обратитесь к главбуху Диане, чтобы она оформила отпуск;
- Если вы завтра не принесете лист нетрудоспособности, то оплата больничного будет только в следующем месяце.
В таких сообщениях есть четкий дедлайн, причины и важность действия. Поэтому собеседник сразу определит важность этой задачи и поймет, когда ее нужно сделать.
Не используйте расплывчатые характеристики
Сотрудники часто выполняют несколько параллельных задач. Поэтому не стоит думать, что коллега работает исключительно над вашей задачей. Не отправляйте сообщения в таком стиле:
«Я там кое-что добавил в файле, как они говорили. Но учти, что из-за этих изменений, придется поменять и другой отчет. Это неправильно».
Слова: это, там, кое-что, другой — скорее всего, запутают вашего коллегу, нежели ясно обрисуют задачу. Это предложение может быть понятнее:
«Я добавил данные, которых не хватало, в отчет по оплатам за декабрь 2020 года. Но теперь придется скорректировать и годовой отчет, но можно и без этого. Давай завтра в 10 утра обсудим это у директора».
Используйте инструменты для онлайн-коммуникаций
Работа станет проще и эффективнее, если использовать мессенджеры и приложения для онлайн-коммуникации:
- Slack;
- Outlook;
- Google Calendar;
- Google Drive;
- Trello;
- Zoom.
Тестируйте эти инструменты, чтобы оставить самый удобный для вашей команды.
Оставьте одно хранилище для файлов
Если в компании используют файлы разных форматов и они хранятся в разных местах, то это неудобно. Появляются моменты, когда сотрудники решают одну задачу, но ищут информацию в разных местах. Поэтому выберите 1 место для хранения всей рабочей информации: Google Drive, Dropbox или корпоративные сервисы.
Создайте политику онлайн-коммуникаций
Если в компании работает несколько десятков человек, то проще оформить политику коммуникаций. Закрепите эффективные правила общения, чтобы каждый сотрудник их выполнял. Так будет проще найти контакт и выполнять поставленные задачи.