КУДиР: правила заполнения в 2024 году

Все предприниматели на УСН должны вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР) для расчета налога и авансовых платежей. Порядок заполнения книги зависит от выбранного объекта налогообложения: доходы или доходы за вычетом расходов. Рассказываем, как правильно заполнять КУДиР, и какие изменения в правилах оформления вступят в силу с 1 января 2024 года.

Короткая версия для предпринимателя

Кто и для каких целей ведет КУДиР

КУДиР заполняют ИП и юридические лица, применяющие УСН. Даже если вы ведете бухгалтерский учёт, то параллельно обязаны заполнять и книгу, так как КУДиР считается ключевым налоговым документом на основании приказа Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н. 

Формат документа одинаков для УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы», разница лишь в том, какие именно разделы нужно заполнять. В книгу вносят все финансовые операции, чтобы впоследствии рассчитать доходы, учесть взносы и торговый сбор для уменьшения налога по итогам квартальных и годового периода. 

КУДиР позволяет отслеживать лимиты доходов в рамках «упрощенки». Это важно для выбора ставки налога и подтверждения права на применение УСН. Так, в 2023 году ставку 6% (в отдельных регионах применяются более низкие льготные ставки) применяют, если доход с начала года не превышает 188, 55 млн руб. Если лимит превышен, ставка возрастает до 8%. При доходах свыше 251,4 млн руб. предприниматель утрачивает право на применение УСН.

В каком виде нужно вести КУДиР

КУДиР заводят на каждый налоговый период (календарный год, с 1 января до 31 декабря). Даже если предприниматель не ведет деятельность в течение года, он должен заполнить книгу (она будет нулевой). КУДиР заполняют в единственном экземпляре: при наличии подразделений книгу за них ведет головной офис.

Заполнять документ можно в бумажном и электронном виде:

1. Для бумажной КУДиР можно приобрести готовый набор бланков, либо распечатать их собственноручно на принтере. При оформлении заполняют титульный лист, затем от руки вписывают хозяйственные операции. По итогам года КУДиР прошивают, заверяют подписью руководителя и печатью (при наличии). Срок хранения – 5 лет, а в случае переноса убытков на объекте «доходы—расходы» — в течении минимум 11 лет.

Все записи вносят в хронологическом порядке на основании первичных документов (банковские выписки, кассовые чеки, платежные поручения, акты, накладные, квитанции и пр.), причем сведения о них вносят в строку с суммой поступлений или расходов. Сумму указывают в рублях, копейки округляют по арифметическим правилам (менее 50 коп. отбрасывают, более 50 коп. – округляют в большую сторону).

2. В электронном виде книгу оформляют в виде отдельного файла или ведут учет в онлайн-бухгалтерии. По итогам года документ распечатывают, прошивают, заверяют подписью и печатью, а затем также отправляют на хранение, как и изначально бумажный вариант.

Сдавать в налоговую или заверять там же КУДиР не нужно (письмо ФНС от 28.02.2013 № ЕД-3-3/696@). Предприниматель обязан предоставить книгу в случае требования инспекторов ФНС (например, в ходе проверки) в срок, указанный в самом требовании (обычно 5 рабочих дней):  непредставление книги или нарушение порядка отражения доходов влечет за собой штраф в размере от 10 до 30 тыс. руб. Форму КУДиР можно найти в приложении № 1 к приказу Минфина от 22.10.2012 № 135н. 

Как правильно заполнять КУДиР на УСН

Требования к заполнению едины для всех «упрощенцев» вне зависимости от объекта налогообложения:

• записи вносят в хронологическом порядке на основании первичных документов;
• для каждой новой записи выделяют новую строку;
• данные вносят на русском языке;
• чтобы исправить ошибку в бумажной книге, нужно зачеркнуть неверную надпись, поставить дату внесения исправлений, затем вписать правильный вариант и заверить его подписью руководителя или ИП и печатью (при наличии);
• изменить способ ведения КУДиР можно с начала нового квартала.

Порядок заполнения КУДиР на УСН «Доходы»

ИП и организации заполняют только титульный лист, раздел I без справки, а также разделы IV и V. Все остальные страницы распечатывать и включать в книгу не нужно.

На титульном листе указывают:

• наименование организации, либо ФИО предпринимателя;
• ИНН, для организаций еще и КПП;
• объект налогообложения;
• для ИП – место прописки, для организаций – юридический адрес;
• данные по счетам, открытым в банках.

В Раздел I вносят все доходные операции, которые учитывают при расчете налоговой базы. 

1. В графе 1 укажите порядковый номер. Если предыдущий квартал закончился операцией под номером 10, то в новом квартале первую операцию занесите под номером 11.
2. Во второй графе укажите реквизиты первичного документа.
3. В третьей – внесите название операции, по которой получили доходы или произвели расходы.
4. Укажите размер дохода. Если покупатель вернул аванс, то перед суммой поставьте знак минус.
5.  В пятой графе впишите расходы, произведенные за счет дотаций из бюджета, если они были получены на открытие своего дела, развитие бизнеса или создание дополнительных рабочих мест. Сумму сначала указывают в графе 4, а затем по мере расходования переносят ее в графу 5. Все остальные расходы на объекте «Доходы» не учитываются, поэтому в КУДиР их вносить не нужно.

В Разделе IV предприниматель указывает страховые взносы, которые уплатил за себя и своих работников. Сюда же вписывают больничные, платежи по договорам добровольного личного страхования работников в связи с их болезнью:

• Графа 1 – порядковый номер записи.
• Графа 2 – реквизиты платежного поручения (дата и номер).
• Графа 3 – период, за который уплатили взносы.
• В графы 4 – 6 ранее вписывали сумму взносов на пенсионное страхование, на случай временной нетрудоспособности и материнства, на медицинское страхование. С введением единого платежа данные графы можно не заполнять, а сумму взносов указать сразу в графе 10. 
• Графа 7 – сумма взносов на травматизм.
• Графа 8 – сумма пособия по нетрудоспособности, выплаченного за первые три дня болезни работника.
• Графа 9 – сумма взносов, уплаченная по договорам добровольного личного страхования
• Графа 10 – итоговая сумма.

В пятом разделе нужно указать сумму торгового сбора для уменьшения налоговой базы по УСН. Несмотря на то, что торговый сбор введен в Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе, официально действует он только в столице. 

Если вы не оплачиваете этот платеж, то раздел 5 не заполняете, но включаете его в итоговую КУДиР в конце года.

Порядок заполнения КУДиР на УСН «Доходы минус расходы»

Предприниматели на данном объекте налогообложения заполняют титульный лист и первые три раздела. Порядок заполнения титульного листа такой же, как на объекте «доходы».

В разделе I нужно указать не только полученные доходы, но и произведенные расходы:

• Графа 1 – порядковый номер операции.
• Графа 2 – реквизиты первичного документа.
• Графа 3 – название операции.
• Графа 4 – сумма полученного дохода.
• Графа 5 – сумма расходов.

Во второй раздел нужно внести расходы на покупку и достройку основных средств (нематериальных активов), если подобные операции происходили в отчетном периоде. Подробная инструкция по заполнению приведена в разделе 3 Приложения № 2 к приказу Минфина от 22.10.2012 № 135н.

Третий раздел заполняют только в том случае, если по итогам отчетного периода получили убыток:

• Строка 010 – общая сумма убытка за прошлые периоды, которую можно списать в этом году (сюда переносится значение из строки 150 раздела III КУДиР за прошлый год).
• Строки 020-110 – сумма убытка по годам (переносятся из строк 160 — 250 раздела III КУДиР за прошлый год).
• Строка 120 – налоговая база за налоговый период (из строки 040 справки к разделу I).
• Строка 130 – сумма убытка, учитываемого в текущем году (если его нет, проставьте нулевое значение).
• Строка 140 – сумма полученного в этом году убытка (из строки 041 справки к разделу I книги).
• Строка 150 – остаток убытка, который переносится на следующий год. Рассчитывается по формуле: стр. 010 – стр. 130 + стр. 140.
• Строки 160-250 – расшифровка переносимого убытка по годам. 

Третий раздел заполняют даже в том случае, если убыток был в прошлых годах, но в декларации не отражается и налоговую базу не уменьшает. В этом случае «0» проставляют в строке 130, после чего заполняют строки 010, 020—110, 150—250. 

Что изменится в правилах заполнения КУДиР в 2024 году

В связи с изменениями в порядке уменьшения налога по УСН на страховые взносы законодатели планируют обновить существующую форму книги. В частности, сумма торгового сбора, уменьшающего единый налог (авансовые платежи) по УСН, будет отражаться не в разделе V КУДиР, как сейчас, а в разделе VI. 

Вместо торгового сбора в раздел V ИП на объекте налогообложения «Доходы» будут вносить фиксированные страховые взносы за себя для уменьшения налога (новая редакция п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). 

Коротко для предпринимателя

1. КУДиР в обязательном порядке должны вести ИП и юридические лица, применяющие УСН.
2. Форма документа едина для всех объектов налогообложения, различаются только разделы, которые следует заполнить.
3. Упрощенцы с объектом «Доходы» заполняют титульный лист, разделы IV и V. На объекте «Доходы минус расходы» – титульный лист, разделы I – III.
4. КУДиР следует вести даже при отсутствии деятельности – в этом случае в конце года подшивают и заверяют нулевой документ.
5. Порядок и правила заполнения приведены в приказе Минфина от 22.10.2012 № 135н.