Многие бизнес-процессы станут эффективнее при переносе в корпоративный мессенджер. Например, управление задачами и бухгалтерия. Рассказываем, какие еще процессы ведут в мессенджере и как это помогает бизнесу.
Управление задачами
Любой бизнес — это десятки, даже сотни задач, решение которых нужно контролировать каждый день. Если перенести этот процесс в рабочий мессенджер, то приложение поможет:
- Структурировать работу. Отдельные рабочие пространства, которые можно создавать под отделы и крупные проекты, есть не во всех приложениях, но лучше ориентироваться на те, в которых они предусмотрены.
- Разобраться с хаосом в переписках. Рекомендуем выбирать такие мессенджеры, в которых есть треды — ветки комментариев под каждым сообщением. Это помогает структурировать общение, а также облегчает поиск информации.
- Ввести гибкую и удобную систему отчетности. Для каких-то сотрудников она будет регулярной — например, полезно, если менеджеры по продажам отчитываются о своих результатах в отдельных чатах каждый день. Но также нужны сотрудники, которые контролируют стратегию развития, обновляют ее с учетом текущих обстоятельств, отражают риски, которые только появились и могут повлиять на решение задачи. Разные виды отчетности в корпоративном мессенджере легко развести по отдельным чатам, чтобы не было путаницы.
- Быстро собирать всех на созвоны, брейнштормы и другие встречи несколько раз в месяц. Корпоративный мессенджер удобен тем, что им пользуются все сотрудники компании. А еще они распределены по отделам, группам и тематическим чатам, поэтому можно легко и быстро организовать только тех людей, которые нужны на встрече.
- Сократить количество действий для решения отдельных задач. Системы реакций и быстрых ответов в рабочем мессенджере помогают исключить лишнюю переписку и сэкономить время сотрудникам.
Идеально, если в мессенджере есть карточка-описание для каждого сотрудника: с его статусом, полномочиями, а также средним временем ответа на сообщения. Это относительно простое решение делает коммуникацию более эффективной, что очень важно для грамотного управления задачами.
Бухгалтерия
Закрытые чаты в корпоративном мессенджере удобно использовать для задач бухгалтерского и финансового учета. Например, в них можно размещать следующую информацию:
- Доступные суммы в кассах физических точек, а также на счетах компании. Ежедневная отчетность помогает людям, которые отвечают за финансовые решения, ориентироваться в ситуации и понимать, на какие суммы они могут рассчитывать.
- Дополнительные и срочные траты, решение по которым принимают только определенные сотрудники — например, директор. Примером таких дополнительных трат может стать расширение бюджета на рекламу.
- Общий бюджет. В таком чате бухгалтер размещает план бюджета на месяц, а также план-факт за прошедший отчетный период. Также в нем удобно обсуждать, почему план был превышен или что помогло его выполнить.
- Бухгалтерская отчетность и все, что связано с налогами, зарплатами, премиями.
Так как в корпоративных предложениях обычно предусмотрены гибкие настройки доступа, во все чаты с бухгалтерской и финансовой информацией добавляются только руководители и ответственные лица. Это экономит время и делает все процессы максимально прозрачными.
Обратная связь
Качественная обратная связь работает во все стороны:
- Сотрудники понимают свои сильные стороны и зоны роста, могут корректировать работу с учетом тех требований, которые есть в компании.
- Руководители даже без микроменеджмента всегда остаются в курсе того, что происходит в бизнесе, и тоже могут скорректировать свою работу.
- Команда эффективно взаимодействует между собой. Ее участники работают в атмосфере открытости, всегда имеют возможность сказать о том, что их беспокоит, разрешить непростые ситуации.
Как это сделать в корпоративном мессенджере:
- Раз в две недели каждый сотрудник пишет обратную связь двум коллегам на выбор — непосредственно в личные сообщения или в открытом чате. Отлично подходит формат «Что было хорошо / Что можно улучшить».
- Раз в неделю сотрудник, если у него есть такое желание, пишет в личные сообщения руководителю свои идеи, пожелания, соображения. Руководитель обязательно должен на это ответить.
- После завершения крупной задачи или проекта участники пишут обратную связь друг другу и руководителю. Это полезно делать в основном чате проекта, «по горячим следам».
- Новые сотрудники в течение первого месяца дают обратную связь HR или руководителю о погружении в процессы. В конце месяца они сами получают обратную связь по своей работе.
Мини-формой обратной связи также становятся реакции-эмодзи, которые можно использовать на любом сообщении.
Онбординг и HR
Корпоративные мессенджеры очень удобны и в процессе найма, онбординга сотрудника. С помощью правильно настроенных чатов можно:
- Собирать резюме всех кандидатов и детально обсуждать их с заинтересованными специалистами, руководителями. Для этого как раз пригодятся треды.
- Создавать обсуждения для специалистов, которые находятся на испытательном сроке. В треде удобно фиксировать все плюсы и минусы сотрудника, следить за его успехами, принимать решение о его дальнейшем трудоустройстве.
- Объединять всех новичков в одном месте, где они получат исчерпывающую информацию о компании, ее правилах, регламентах, а также смогут пообщаться между собой или с более опытными сотрудниками.
- Организовывать обучающее пространство, если оно предусмотрено бизнес-процессами. Если собрать всю информацию для обучения в одном чате, новички не будут путаться.
- Отслеживать эффективность процессов найма и онбординга. Для этого сотрудники службы HR могут публиковать регулярные отчеты.
Настройки доступа позволяют без опасений добавлять новичков в рабочее пространство, впуская их только в те чаты, где их присутствие необходимо.
Увольнение сотрудника и удаление его данных из мессенджера
Нередко быстрое увольнение сотрудника — это необходимость, которая обусловлена безопасностью бизнеса и команды. Например, нужно сделать так, чтобы человек не имел доступа к общим чатам и не смог скачать оттуда важную информацию. И корпоративный мессенджер для этого идеален — особенно тот, что позволяет удалить пользователя одним кликом. Тогда он автоматически теряет доступ ко всем рабочим пространствам и группам, а также к личным перепискам внутри мессенджера.
Быстрое увольнение из всех чатов в один клик доступно в мессенджере Compass
Какой сервис выбрать
Использовать популярные зарубежные сервисы уже не получится. Slack давно ушел из нашей страны, а известный всем Microsoft Teams отключился в конце марта. Поэтому многие компании сейчас находятся в поиске альтернативы. Мы предлагаем несколько сервисов, которые не хуже, а по многим параметрам даже лучше упомянутых приложений.
Compass
Мессенджер с открытым исходным кодом представлен в двух версиях: облачной и on-premise, то есть для установки на серверах заказчика. Продукт разрабатывает российская команда. Приложение хорошо оптимизировано, поэтому стабильно работает при больших нагрузках. Подходит и для маленьких компаний до 10 человек, и для крупных корпораций.
Возможности:
- Отдельные рабочие пространства, личные и групповые чаты с тредами — ветками комментариев.
- Карточка сотрудника со статистикой, средним временем ответа.
- Файловое хранилище, поиск текста даже по содержимому файлов внутри чата.
- Есть удаление участника одним кликом, гибкие настройки прав доступа.
- Видео- и аудиозвонки, голосовые.
- Подключение других сервисов, простая интеграция.
Стоимость: Пакет «Старт» — бесплатный для команд, в которых менее 10 участников. 299 р. за участника на тарифе «Бизнес» и 399 р. за участника на тарифе On-premise. Для платных тарифов есть пробный период на 30 дней.
Mattermost
Это зарубежный мессенджер, но с открытым исходным кодом. У приложения тоже две версии: on-premise и облачная. Есть платные тарифы, но открытый код доступен уже в бесплатном варианте. Мессенджер можно полностью переделать под задачи команды, но для этого нужны свои программисты. А еще он интегрируется с большим количеством сервисов.
Возможности:
- Чаты всех форматов — для личного, группового общения.
- Поддержка русскоязычного интерфейса.
- Встроенный менеджер задач — уникальное решение.
- Звонки по аудио, видео. Демонстрация экрана на созвонах.
- Возможность использовать файлы или работать с кодом совместно, вместе с другими пользователями.
Стоимость. Бесплатный вариант для частной сети. 10 долларов за участника для тарифа Professional и цена по запросу в пакете Enterprise.
TrueConf
Этот российский мессенджер входит в систему TrueConf Server Free. Как и другие варианты, он доступен в облаке и для развертывания на серверах заказчика. Система объединяет рабочий мессенджер и видеоконференции. Совместима со всеми популярными ОС.
Возможности:
- Чаты с возможностью модерирования, редактирования сообщений.
- Хранилище файлов.
- Для видеоконференций — возможность управлять удаленным ПК, расшаривать экран.
- Организация конференций до 1,5 тыс. участников, с возможностью подключения алгоритмов ИИ.
Стоимость. Считается за доступ ко всей платформе TrueConf. Для конференций, в которых участвуют менее 10 человек, доступ бесплатный. Другие тарифы — от 23 тысяч рублей в год или по запросу.
Samoware
Продукт разрабатывается в России и объединяет сразу несколько решений: рабочий мессенджер, почту, телефонию, приложение для видеосвязи и др. При необходимости тоже разворачивается на серверах клиента.
Возможности:
- Чаты, но без тредов.
- Файловое хранилище, обмен любыми файлами.
- Голосовые, звонки по видео, аудио.
- Адресная книга и профили участников со всей необходимой информацией.
- Возможность добавить в одно приложение календари, почту.
- Интеграции с разными сервисами.
Стоимость. Индивидуально рассчитывается под задачу клиента.
Iva Connect
Завершаем подборку тоже российским приложением. Бизнес-мессенджер IVA Connect — это часть системы IVA UC, в которую входят и другие сервисы, в том числе для связи по видео. Приложение совместимо с большинством популярных ОС.
Возможности:
- Чаты с функцией изменения фона, модерированием.
- Видео-, аудиозвонки.
- Карточки пользователя с подробным описанием, удобное управление контактами.
- Хранилище файлов.
- Переход к видеоконференциям IVA сразу из корпоративного мессенджера.
- Сохранение звонка при переключении между приложениями системы.
Стоимость. Бесплатная мобильная версия IVA Connect Mobile. Корпоративные тарифы рассчитываются по запросу.
