С 2024 года Правительство РФ планирует полный переход от бумажных транспортных накладных к электронным. С 1 сентября 2022 года действует переходный период – предприниматели вправе самостоятельно выбирать формат документооборота. Рассказываем, в каких случаях лучше использовать электронные транспортные накладные, как их правильно заполнять и отправлять контрагентам.
Когда и для чего оформляют электронные транспортные накладные
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – цифровой аналог соответствующего бумажного документа. Она позволяет подтвердить факт перевозки грузов автотранспортом, расходы на логистику и транспортные услуги. С 1 сентября 2022 года организации и ИП могут самостоятельно выбирать, в каком виде оформлять товарные накладные, но уже с 2024 года запланирован полный отказ от бумажного формата.
Электронную транспортную накладную оформляют при любых грузоперевозках, за исключением двух случаев:
- Доставку выполняет сам продавец без привлечения сторонних перевозчиков. Причем, стоимость доставки включена в стоимость товара, а передача права собственности на груз происходит на складе покупателя.
- Покупатель самостоятельно доставляет товар до места назначения, не привлекая к этому продавца.
Объективно, для бизнеса переход на электронный вариант перевозочных документов выгоден по нескольким причинам:
- документ нельзя потерять, он обязательно дойдет до контрагента в неизменном виде;
- сокращение издержек, связанных с созданием, хранением и пересылкой бумажной документации;
- быстрые взаиморасчеты благодаря ускоренному обмену данными;
- прозрачность грузоперевозок – система фиксирует каждый шаг от отправки груза до его получения.
Порядок использования электронных транспортных накладных
В схеме обмена ЭТрН присутствуют четыре участника: продавец, покупатель, государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС
ЭПД), а также ИС ЭПД – оператор ЭДО, который предоставляет продавцу доступ к сервису электронных перевозочных документов.
Само взаимодействие выглядит следующим образом:
- Продавец заходит в учетную систему (доступ к которой ему предоставил оператор ИС ЭПД), заполняет форму ЭТрН и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Оператор ЭПД проверяет технические нюансы (соответствие XML-формату, уникальность идентификатора, срок действия УКЭП и пр.). Если есть ошибки – отправляет документ на доработку, если ошибок нет – передает его в ГИС ЭПД.
- В ГИС ЭПД хранятся перевозочные документы из разных источников. После получения ЭТрН система сверяет содержание с данными, полученными от других участников этого документооборота. Если все в порядке, накладную отправляют дальше.
- Из ГИС ЭПД документ передают перевозчику и покупателю.
- Водитель заходит в специальный сервис с любого устройства (например, с планшета или смартфона), подтверждает прием груза простой электронной подписью, а компания-перевозчик подписывает накладную с использованием УКЭП.
- Как только груз доставят к месту назначения, покупатель подписывает свой раздел ЭТрН, водитель фиксирует факт передачи груза своей подписью, после чего отметку о завершении доставки в соответствующем разделе накладной ставит менеджер транспортной компании.
Такая схема позволяет контролировать все стадии грузоперевозок в режиме реального времени.
Доступ к информации из ГИС ЭПД могут получить федеральные органы исполнительной власти через систему межведомственного электронного взаимодействия или национальную систему управления данными. Речь идет о МВД, Минтрансе, ФНС, Ространснадзоре и Минцифры.
Формат электронной транспортной накладной и принципы ее заполнения
Форма ЭТрН и сопроводительной документации утверждены приказом ФНС, а порядок движения документа между участниками грузоперевозок – постановлением Правительства. По сути, оба документа – это технические сведения, предназначенные для операторов ИС ЭПД, разработчиков и программистов.
Бухгалтерам, предпринимателям и другим заинтересованным лицам разбираться в технических деталях не нужно: ИС ЭПД откроет нужную форму, выделит обязательные для заполнения поля, подсветит ошибки и даже даст совет по их исправлению. Все реквизиты в ЭТрН заполняют так же, как и в бумажном документе.
Электронная транспортная накладная – это восемь титулов (разделов):
- четыре обязательные – они задают стандартный сценарий перевозки;
- два дополнительных – их заполняют, если нужно переадресовать груз, сменить водителя или автомобиль;
- два опциональных – отправитель груза и перевозчик заполняют их в том случае, если электронную товарную накладную в дальнейшем планируют использовать как первичный учетный документ.
Рассмотрим подробнее процедуру заполнения в зависимости от этапа грузоперевозок:
- Погрузка. Отправитель заполняет раздел 1, перевозчик – раздел 2. Отправитель прописывает условия договора, основные стороны, заполняет сведения о грузе, сопроводительных документах. Перевозчик фиксирует состояние груза в момент приемки.
- Выгрузка. Получатель заполняет раздел 3, перевозчик – раздел 4. Грузополучатель отмечает сам факт приемки, а также фиксирует состояние груза. Перевозчик делает отметку о сдаче груза.
- Фиксация стоимости. Перевозчик заполняет раздел 5, отправитель – раздел 6. Стороны указывают итоговую стоимость перевозки.
- Переадресация. Перевозчик заполняет раздел 7, вносит данные о смене грузополучателя или адреса доставки.
- Эстафета. Перевозчик заполняет раздел 8, указывает данные нового водителя или транспортного средства при его замене.
Если перевозка простая: продавец передал товар перевозчику, тот довез его до покупателя и передал с рук на руки, то заполнить нужно будет только первые четыре титула. Если же нужно будет сменить водителя, оформить частичную приемку товара грузополучателем, то придется заполнять и другие разделы.
Как подготовиться к переходу на электронные транспортные накладные уже сейчас
Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами электронных перевозочных документов, нужно:
- Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые будут отвечать за отправку или приемку груза.
- Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра на сайте Минтранса и подключиться к нему. Уточнить порядок подключения, а также требования к участнику ИС можно у выбранного оператора.
- Подписать соглашение об обмене электронными документами. Их потребуется два: между отправителем, получателем груза и транспортной компанией, а также между водителем и транспортной компанией.
- Проконтролировать наличие специальной техники: на складах должны быть компьютеры с доступом к оператору ИС ЭПД, а у водителей – планшеты или мобильные устройства, через которые можно подписывать документы простой электронной подписью, а также демонстрировать инспекторам ГИБДД QR-код с информацией о грузе.
Через ГИС ЭПД возможно обмениваться только электронной перевозочной документацией: помимо транспортных накладных система сейчас поддерживает работу с заказами-нарядами и сопроводительными ведомостями. С 1 марта 2023 года в ГИС ЭПД добавили возможность оформления электронного путевого листа, электронного заказа (заявки) и электронного договора фрахтования.
Для обмена остальными документами с контрагентами (договор, счет-фактура, УПД и пр.) воспользуйтесь услугами оператора ЭДО.