Закупки напрямую влияют на расходы бизнеса. Без автоматизации сложно контролировать цены, сроки поставок и работу поставщиков. Даже небольшая компания может столкнуться с потерями. Рассказываем, что умеют программы для закупок, кому они полезны и какие продукты доступны малому бизнесу.
Что такое программы для закупок и какие задачи они решают
Программы снабжения — это системы для автоматизации закупочной деятельности компании: от формирования потребности до получения товаров и контроля расходов. Такие решения объединяют заявки сотрудников, работу с поставщиками, согласование закупок и учет поставок в одном интерфейсе.
Основная задача таких программ — навести порядок в закупках и снизить издержки. Вместо таблиц, переписки и ручного контроля используется единая система, где фиксируются все этапы закупочного процесса.
Программы для закупок и снабжения помогают решить несколько ключевых задач:
- Централизация закупок. Все заявки приходят в единую систему: видно, кто и что заказал, на каком этапе находится заявка, какие расходы запланированы. Это снижает риск дублирующих закупок и незапланированных трат.
- Контроль расходов. Система отслеживает бюджет закупок, лимиты и фактические расходы. Руководство получает данные по затратам на товары и услуги, что помогает выявлять лишние расходы и оптимизировать закупки.
- Работа с поставщиками. Программы хранят базу поставщиков, историю цен и условий сотрудничества. Это упрощает выбор поставщика, позволяет сравнивать предложения и быстрее проводить закупки.
- Автоматизация согласований. Заявки автоматически отправляются на согласование ответственным сотрудникам. Это сокращает время принятия решений и снижает риск ошибок.
- Контроль поставок. Система помогает отслеживать сроки поставок, поступление товаров и закрытие заявок. Снижается риск срывов и простоев.
- Аналитика и отчеты. Программы составляют отчеты по закупкам, поставщикам и расходам, помогают находить возможности для экономии и принимать управленческие решения.
В результате компания получает прозрачный процесс закупок, снижение ручных операций и контроль расходов. Чем больше закупок и поставщиков, тем заметнее положительный эффект автоматизации.
Когда программы для закупок нужны МСП
ПО для снабжения чаще ассоциируется с крупными компаниями. Однако по мере роста бизнеса закупки усложняются даже в небольших компаниях. Появляются новые поставщики, увеличивается количество заявок, сложнее контролировать расходы. В таких условиях автоматизация помогает снизить нагрузку и избежать лишних затрат.
Малому бизнесу имеет смысл внедрять программы для закупок в нескольких ситуациях:
- За закупки отвечают разные люди. Если заявки формируют несколько сотрудников или подразделений, закупки быстро становятся хаотичными. Возникает дублирование записей, сложно контролировать расходы. Программа помогает собрать заявки в одном месте и навести порядок.
- Растет количество поставщиков. При работе с несколькими поставщиками сложно отслеживать цены и условия. Без специального ПО трудно быстро найти самое выгодное предложение. Программа позволяет хранить базу поставщиков и сравнивать условия.
- Рост объема закупок. Когда закупки происходят регулярно, возрастает риск ошибок: теряются заявки, нарушаются сроки, возникают лишние расходы. Автоматизация снижает влияние человеческого фактора.
- Нужен контроль бюджета. Если расходы на закупки становятся заметной частью затрат, растет важность контроля лимитов и анализа расходов. Программа помогает отслеживать бюджет и выявлять перерасход.
- Поставки часто задерживаются. Если бизнес зависит от регулярных поставок, сбои приводят к простоям и потерям. Система помогает контролировать сроки и статус поставок.
В то же время малому бизнесу программы для закупок могут быть избыточны. Например, если закупки редкие, работает один сотрудник, а поставщиков немного, достаточно таблицы или учета в бухгалтерской системе.
Наглядно показали оба варианта в таблице:
| Когда малый бизнес может обойтись без автоматизации | Небольшая кофейня закупает продукты у 2–3 поставщиков. Закупками занимается владелец или администратор. Заявки формируются раз в неделю, ассортимент почти не меняется. В такой ситуации достаточно таблицы или учета в бухгалтерской программе. Внедрение отдельной системы закупок не даст заметной выгоды. |
| Когда без программы для закупок становится трудно | Небольшая сеть магазинов с 3–5 точками закупает товары у разных поставщиков. Заявки поступают от каждого магазина отдельно, цены меняются, поставки приходят в разное время. Закупки ведутся в таблицах и переписке. В результате возникают дублирующие заказы, сложно контролировать остатки и расходы. В такой ситуации программа для закупок помогает централизовать заявки, контролировать поставщиков и снизить издержки. |
| Сергей Субботин, предприниматель, член Совета Торгово-промышленной палаты РФ по развитию системы закупок: «Можно работать даже без специализированного ПО. Как и вести финансы в Excel. Вопрос в том, сколько это стоит бизнесу. Закупки давно перестали быть простой операцией “нашел – купил”. Это набор параллельных процессов: поиск поставщиков, коммуникация, сравнение условий, проверка надежности, контроль исполнения. Когда все это делается вручную, компания почти неизбежно работает с ограниченной выборкой. Один закупщик физически не может охватить рынок – обычно это 10-20 поставщиков, иногда больше, но это все равно не дает полной картины. Тендерные площадки частично упростили задачу, но не закрыли ее. Они показывают только ту часть рынка, которая уже присутствует на платформе и готова участвовать. Значительная доля поставщиков в этот контур просто не попадает. Как я сказал выше, без цифровых инструментов работать можно. Но в таком случае бизнес осознанно остается в ситуации неполной информации, а значит почти всегда платит больше или принимает менее оптимальные решения. В текущей конкурентной среде это становится системным риском». |
Как выбрать программу для закупок
Малому бизнесу не нужны сложные системы с длительным внедрением и большим количеством функций. При выборе программы важно ориентироваться на практические задачи: учет закупок, контроль расходов и работу с поставщиками. Остальные возможности могут оказаться избыточными.
При выборе программы для закупок МСП важны такие критерии:
- Простота внедрения и использования. Сложные системы требуют времени, сил и денег на внедрение ПО и обучение сотрудников. Для малого бизнеса важна программа, которую можно запустить быстро и без привлечения подрядчиков. Удобный интерфейс снижает нагрузку на сотрудников и ускоряет работу.
- Наличие базовых функций. В первую очередь речь о создании и обработке заявок. Программа должна формировать заявки, отслеживать статус и хранить историю закупок. Также нужно проверить наличие базы поставщиков с контактами, условиями работы и историей закупок. Этого достаточно для начала работы.
- Интеграция с бухгалтерией и учетом. Программа должна уметь работать с бухгалтерскими системами или учетными программами, которые уже используются в компании. Особенно востребована интеграция с решениями 1С.
- Облачный доступ. Облачные решения не требуют установки и подходят для компаний без IT-специалиста. Доступ к системе возможен из любой точки, что удобно при удаленной работе или нескольких точках: облачная система позволяет видеть заявки и согласовывать закупки без посещения офиса.
- Стоимость и масштабируемость. Для предпринимателей важна доступная стоимость и возможность подключать дополнительные опции и дополнения по мере роста. Это позволяет не переплачивать за ненужные функции. Например, небольшая компания начинает с базового тарифа для двух сотрудников, а затем через полгода-год добавляет новых пользователей и функции без смены системы.
- Работа с тендерами. Функция будет полезна, если бизнес участвует в конкурсных процедурах, в том числе по 44‑ФЗ или 223‑ФЗ.
Главное, на начальном этапе описать текущие бизнес-процессы. Система автоматизации отражает существующий порядок работы, поэтому без понимания деталей и этапов закупок автоматизация может только ускорить ошибки и хаос. Необходимо зафиксировать, как формируются заявки, кто их согласует, как выбираются поставщики и контролируются поставки. Такой аудит помогает выявить слабые места и сформулировать требования к системе.
| Елена Кудрова, специалист в госзакупках и тендерах компании РосТендер: «Критерии зависят от компании и от конкретных бизнес задач. Например: Для тендерного отдела важны скорость работы и широкая база площадок, с которых собираются данные. Пригодится возможность одновременной работы нескольких сотрудников. Программа должна быстро давать актуальную информацию по новым торгам и детальную аналитику по завершенным.Для компаний без штатного специалиста, где, например, директор один занимается сам закупками, приоритетом будут простота интерфейса и техподдержка, который быстро реагирует на вопросы. Очень важно сперва протестировать сервис. Для этого обратите внимание, есть ли тестовый период. Посмотрите, насколько интерфейс удобен и понятен. Если он сложный, но функционал вам оптимально подходит, будьте готовы к обучению сотрудников (или одного сотрудника). Важно, чтобы техподдержка и менеджеры выбранного сервиса быстро реагировали на вопросы, были готовы отвечать. У нас, например, программисты неоднократно адаптировали систему под конкретные цели заказчика. На эту готовность системы быть удобной именно для вас и нужно обращать внимание». |
5 программ для закупок с ориентацией на малый бизнес
На рынке немало программ, которые подходят небольшим компаниям и закрывают базовые задачи закупок: учет заявок, работу с поставщиками и контроль расходов.
1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)
Подходит для малого бизнеса, которому важно объединить закупки, склад и финансы в одной системе. Решение автоматизирует закупки и одновременно помогает вести учет компании.
Программа полезна для небольших компаний с регулярными закупками: интернет-магазинов, торговых компаний, небольших производств. Особенно, если учет уже ведется в продуктах 1С или планируется внедрение бухгалтерии 1С.
Доступна как коробочная, так и облачная версия через сервис 1С:Фреш. Облачный формат позволяет работать без установки программы, быстро запустить систему и подключать сотрудников из разных точек. Это удобно для малого бизнеса без собственного IT-специалиста.
Сфера применения 1С:УНФ.
Основные возможности:
- учет заявок на закупку
- работа с поставщиками
- контроль закупочных цен
- учет складских остатков
- планирование закупок
- формирование отчетов по закупкам
Преимущество для малого бизнеса: не нужно внедрять отдельную систему закупок. Все процессы — закупки, склад и финансы — ведутся в одной программе.
МойСклад
Облачная система для учета торговли и закупок с встроенным документооборотом. Подходит для предпринимателей без собственного IT-специалиста: небольшим офлайн магазинам, интернет-магазинам, торговым компаниям.
Основные возможности:
- учет закупок и поставщиков
- контроль остатков
- планирование закупок
- работа с заказами поставщикам
- отчеты по закупкам
Контур.Маркет
Сервис для розничной торговли с функциями закупок и учета поставщиков для небольших магазинов и розничных компаний. Есть встроенный кассовый модуль.
Основные возможности:
- учет закупок
- работа с поставщиками
- контроль остатков
- формирование заказов поставщикам
- аналитика продаж и закупок
Битрикс24 (учет закупок через CRM и задачи)
Хотя Битрикс24 не является специализированной системой снабжения, его можно использовать для автоматизации процесса закупок. Программа дает гибкость в настройке процессов и позволяет связать закупки с задачами, коммуникациями и аналитикой по проектам. Система также хранит документы, историю взаимодействий и позволяет планировать закупки в контексте других задач бизнеса.
Один продукт — разные варианты применения. Источник: Битрикс24
Основные возможности:
- создание заявок на закупку
- согласование заявок
- работа с поставщиками
- контроль задач и сроков
Преимущество для малого бизнеса: можно автоматизировать закупки без внедрения отдельной системы.
CloudShop
Облачная система учета торговли с функциями закупок и поставщиков. Есть бесплатный тариф для небольших магазинов или удобного тестирования системы. Помимо базового учета закупок, CloudShop автоматизирует продажи, печать ценников, работу с онлайн‑кассой и аналитические отчеты по продажам и остаткам. Это решение ориентировано на владельцев розничных магазинов и торговых точек, которым нужен простой инструмент автоматизации закупок и складского учета в одном сервисе без сложной настройки.
Главная страница облачного сервиса. Источник: Cloudshop
Основные возможности:
- учет закупок
- работа с поставщиками
- контроль остатков
- аналитика закупок
Преимущество для малого бизнеса: простая, интуитивно понятная система для учета закупок и торговли без необходимости установки ПО. Вся работа — через облачные сервисы.
Коротко для предпринимателей
Программы для закупок объединяют все этапы снабжения в одной системе: заявки, поставщики, согласование, контроль остатков и расходов. Автоматизация снижает риск дублирующих закупок, перерасхода и простоев из-за задержек поставок.
Малому бизнесу автоматизация будет полезной, если закупки регулярные, участников несколько, поставщиков много, а бюджет требует контроля. Когда закупки редкие, поставщики ограничены, а заявки формирует один человек, отдельная система может быть избыточной.
При выборе важно ориентироваться на простоту внедрения, базовые функции, интеграцию с бухгалтерией и облачный доступ. Перед внедрением важно описать текущие процессы: как формируются заявки, согласуются и контролируются поставки.
На рынке есть решения для разных нужд: 1С:УНФ — для комплексного учета, МойСклад — для быстрых облачных закупок, Контур.Маркет — для розницы с кассой, Битрикс24 — для интеграции с CRM, CloudShop — для простого учета и торговли.
Программа должна решать конкретные задачи бизнеса, а не уметь все сразу: начните с базового функционала, расширяйте по мере роста.
