Как отправлять сотрудников в командировки в 2019 году

Когда работники собираются в командировку, то у руководителя появляются дополнительные заботы: нужно оплатить проживание, питание и проследить, чтобы деньги тратились по назначению. Денис Кочман из компании Редлайн рассказывает, как организовывать поездки работников с помощью электронных сервисов.

Что не так с командировками?

Большому и малому бизнесу командировки доставляют одинаковые проблемы:

• Нет контроля за деньгами. Например, сотрудник сказал, что жил в отеле за 5 000 рублей в сутки, а сам переночевал у знакомых. Есть такие «чекисты», которые дают чеки о проживании. Вроде все чисто, но деньги уходят не по назначению.
• Потеря времени. Нужно проверить, не заказал ли сотрудник слишком дорогой отель, бухгалтерии нужно оформить приказ, командировочное удостоверение, выдать подотчетные средства и составить авансовый отчет.
• Разрозненная информация. Сотрудники тратят время на поиск информации. На одном сайте бронируют жилье, на других покупают билеты на самолет или поезд. Руководству обычно лень проверять, насколько оправданы затраты.

Эти проблемы решают современные сервисы. Например, онлайн-платформа Raketa помогает предпринимателям организовать командировки без головной боли.

Как это работает

Компания создает аккаунт, который контролирует руководитель или назначенный сотрудник. Если сотрудник едет в командировку, то оформление проходит через платформу. У этого есть свои плюсы:

• Экономия. Например, сотрудник говорит, что будет жить в отеле «Деловой» за 5 000 рублей в сутки, а сервис показывает, что рядом находится отель «Небо» за 3 500 рублей. Это сразу можно исправить. Сервис также дает разброс цен на транспорт, чтобы выбрать наиболее подходящий.
• Полный контроль над деньгами. Все платежи проходят на платформе и они безналичные. Поэтому чеки и документы формируются онлайн. На руки ничего не выдается.
• Больше выбора. У платформы договоренности с отелями и авиакомпаниями. Если на букинге найдете 10 предложений, то через сервис больше. И цены будет ниже, опять-таки из-за особых договоренностей платформы с отелями и перевозчиками. По статистике отели выкладывают в общий доступ где-то 30% своего номерного фонда.
• Удобство для бухгалтерии. Сервис интегрируется с программами бухгалтерского учета. Документы для оформления командировки формируются автоматически.

Нужно сказать, что при регистрации компания формирует travel-политику.  Предприниматели ставят фильтры для сотрудников. Кому-то достаточно поселиться в хостелах, а другим только в 5-ти звездочных отелях. 

Доступны функция формирования цены для номеров и билетов. То есть при командировке нельзя купить билет дороже определенной цены. Фильтры помогают организовать командировки с опорой на финансовые возможности предпринимателей.

Кому подходят такие сервисы?

Нельзя сказать, что подобные платформы могут использовать только крупные компании, которые регулярно отправляют сотрудников в командировки. На платформы стоит обратить внимание и индивидуальным предпринимателям с сотрудниками. Главное, ищите платформы, которые не требуют абонентскую плату и дают возможность кредитования. Например, компания месяц формирует командировки для работников, а оплачивает после. Подобные платформы упрощают работу и экономят деньги.