Онлайн-кассы для ИП: как нужно работать в 2021 году

В течение 2021 года предприниматели столкнутся с новыми правилами использования контрольно-кассовой техники. Расскажем, кому понадобится ККТ в этом году, что делать «выходцам» с ЕНВД и по каким принципам выбирать технику для малого бизнеса.

Кому нужна онлайн-касса в 2021?

Если предприниматель за свои товары или услуги получает от физлиц наличные, то без онлайн-кассы с 1 июля 2021 году работать не получится. Сюда же относятся и другие варианты приема платежей:

• любые электронные кошельки;
• форма оплаты на сайте или интернет-магазине;
• банковские переводы от физлиц с банковской карты на р/с;
• терминалы эквайринга.

Может ли ИП работать без онлайн-кассы?

Онлайн-касса не понадобится, если ИП работает с юридическими лицами и принимает платежи через расчетный счет. Плюс есть некоторые нюансы.  В остальных случаях временное освобождение до 1 июля 2021 г. получают предприниматели, которые:

• работают без наемного персонала;
• проживают на территориях, включенных в реестр удаленных от связи местностей;
• оказывают услуги, перечисленные в ст.2 54-ФЗ;
• оформляют бланки строгой отчетности.

Для предпринимателей на ПСН условия похожи: без онлайн-кассы можно работать вплоть до 1 июля 2021 г., если реализуешь продукцию собственного производства и не привлекаешь наемный персонал. В остальных случаях по закону без ККТ работать нельзя. 

Стоит ли подключать онлайн-кассу самозанятым?

Согласно ФЗ-422 самозанятые освобождены от использования онлайн-касс вплоть до 2028 года: наличные и безналичные платежи проходят через приложение «Мой Налог», поэтому дополнительный учет с помощью ККТ не требуется. 

Что делать предпринимателям, если ранее они работали на ЕНВД?

Если до отмены ЕНВД предприниматели без работников работали с физическими лицами без ККТ, то в 2021 году для ведения деятельности им понадобится онлайн-касса. Тем же, кто использовал ККТ ранее, нужно всего лишь сформировать на кассе отчет об изменении реквизитов, то есть указать выбранный режим налогообложения, после чего отправить его в ФНС.

Применять онлайн-кассу не нужно, если предприниматель работает исключительно с юридическими лицами и принимает оплату непосредственно на расчетный счет.

Какие нововведения ждут предпринимателей в 2021 году?

1 июля 2021 года заканчивается последняя действующая отсрочка для ИП: с этого момента все предприниматели должны будут использовать онлайн-кассы для ведения деятельности, вне зависимости от каких-либо условий. 

Кроме этого, с 6 августа ИП, торгующим маркированной продукцией, нужно будет сменить фискальные накопители на новые, поддерживающие формат фискальных документов версии 1.2.

Изменились правила оформления чеков:

• С 1 февраля 2021 года в чеке нужно будет обязательно указывать наименование товара или услуги, то есть в кассу придется занести всю номенклатуру.
• С 1 апреля 2021 года в чеках должен отображаться код товара, если речь идет о курьерской доставке или получении заказа через пункты выдачи.

Что удобнее: онлайн-касса или традиционная ККТ?

Последние изменения наглядно показали, что ФНС постепенно ужесточает контроль над деятельностью предпринимателей, вводя едва ли не повсеместное использование ККТ. Однако эксперты не склонны драматизировать, более того, в использовании онлайн-касс они видят множество преимуществ для самих предпринимателей:

• количество налоговых проверок  сократилось, так как все данные о продажах  автоматически отправляются в контролирующие органы;
• онлайн-кассы помогают работать со статистикой продаж, определять наиболее востребованные позиции и, наоборот, товары или услуги с наименьшим спросом;
• онлайн-касса подключается дистанционно, без визита в налоговую;
• удобное управление и интуитивно-понятный интерфейс позволят настраивать работу ККТ «под себя».

Порядок действий при переходе на онлайн-кассу

Чтобы установить онлайн-кассу, предпринимателю нужно:

1. Купить новую ККТ или модернизировать уже существующий аппарат, если подобная возможность заложена производителям. Кроме этого, кассу можно взять в аренду.
2. Произвести регистрацию аппарата в ФНС через электронную подпись. Если ЭЦП у предпринимателя нет, ее нужно оформить в Небе.
3. Выбрать оператора фискальных данных и заключить договор.
4. Подключить офис или магазин к интернету, чтобы оперативно передавать данные ОФД и далее в ФНС.

Выбирая кассовый аппарат, нужно ориентироваться на количество продаж: если чеков за день оформляется немного, можно выбрать простой и недорогой фискальный регистратор. Если оборот большой, стоит обратить внимание на комплект торгового оборудования, включающий фискальный регистратор, сканер штрихкодов, дисплей покупателя и моноблок для продавца

Эксперты напоминают:

• Кнопочные кассы стоят недорого (от 2750 р.), но в использовании не очень удобны. Чтобы внести изменения в номенклатуру товаров или услуг, придется обращаться к сервисной компании.
• Современные модели (например, в виде планшета) позволяют предпринимателю менять настройки самостоятельно, а также устанавливать дополнительные приложения, включая синхронизацию с 1С, формировать чеки для интернет-магазинов и пр.
• Фискальные регистраторы подойдут для точек общепита, а также предпринимателей с большим товарооборотом. Они работают в тесной связке с программами товарного учета на ПК. 

Подробный перечень разрешенных к использованию кассовых аппаратов можно посмотреть на сайте ФНС.