Многим компаниям нужен офис для работы или контактов с клиентами. Предприниматели стремятся найти комфортное помещение и платить за аренду небольшую сумму. Рассказываем, как выгодно арендовать офис и не потерять деньги.
Действительно ли вам нужен офис?
Как правило, офис требуется для чисто менеджерской работы или для общения с клиентами. Однако если раньше коллективную работу можно было организовать только в офисе, то сейчас технологии дают возможность многие работы выполнять удаленно. Даже если это коллективный проект, обеспечить коммуникацию сотрудников можно по скайпу или через соцсети.
Чаще всего офисы сейчас требуются для работы с клиентами. В офисе заключаются договоры, предлагаются услуги, дается консультация. Хотя многие виды услуг можно заказать онлайн или по телефону, офисы все равно остаются необходимы, чтобы у клиента была возможность лично пообщаться с представителем компании.
Где найти офис и на что обратить внимание
Искать офис можно самостоятельно. Объявления размещают на площадках с недвижимостью:
- Циан;
- Из рук в руки;
- Авито;
- Яндекс.Недвижимость.
Если интересует аренда в конкретном здании, можно сходить туда. Объявления об аренде обычно вывешивают на окнах и дверях офиса. Можно найти контакты отдела аренды на сайте арендодателя, связаться с ними и спросить, есть ли свободные помещения.
Проверенные объявления об аренде коммерческой недвижимости есть на специальных площадках. Такие площадки берут комиссию с арендодателей. Самые крупные: Biz-cen.ru и Office.ru.
Помимо этого, можно обратиться к риелторам, специализирующимся на коммерческой недвижимости. Правда, их услуги стоят недешево.
Выбирая офис, нужно прежде всего четко определить, для чего он нужен. Если в офис будут приходить клиенты, важна престижность места и доступность расположения для клиента. Если в офисе будут только сотрудники, выбирать помещение нужно, ориентируясь на их потребности.
При выборе важны следующие критерии:
- Местоположение. Удачным будет расположение офиса в центре города. Это престижно и повысит статус компании в глазах клиентов. И удобно для сотрудников: из любой части города можно быстро добраться. Но в центре офисы стоят в несколько раз дороже. Если бюджет не позволяет, можно рассмотреть здания в других районах. Если офис нужен для работы с клиентами, выбирайте район, где наверняка живет целевая аудитория. Например, если услуги более актуальны для молодежи, ищите районы с местами тусовок.
- Транспортная доступность. Лучше, чтобы рядом с офисом была остановка общественного транспорта, станция метро. Клиенты, которые живут далеко от офиса, смогут быстро до вас добраться. И для сотрудников это удобно.
- Внешний вид здания. Этот критерий важен, если в офис будут приходить клиенты. Здание и то, что находится вокруг офиса, не должно вызывать отторжения. Подвальные помещения, задворки на окраинах не подойдут.
- Соседи. Узнайте, кто располагается рядом. Если вам нужна тишина, спокойная атмосфера, снимать офис рядом со студией актерского мастерства — не лучшая идея.
Заключение договора
Арендуя офис, важно внимательно проверить все документы и прочитать договор.
В первую очередь внимательно изучите документ, удостоверяющий право собственности владельца на помещение. Обязательно сверьте адрес объекта с тем, что вписан в свидетельство собственности.
Дальше нужно внимательно изучить договор. Обратите внимание на пункты:
- Порядок расторжения. Лучше, чтобы договор можно было расторгнуть только по обоюдному согласию. Если арендодатель требует возможности одностороннего расторжения, пропишите в договоре срок, за который вас должны уведомить о прекращении аренды. Чем больше этот срок, тем лучше для вас.
- Повышение аренды. Стандартно в договоре указывается, что арендодатель имеет право повышать срок аренды не чаще 1 раза в год, не больше, чем на такое-то количество процентов. Проверьте, чтобы хитрый арендодатель не дал себе возможность повышать плату раз в месяц, как ему вздумается.
- Дополнительная плата. В договоре должно быть указано, кто платит за коммунальные услуги, уборку, охрану. Особенно изучите пункт о расходах на ремонт. Текущий обычно возлагается на арендатора, а капитальный – на собственника. Если арендодатель пытается повесить на вас капитальный ремонт, не соглашайтесь.
Если вас не устраивают некоторые пункты договора, сообщите об этом владельцу в доброжелательной форме, убедите его пойти на уступки.
Как не переплатить за офис и получить скидку
Просмотрите как можно больше предложений. Вместо офиса с дорогой арендой в крупном ТЦ, можно арендовать помещение в простаивающем здании рядом, где аренда будет дешевле, а расположение не многим хуже.
Внимательно осматривайте офис. Каждый изъян, о котором не сообщил владелец, может стать поводом для торга и получения скидок.
Чтобы добиться меньшей цены, убедите владельца, что сотрудничать с вами выгодно. Алексей Баранов, директор компании «Розничные отношения» советует выбрать такой ТЦ, в котором ваш офис захотят видеть, где ваши клиенты принесут прибыль самому владельцу.
Не бойтесь торговаться. Сергей Абдульманов, Дмитрий Кибкало, Дмитрий Борисов, учредители и директора компании «Мосигра» в своей книге «Бизнес как игра» приводят такой пример: «Помещение за 500 т. р. в месяц. Мы понимаем, что больше 250 т. р. мы не можем заплатить. Поэтому мы даем ответ на предложение: «Ребята, давайте мы дадим вам 250 т.р. и заезжаем уже завтра?» А тем и это в радость, потому что хорошо иметь арендатора, который хоть что-то платит именно сейчас, чем вообще никого».
Как уберечь себя от обмана
Будьте бдительны:
- Проверьте законность постройки. Запросите у владельца все документы о помещении и праве владения.
- Убедитесь, что на офис не наложен арест. Сделать это можно, запросив выписку из ЕГРП.
- Изучите все тонкости договора и не соглашайтесь, если что-то в нем вызывает сомнения.
- Не вносите предоплату без тщательного осмотра помещения.
- Поговорите с соседями. Расспросите их об офисе как можно подробнее.
Выбирайте офис внимательно. Обращайте внимание на любые мелочи. Будьте придирчивы, но доброжелательны. Тогда вам удастся арендовать желанный офис на выгодных условиях.
