Как бизнесу хранить документы правильно: обзор последних изменений

В 2023 году подошел к концу старый порядок хранения архивных документов. В новой редакции бизнесу разрешили привлекать специализированные компании для хранения документации, а также вести архивы в электронном виде. Рассказываем, чем предпринимателям грозит неправильная работа с архивами в 2024 году, и как избежать санкций со стороны государства.

Короткая версия для предпринимателя

Кого затронули изменения в правилах

Новый закон вступил в силу в сентябре 2023 года: обновленные правила заменили собой прошлую редакцию, которая действовала с 2015 года. Изменения затронули порядок работы с документами и принципы организации архивного хранения как в государственных, так и коммерческих структурах. Поэтому обзор нововведений актуален для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

Какие документы сдают в архив

Всю документацию, подлежащую архивному хранению, можно разделить на три группы.

Со сроком хранения менее 10 лет:

• кассовые документы;
• приказы;
• первичная документация
• акты о принятых работах и пр. 

Закон разрешает хранить их непосредственно в компании (в отделе или ином ответственном структурном подразделении), если нет отдельного архива.

Со сроком хранения более 10 лет (только архивное хранение):

• личные  дела;
• техническая документация. 

С постоянным сроком хранения (только архивное хранение):

• уставные и учредительные документы;
• номенклатуры дел;
•  годовая отчетность и пр.

Как поменялись правила работы с архивом

Новые положения уточняют часть уже существующих разделов, а также содержат ряд актуальных дополнений:

1. Работодатели вправе привлекать сторонние компании для организации архивного хранения. Чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих ведомств, проверьте, чтобы у исполнителя в учредительных документах данное направление было основным.
2. Срок передачи документа в архив – не ранее 1 года и не позднее 3 лет с момента исключения его из документооборота.
3. Бумажные и электронные дела следует разделять, а гибридные документы (то есть, сочетающие в себе информацию в файле и на бумаге) – учитывать в отдельных томах.

Как правильно организовать архив

Для организации бумажного архива нужно выделить отдельное помещение с работающей вентиляцией и системой пожарной безопасности. Важно обеспечить наличие необходимой мебели (шкафы, стеллажи), а также защиты от проникновения посторонних лиц.

Основные этапы организации бумажного архива выглядят так:

• разработка положения о правилах ведения архива в организации (можно использовать рекомендации Роструда);
• назначение ответственного лица – в небольших компаниях эти задачи можно поручить делопроизводителю или специалисту по кадрам, а в крупных – отдельному подразделению;
• выпуск приказа о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов (впоследствии её нужно будет собирать ежегодно);
• инвентаризация документов, определение сроков их хранения – ориентироваться следует на приказ Роструда;
• выделение отдельных мест для документов для временного, постоянного хранения, а также сведений по уволенным сотрудникам – их регистрируют и хранят отдельно;
• утверждение графика о передаче документов из отделов в архив;
• формирование бумажных дел: отдельные документы собирают в папки толщиной не более 250 листов и не более 4 см по корешку; 
• прошивка дел: для малоформатных папок допускается прошив в три прокола, для более крупных – 4 прокола и твердая обложка;
• нумерация – все дела получают учетный номер для удобства поиска и систематизации.

В случае перемещения томов все действия нужно регистрировать в книге учета. Раз в год данные из книги сверяют, составляют акт проверки архивного фонда.

Электронные документы можно хранить:

• на физическом носителе (флешка, жесткий диск) – в этом случае раз в 5 лет устройство нужно проверять на исправность;
• с помощью ПО – например, системы хранения электронных документов.

Организация вправе выбрать один из вариантов хранения, либо совмещать их по своему усмотрению.

Как уничтожать документы

По новым правилам бумаги для уничтожения можно передать компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры и вторсырья. Исключение сделали лишь для документов, в которых содержатся:

• персональные данные клиентов, сотрудников и пр.;
• информация с отметкой «для служебного пользования»;
• сведения для ограниченного пользования.

Такие документы уничтожаются (например, шредером). Важное условие – невозможность восстановления целостности, то есть, просто порвать на крупные кусочки документ будет недостаточно. 

Для электронной документации используют программно-технические средства: от функции «удалить» в программе до физического уничтожения носителя.

Порядок уничтожения архивных документов

Для того чтобы правильно утилизировать деловые бумаги, нужно:

•  создать комиссию, которая определит документы, подлежащие утилизации – в нее можно включить специалистов из бухгалтерии, кадрового и юридического отделов;
•  закрепить формирование комиссии приказом руководителя – он составляется в свободной форме, включает список участников, перечень их обязанностей и ответственность членов комиссии;
• оформить выводы комиссии в виде соответствующего решения – для этого к работе можно привлечь секретаря;
• провести уничтожение бумаг подходящим способом;
• составить акт с фиксацией действий по утилизации – в документе указывают когда, каким способом и какие именно документы были уничтожены.

В небольших организациях могут возникнуть проблемы со сбором комиссии. В этом случае закон позволяет возложить обязанности на одного человека. Руководству следует издать соответствующий приказ, в котором перечислить функции и обязанности ответственного лица.

Согласно ст. 27 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за неправильное уничтожение документов предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность. Наказать могут предпринимателей, юридических и должностных лиц, в том числе руководителя компании, главного бухгалтера, а также других сотрудников, ответственных за работу с архивами.

Коротко для предпринимателя

1. В 2024 году действуют новые правила хранения архивных документов. Они касаются всех предпринимателей и юридических лиц.
2. Документы со сроком хранения менее 10 лет сдавать в архив не обязательно. Для всех остальных нужно организовать архивное хранение.
3. Бизнес вправе привлечь для этих целей стороннюю компанию, главное, чтобы архивные услуги были основным направлением деятельности контрагента по уставным документам.
4. Срок передачи документов в архив: не ранее 1 года и не позднее 3 лет с момента исключения документа их документооборота.
5. Для организации бумажного архива компании потребуется отдельное помещение с вентиляцией, противопожарной системой, а также защитой от проникновения посторонних лиц.
6. Для электронного архива нужен физический носитель, либо специальное ПО.