Сложная экономическая и политическая ситуация в стране отразилась и на бизнесе: многие работники решили перебраться в другую страну. Что делать работодателю в такой ситуации? Как сохранить рабочие места и продолжить взаимовыгодное сотрудничество в рамках трудового договора? Подробно рассмотрим доступные варианты решений и подскажем, как правильно платить НДФЛ и взносы за уехавших работников.
Инструкция: как сохранить трудовые отношения при переезде сотрудника в другую страну
С точки зрения закона у работодателя есть три варианта:
- если специалист не планирует оставаться за границей надолго, можно отправить его в отпуск;
- по срокам нет определенности или работник и вовсе не собирается обратно – переводите его на удаленную работу;
- при наличии зарубежного филиала: сотрудника увольняют из российского офиса, а затем принимают на работу в заграничном.
Теперь остановимся подробнее на плюсах и минусах отдельных вариантов.
Оформление отпуска
Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы может быть любой – все зависит от договоренности между сотрудником и работодателям (ст. 128 ТК РФ). Такая же ситуация складывается и с оплачиваемым отпуском: закон оговаривает минимальный срок, а работодатель вправе добавить столько дополнительных дней, сколько посчитает нужным (ст. 120 ТК РФ).
Что делать с зарплатой? Конечно, вознаграждение за выполненную работу можно маскировать под премии или материальную помощь. Однако такой подход нарушает трудовое законодательство: в нашей стране работники имеют право на своевременную и справедливую заработную плату (ст. 2 ТК РФ).
Если трудовая инспекция выявит подобное нарушение, работодателя привлекут к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП и назначат штраф в размере до 50 тыс. руб.
Вывод: отпуск лучше оформлять, если срок нахождения за границей небольшой и укладывается в продолжительность стандартного отпуска. Маскировать заработную плату премиями и иными выплатами не стоит.
Перевод на удаленку
Для успешного воплощения этого варианта нужно соблюсти два условия:
- Работник сохраняет регистрацию в России: согласно письму Минтруда, отечественные работодатели не могут принимать на работу кандидатов, проживающих в другой стране. Причина проста: нормы ТК действуют только на территории России (за исключением положений, касающихся военнослужащих, консульских работников, а также работников в зарубежной командировке). Несоблюдение юрисдикции грозит штрафом до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП).
- В трудовом договоре не прописан пункт о том, что дистанционная работа выполняется с территории другой страны. Оптимальный вариант, если указано, что рабочее место не находится на территории работодателя.
При этом сам факт того, что сотрудник работает из-за рубежа, не является нарушением.
Для оформления удаленки оформите дополнительное соглашение к трудовому договору, пропишите адреса e-mail работодателя и сотрудника. Не забудьте ознакомить работника с локальным нормативным актом о дистанционной работе: об этих и других нюансах мы писали ранее.
Что делать с зарплатой? Порядок выплаты заработной платы не меняется при переходе на дистанционную работу.
Вывод: универсальный вариант оформления для всех работников, которые уехали на неопределенный срок и в ближайшее время не планируют возвращаться.
Как начислять зарплату, платить НДФЛ и взносы за уехавшего сотрудника
Вариант перечисления заработной платы обычно прописан в трудовом договоре. Если текущий способ не устраивает, работник может направить работодателю письменное заявление с реквизитами другого банка или электронного кошелька (если такой вид расчета предусмотрен трудовым договором).
Получается, что на текущий момент есть несколько вариантов перевода заработной платы сотруднику за рубеж:
- В российский банк, если к счету привязана карта МИР или UnionPay (либо кобейджинговая карта) – к сожалению, из-за санкций картами других систем работник за границей воспользоваться не сможет.
- В российский банк на депозитный счет – в этом случае работник вопрос вывода денег сотрудник будет решать самостоятельно.
- На счет другого лица. Чтобы обезопасить себя, работодатель может взять у сотрудника заявление о переводе заработной платы на счет другого лица с указанием соответствующих реквизитов.
- На электронный кошелек. Но здесь есть нюанс: если в связи со спецификой оборота электронных денежных средств сотрудник не сможет воспользоваться перечисленными работодателем деньгами, то для работодателя высок риск административной (ст. 5.27 КоАП РФ) и материальной ответственности (ст. 236 ТК РФ).
- В иностранный банк, не попавший под санкции. Комиссию за перевод оплачивает работодатель. В некоторых случаях для осуществления перевода нужно передать банку подтверждающие документы (чаще всего, трудовой договор).
- Через СБП: работодатель просто указывает номер телефона, а деньги приходят на карту того банка, который работник выбрал в качестве основного.
- Через систему денежных переводов – самый сложный вариант, так как приходится учитывать географию стран (не везде есть нужный сервис), лимиты по сумме, а также немаленькую комиссию.
Чтобы разобраться с НДФЛ, нужно придерживаться следующей схемы:
- Уточните, какое место работы указано в трудовом договоре: на территории РФ или за ее пределами.
- Проверьте наличие или отсутствие статуса налогового резидента: если сотрудник провел за границей 183 или более (проще говоря, полгода плюс один день), то он автоматически теряет статус налогового резидента. Если же срок пребывания за границей не превышает 6 месяцев, то статус сохраняется.
- Для уточнения статуса сотрудника работодатель может запросить соответствующую справку в ФНС, либо изучить миграционные документы. Более того, Минфин разрешает работодателю удерживать НДФЛ как с нерезидента, если работник не предоставил документы, подтверждающие налоговой статус.
- Воспользуйтесь таблицей, чтобы определить порядок удержания налога:
Место работы на территории РФ | Место работы за пределами РФ | |
Налоговой резидент | Работодатель удерживает НДФЛ 13% | Работник самостоятельно уплачивает НДФЛ 13% |
Утратил статус налогового резидента, либо не представил документы о налоговом статусе | Работодатель удерживает 30% НДФЛ | НДФЛ не исчисляют |
Со страховыми взносами все просто. Государству не важно, откуда работает гражданин – взносы за него в любом случае нужно уплачивать в полном объеме. Если работник сменил гражданство, то работодатель уплачивает только взносы от несчастных случаев.
Проверьте себя: чек-лист для работодателя, чей сотрудник уехал за границу и не уволился
- Решить вопрос с трудовым договором.
Отправьте сотрудника в отпуск или переведите на удаленку. Подменять трудовые отношения договором ГПХ не стоит: если работник докажет, что условия труда сохранились, то ИФНС доначислит налоги, а ГИТ оштрафует работодателя за неправильно составленный договор.
- Определить порядок уплаты НДФЛ.
Для этого уточните место работы и налоговый статус сотрудника. Кроме того, можно заключить дополнительное соглашение, по которому сотрудник раз в полгода обязан сообщать работодателю свой налоговый статус.
- Уплатить обязательные взносы.
Если сотрудник сохранил гражданство РФ, то порядок уплаты взносов не меняется. За иностранного гражданина работодатель уплачивает только взносы на несчастный случай: по трудовому договору обязательно, по договору ГПХ – только если это предусмотрено текстом документа.