Работодатели каждый месяц заполняют табель учета рабочего времени, чтобы рассчитать зарплату и страховые взносы. Рассказываем, как заполнять этот документ и обязательно ли это делать.
Что такое табель учета рабочего времени
Это документ, где работодатели записывают историю взаимоотношений с сотрудником: сколько отработал, сколько был на больничном или в отпуске, когда пришел или ушел с рабочего места. Эти данные нужны, чтобы рассчитать зарплату или страховые взносы.
Табель учета рабочего времени — обязательный документ для всех работодателей. Трудовая инспекция, ФНС или СФР могут запросить табель, чтобы проверить правильность расчетов зарплаты и взносов. Если организация не ведет табель, то контролирующие органы могут выписать штраф от 30 000 до 50 000 рублей, а должностное лицо может получить наказание до 5 000 рублей.
Документ хранят минимум 5 лет для большинства работников, а для вредного или опасного производства срок увеличен от 50 до 75 лет, чтобы была возможность подтвердить стаж или причину заболевания сотрудника.
Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.
Формы для заполнения табеля учета рабочего времени
Госкомстат рекомендует использовать две формы для заполнения табеля:
- Т-12. Можно учитывать рабочее время и расчет зарплаты. Подходит для большинства организаций.
- Т-13. В форме ведут только учет рабочего времени. Подходит для работодателей, которые ведут учет рабочего времени отдельно от расчета зарплаты.
Фрагмент формы Т-12.
Компания имеет право составить собственную форму для табеля. Главное, чтобы в форме были обязательные реквизиты: название компании, ФИО работника, даты работы, коды деятельности, отработанные часы.
В табеле учета рабочего времени проставляются коды для вида работ. Полный список кодов прописан в постановлении Госкомстата, а самые распространенные выглядят так:
- Я\01 — Работа в дневное время.
- Н\02 — Работа в ночное время.
- РВ\03 — Работа на выходных и праздниках.
- С\04 — Сверхурочная работа.
- ВМ\05 — Вахта.
Работодатели самостоятельно решают, какой код использовать — буквенный или цифровой.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Предприниматели или кадровые сотрудники заполняют таль в конце каждого месяца. Для этого нужно заполнить все разделы:
- Шапка. Укажите название компании, ФИО и табельный номер сотрудника, название отдела.
- Строки каждого дня месяца. Пропишите коды для вида работ, количество отработанных часов и дни отсутствия.
- Дополнительные данные. Если сотрудники работают по сменам или на вредном производстве, то вводят дополнительные коды.
- Итоги. Посчитайте итоговое количество часов или отсутствия на рабочем месте.
После заполнения, табель подписывают ответственные сотрудники и руководители подразделений.
Коротко для предпринимателя
Информация из табеля поможет в трудовых спорах, если надо доказать, сколько сотрудник реально отработал.
Табель учета рабочего времени — обязательный документ. Если его не вести, то можно получить штраф до 50 000 рублей.
Данные табеля используют для расчета зарплаты, страховых взносов, отпускных и больничного.
