В бухгалтерии много рутинных задач, которые отвлекают специалистов от основной работы. Например, обработка первичных документов, когда информацию приходится вносить вручную. Этот процесс можно ускорить с помощью сервиса по распознаванию документов от 1С. Рассказываем, как он работает и какому бизнесу подходит.
Как программа упрощает работу бухгалтера
Работа с первичными документами часто отнимает у бухгалтера много времени. Например, компания покупает у контрагента кирпичи или заказывает услуги. Заказчик переводит деньги на расчетный счет, а взамен получает УПД, акт о принятии работ или товарную накладную — иногда это многостраничные документы. Затем бухгалтер открывает в 1С вкладку «покупки» и вручную вводит туда название документа, данные контрагента, номер счета и другую информацию. Это может занять несколько часов, которые лучше потратить на более важные задачи.
Сервис «1С: Распознавание первичных документов» упрощает эту задачу. Достаточно сфотографировать документы или получить сканы по почте, загрузить в программу и распознавание происходит автоматически, то есть специалисту не придется вводить данные. Бухгалтеры закрывают с помощью программы рутинные задачи:
- Распознавание и сопоставление контрагентов, покупателей и другой информации. Программа запоминает выбор пользователя при создании новых позиций в учете или при несовпадении номенклатуры.
- Возможность загрузки многостраничных документов. Можно загружать по одному документу или сразу несколько. Есть бесплатное мобильное приложение, чтобы сканировать документы.
- Создание комплектов для одинаковых операций. Программа автоматом объединяет документы для одной хозяйственной операции или добавляет недостающие к документам, которые уже загрузили в 1С.
- Работа с чеками. Можно сканировать QR-код и автоматически загрузить информацию из ФНС.
Если сервис не смог распознать какие-то поля в документах, то 1С выделит это розовым цветом. Эти данные придется уже вносить вручную, так бывает, когда контрагент сделал не очень качественный скан.
Если контрагента нет в базе, то система предложит его завести.
Что нужно для подключения программы
Для распознавания документов не нужно специального ПО или работы программистов. В «1С: Распознавание документов» настроена интеграция с другими продуктами компании 1С:
- Бухгалтерия 8 (ред. 3.0).
- ERP Управление предприятием 2.
- ERP.Управление холдингом.
- Комплексная автоматизация» (ред.2).
- Управление торговлей, редакция» (ред.11).
- Управление нашей фирмой» (ред. 3.0).
- Розница» (ред.3.0).
После подключения и настройки в программе появится дополнительное поле для решения по распознаванию документов.
Дополнительные возможности
Бывают ситуации, когда сотрудники забывают забрать первичные документы или возят бумаги в своей машине, а бухгалтеру нужно срочно вносить данные в систему. Есть бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер документов». Сотрудник делает снимок документа на смартфон, отправляет бухгалтеру, а приложение автоматически добавляет документ в 1С.
В программе доступны несколько тарифов, чтобы работать с распознаванием текстовых и первичных документов. Например, есть тарифы ниже 1000 рублей в год, если у компании не так много контрагентов.
Коротко для предпринимателя
Можно работать с чеками и многостраничными документами.
«1С: Распознавание документов» — сервис для распознавания первичных документов. Достаточно получить документы в электронной форме или сфотографировать, чтобы информация была в 1С.
Решение можно подключить ко всем продуктам от 1С.
