Пять лет назад ККТ использовали только при приеме наличных денег. Однако реформа 2017-21 годов и закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 изменили правила применения кассовой техники – появилось понятие онлайн-кассы. Сегодня их должны применять практически все предприниматели вне зависимости от формы расчета (наличка, СБП или электронные деньги), особенно при торговле через интернет-магазин. Впрочем, есть несколько исключений. Давайте разбираться вместе.
Короткая версия для предпринимателей
Основные сведения об онлайн-кассах
Главное отличие онлайн-кассы от традиционного кассового аппарата – возможность передачи данных в ФНС через интернет. Каждое устройство оснащено фискальным накопителем (ФН) – он выглядит как флешка или микрочип, вставляется в ККТ и служит для защиты, хранения и передачи накопленных сведений. Для работы ФН потребуется договор с оператором фискальных данных (ОФД).
Схема работы выглядит так:
- покупатель приобретает товар или услугу, оплачивает работу;
- кассир пробивает чек;
- ФН получает данные, обрабатывает и шифрует;
- фискальные данные отправляются ОФД, а после проверки оператором – уходят в налоговую;
- ОФД формирует электронный чек и отправляет его покупателю.
На рынке представлены три основных вида онлайн-касс:
- модульные – комплексные устройства с монитором, клавиатурой, ящиком для денег, сканером маркировки и пр.;
- автономные – компактный мини-компьютер для простых операций или выездной торговли;
- облачные – полностью виртуальные ККТ, программное обеспечение которых находится на серверах арендодателя.
Выбор онлайн-кассы зависит от того, как вы планируете взаимодействовать с клиентами: проводить расчеты только электронными средствами на сайте, в пункте выдачи, через курьера или курьерскую службу.
Впрочем, закон разрешает интернет-магазинам работать без ККТ, если:
- они продают товары или услуги только юридическим лицам и ИП, а платежи принимают в электронном виде;
- интернет-магазин открыл самозанятый – не важно, физическое лицо или ИП.
В остальных случаях интернет-торговли без онлайн-кассы не обойтись. Расскажем о специфике ККТ для разных ситуаций.
Расчеты на сайте
Если оплата за товары или услуги происходит на сайте – например, в интернет-магазине – нужно учитывать следующим моменты:
- При проведении финансовых расчетов с клиентом ККТ должна отправлять покупателю электронный чек (вместе с БСО или без него) на e-mail или мобильный телефон.
- При регистрации ККТ в личном кабинете налогоплательщика следует отметить, что кассу планируете использовать для расчетов через интернет, так как для офлайн-расчетов её применить не получится.
- В поле «Адрес места расчета» следует указать адрес сайта. Если кассу планируете использовать на нескольких сайтах, то указывать нужно адрес каждого из них (но учтите, что максимальная длина поля – 256 символов). При этом сам аппарат (если это не виртуальное устройство) должен храниться в дата-центре или у ответственного лица.
- Если чек формирует платежный агрегатор, то в поле «Адрес места расчета» указывают адрес сайта агрегатора.
- Бумажные чеки для интернет-расчетов можно не печатать (п. 5 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Если покупателю потребуется фискальный документ в физическом виде, он сможет самостоятельно распечатать его с почты или телефона.
Расчеты в пункте выдачи (ПВ)
Для каждого ПВ нужна отдельная онлайн-касса, так как по закону ККТ должна располагаться в месте приема платежей. За выдачу чеков отвечает работник, который проводит оплату.
Если у вас розничный магазин с функцией покупки отдельных товаров через интернет, то выбирайте онлайн-кассу, которая может печатать чеки на бумажном носителе и формировать их в электронном виде. В этом случае одно устройство можно будет использовать и для электронных расчетов на сайте, и в пункте выдачи (магазине).
Расчеты с курьером
При оплате заказов через курьера потребуется мобильная касса, так как по закону чек нужно выдать во время получения денег и в том же месте, причем сделать это должен сотрудник, ответственный за прием денежных средств.
Как работает схема оплаты у курьера:
- Покупатель выбирает товар на сайте и заказывает его. Возможна частичная оплата на сайте.
- Курьер доставляет товар по указанному адресу.
- Покупатель проверяет целостность и исправность товара. Если все в порядке – оплачивает покупку с помощью мобильной кассы курьера.
Чтобы обеспечить бесперебойную работу, выбирайте ККТ с аккумулятором (для автономной работы), подключением к интернету через мобильные сети (3G, 4G) или Wi-Fi, а также возможностью подключения к системе учета товаров.
При регистрации онлайн-кассы ФНС обязательно укажите, что устройство будет использоваться для разносной торговли. В поле «Адрес расчета» укажите номер автомобиля курьера или регистрационный адрес юридического лица (ИП).
Расчеты через курьерскую службу
Если служба доставки сама выступает в роли платежного агента, то есть принимает платежи в пользу третьего лица, то продавцу приобретать онлайн-кассу не нужно. За него формировать и выдавать чеки в бумажном или электронном виде будет курьерская компания. Обязательно проверьте, чтобы в фискальном документе отображалось, что чек выдает платежный агент по поручению или договору комиссии.
Чтобы оплата проходила без сбоев, проверьте синхронизацию базы товаров и курьерской службы – актуальные наименования и количество товаров должны оперативно обновляться.
При заключении договора с курьерской службой в документе обязательно прописывают следующие моменты:
- Курьер проводит платеж во время получения оплаты (и выдает бумажный чек).
- Электронный фискальный документ выдают по просьбе покупателя.
- Фискальные данные отправляют в ФНС через ОФД.
- График сверки данных о продажах и реквизитов выданных чеков.
Кроме этого, стоит убедиться, что онлайн-касса курьерской службы отвечает требованиям законодательства.
Ответственность за неприменение онлайн-кассы
Санкции за подобное нарушение такие же, как для офлайн-бизнеса, то есть обычных магазинов, общепита и пр.
- За отсутствие кассы ответственные лица могут получить штраф в размере от 25 до 50% выручки, которая прошла мимо кассы (но не менее 10 тыс. руб.). Для юридических лиц сумма выше – от 75% непроведенной выручки (не менее 30 тыс. руб.).
- За повторное нарушение возможна приостановка деятельности продавца на 90 дней, если сумма выручки мимо кассы превысит 1 млн руб.
- Несоответствие ККТ требованиям закона (например, отсутствие фискального накопителя) обернется штрафом до 3 000 руб. для ответственных лиц и до 10 000 руб. для организаций.
- Невыдача чека также влечет штраф для должностных лиц и организаций: 2 000 и 10 000 руб. соответственно.
При соблюдении требований закона претензий со стороны ФНС не возникнет.
Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.
Количество онлайн-касс для интернет-торговли
Предположим, ИП Иванов долгое время продавал запчасти на автомобили в обычном магазине (офлайновая точка продаж). Со временем он открыл интернет-магазин, нанял курьеров для доставки товаров покупателям. Закон в этом случае разрешает пробивать чеки через одну кассу, даже если она находится в удалении от места расчетов.
В чем может быть сложность? Дело в том, что онлайн-кассы пробивают один чек в секунду. Если поток транзакций большой, то обязательно возникнет задержка. Чтобы покупатели не ждали, лучше подключить несколько касс – закон не ограничивает количество ККТ у торговых организаций.
Коротко об онлайн-кассах: что нужно знать предпринимателю
1. При ведении интернет-торговли онлайн-кассы обязательны для всех. Исключение – самозанятые, а также предприниматели и компании, которые работают только с юридическими лицами и ИП, а платежи принимают исключительно в электронном виде.
2. От обычных касс онлайн-устройства отличаются тем, что могут собирать, шифровать и передавать данные о расчетах непосредственно в ФНС. Для работы потребуется заключить договор с оператором фискальных данных.
3. Онлайн-касса не нужна, если деньги принимает платежный агент: например, курьерская служба.
4. Если оплата происходит на сайте, бумажные чеки можно не печатать: достаточно направить фискальный документ на мобильный телефон или e-mail покупателя.
5. Для каждого пункта выдачи потребуется своя онлайн-касса. Однако если у вас есть розничная точка обслуживания с возможностью покупки товаров через интернет, то можно приобрести одно устройство и для электронных расчетов на сайте, и для магазина (пункта выдачи).
6. Если покупатель передает деньги курьеру, то вам потребуется мобильная касса с возможность автономной работы. По закону курьер должен выдать чек в момент вручения товара потребителю.
7. Отказ от применения онлайн-кассы влечет за собой штрафы (для ИП – от 25% до 50% от непроведенной выручки, для юридических лиц – от 75%). Накажут и за невыдачу чека – штраф для должностных лиц составляет 2000 руб., а для организаций – 10 000 руб.
