Кадровый электронный оборот в России развивается с 2022 года и на государственном уровне приняты требования к формату документов. Пока это необязательная история, но постепенно все перейдет в электронный вид. Кадровый учет можно перевести в цифру без установки сложного программного обеспечения. Рассказываем про работу приложения «1С: Кабинет сотрудника», которое достаточно скачать на смартфон.
Рассылка документов под подпись
В Трудовом кодексе прописано, что работодатель обязан ознакомить под подпись работника с некоторыми документами. Например, с расчетными листками. Это довольно бюрократическая процедура и многие предприниматели не выполняют это условие. Правда, Трудовая инспекция может использовать это незначительное нарушение для штрафов:
- До 5 000 рублей для ИП.
- До 50 000 для ООО.
В «1С:Кабинет сотрудника» все документы доступны в простом мобильном приложении. Сотрудник ставит галочку, что прочитал и это согласие имеет юридическую силу. И таким образом удобно рассылать почти всю трудовую документацию. Не придется распечатывать бумаги и ждать пока сотрудник принесет подписанный экземпляр. Плюс не придется тратиться на почту для обмена документами с удаленными сотрудниками.
Быстрый прием заявлений от сотрудников
Если сотрудник уходит в отпуск, ему надо подать и подписать заявление. Обычно для этого приходится идти в отдел кадров или к бухгалтеру. В приложении все это делается за несколько минут, а сотруднику достаточно доступа в интернет.
Это удобная функция для компаний, где сотрудники работают в разных помещениях или есть исполнители, которые трудятся на удаленке.
Индивидуальная отправка расчетных листков
У правила информирования сотрудников с расчетными листками есть и позитивная сторона. Например, у сотрудников разная оплата за работу: оклад, оклад + премия за объем или премия за разовую работу. В малом бизнесе сотрудники не всегда знают, как получилась та или иная цифра на руки, а работодатели часто забывают дать разъяснение. В приложении каждый сотрудник видит, из чего сложилась зарплата. Правда, это подходит только компаниям, которые заинтересованы в прозрачности отношений с сотрудниками. В силу последних тенденций на рынке труда — к этому рано или поздно придут все.
Оформление выплат по индивидуальному запросу
Скоро в сервисе «1С:Кабинет сотрудника» появится возможность получать зарплату заранее, не дожидаясь заветных дат. Например, зарплата 5 июня, а 2 июня сломалась машина и нужны деньги на ремонт. Сотрудник оформляет заявку и получает деньги через 10 минут. Причем это не микрозайм под бешенные проценты, а обычный аванс, полученный на несколько дней раньше.
На сумму установлены лимиты в рамках зарплаты. Если сотруднику полагается 15 000 рублей, то он не сможет получить больше. Это удобная функция для крупных предприятий — сотруднику не придется проходить несколько согласований, чтобы получить деньги для решения срочных затрат, а бухгалтерии не придется отдельно учитывать десятки таких промежуточных выплат — ведомости в программе будут уже сформированы
Подходит не только крупному бизнесу
Приложение подходят для любого бизнеса, где есть сотрудники. Просто «1С:Кабинет сотрудника» решает разные задачи для разных масштабов бизнеса:
- Крупный бизнес. Приложение сократит расходы на бюрократию. По сути, не нужен дополнительный сотрудник, который отвечает за трудовую документацию, а все процессы переходят в электронный вид.
- Малый бизнес, который обычно не любит бюрократию. «1С:Кабинет сотрудника» дает безопасность перед контролирующими органами, уверенность, что сотрудники получают под подпись все необходимые документы.
Для подключения необязательно вести бухгалтерию в 1С
Приложение работает без бухгалтерии в 1С и доступно в разных тарифах для нужного числа сотрудников. Доступ к приложению дает генеральный директор, который регистрирует пользователей и отправляет СМС приглашения для регистрации. Но если у вас установлены «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:Зарплата и управление персоналом», то работа становится бесшовной.
Регистрация сотрудника занимает несколько минут, а интерфейс приложения максимально простой и понятный. Для работы не придется проводить специальное обучение, достаточно рассказать некоторые нюансы новым сотрудникам и ответить на вопросы.
Коротко для предпринимателя
- «1С:Кабинет сотрудника» — приложение, чтобы ускорить обмен и подпись документов для сотрудников.
- Весь документооборот приобретает юридическую силу.
- Для установки не обязательно использовать бухгалтерию от 1С.
